La mayoría de los artículos que escribo en mi blog se centran en problemas técnicos específicos y procedimientos de SharePoint y sus muchas capacidades. Sin embargo, a menudo recibo solicitudes frecuentes de mis fieles seguidores que son nuevos en SharePoint y buscan orientación básica, pautas y mejores prácticas cuando se trata de comenzar a usar SharePoint. Entonces, lo que pensé que haría hoy es proporcionar algunas prácticas recomendadas básicas pero muy importantes sobre cómo comenzar correctamente con SharePoint Online.
Paso 1: comprender las capacidades de alto nivel de SharePoint
El primer paso para tener éxito en SharePoint Online es familiarizarse con sus maravillosas capacidades. A menudo, veo que la gente asume que SharePoint es solo otro recurso compartido de archivos, pero es mucho más que eso. SharePoint es como una navaja suiza: puede hacerlo todo si lo desea. Obviamente, la administración de documentos es una de las características más sólidas de SharePoint, pero también puede ser un excelente vehículo de comunicación, puede usarse para crear un portal de Intranet y páginas de inicio, puede servir como depósito de datos para flujos de trabajo y aplicaciones personalizadas, y puede también convertirse en una sólida base de conocimientos. Describí las muchas capacidades de SharePoint en este artículo. Aún así, también puede familiarizarse con él viendo videos de YouTube y revisando otros artículos/videos que pueda encontrar en Internet.
Ejemplo de una intranet corporativa integrada en SharePoint Online
Ejemplo de función de gestión de documentos de historial de versiones
Paso 2: comprender la diferencia entre SharePoint y OneDrive
De acuerdo, este es uno de los conceptos erróneos y malentendidos más comunes entre los nuevos usuarios del ecosistema de SharePoint y Microsoft 365. Muy a menudo, los usuarios descubren OneDrive primero, cargan archivos y carpetas desde archivos compartidos e intentan colaborar con colegas y usuarios externos. El problema es que OneDrive es esencialmente un repositorio personal de un usuario y no está diseñado para la colaboración en equipo. Está destinado a ser un espacio de trabajo privado que permite al empleado almacenar y organizar documentos de forma privada y compartirlos ocasionalmente. Sin embargo, para otorgar acceso a los miembros del equipo, el usuario tiene que compartir y asignar permisos constantemente para archivos y carpetas de OneDrive.
Aquí es donde entra en juego SharePoint. A diferencia de OneDrive, SharePoint, por diseño, es un espacio de trabajo de colaboración en equipo. Un sitio de SharePoint determinado tiene varios miembros del equipo y, siempre que tenga acceso al sitio, tendrá acceso a todo el contenido que el sitio tiene para ofrecer (documentos, noticias, vínculos, páginas, listas, etc.).
Publiqué un artículo separado sobre el tema, pero para resumirlo aquí para usted: usar OneDrive en lugar de SharePoint es un error muy costoso desde el punto de vista de la seguridad y la arquitectura de la información.
Ejemplo de la cuenta de OneDrive de un usuario a la que puede acceder el usuario (propietario) de la cuenta
Ejemplo de un sitio de grupo de SharePoint al que pueden acceder varios miembros del equipo
Paso 3: familiarícese con el concepto de sitios y bibliotecas de documentos
Este es probablemente el concepto más grande y más difícil de entender para aquellos que son nuevos en SharePoint. No tenemos este nivel de complejidad con los recursos compartidos de archivos y muchas otras plataformas de gestión de documentos en la nube como Dropbox y Google Drive. Solo tenemos carpetas y subcarpetas, y más subcarpetas, y los usuarios entienden cómo funcionan. Sin embargo, en SharePoint, tenemos el concepto de sitios. Y en esos sitios, tenemos bibliotecas de documentos. Y cuando migra archivos y carpetas a SharePoint, terminan en esas bibliotecas.
Expliqué la diferencia entre sitios y bibliotecas aquí. Pero en resumen, un sitio es un espacio de trabajo donde organizas documentos, enlaces, noticias, eventos y otros tipos de contenido, y las bibliotecas son archivadores que te permiten organizar archivos y carpetas.
Ejemplo de una biblioteca de documentos ubicada en un sitio de grupo de SharePoint
Paso 4: familiarícese con el concepto de sitios y páginas
Otro par de términos que confunden a la gente. A menudo veo que los usuarios usan ambos términos indistintamente, pero en realidad son dos cosas diferentes.
Un sitio, como se explicó anteriormente, se refiere al espacio de trabajo donde organiza todo tipo de contenido y administra la seguridad/el acceso. Una página es solo una forma de mostrar información en un sitio de SharePoint. Cuando se crea un nuevo sitio en SharePoint Online, solo obtiene una (1) página, pero puede crear páginas adicionales según sea necesario. Todo depende del contenido que necesita presentar en un sitio.
Es muy importante tener en cuenta que en SharePoint administramos la seguridad a nivel del sitio. No gestionamos la seguridad a nivel de página (no se considera la mejor práctica). Para obtener más información sobre la diferencia entre sitios y páginas, consulte este artículo.
Ejemplo de páginas en un sitio de SharePoint
Paso 5: comprender cómo funciona la seguridad de SharePoint
Esta es probablemente una de las cosas más complicadas de entender e implementar en SharePoint Online. Si bien SharePoint procesa algunas capacidades de seguridad/permisos realmente sólidas, la implementación correcta de esas capacidades está más allá de muchos usuarios. La razón de esto es la estructura más complicada de SharePoint. No estamos tratando solo con archivos y carpetas. También tenemos el concepto de bibliotecas de documentos y sitios. Si bien la mejor práctica es administrar la seguridad a nivel del sitio, también puede romper la herencia y crear permisos únicos para todos y cada uno de los niveles mencionados anteriormente. Por ejemplo, puede crear permisos únicos para una biblioteca, una carpeta e incluso un archivo.
Ejemplo de la capacidad de administrar el acceso (crear permisos únicos) para una carpeta en SharePoint Online
Además de esto, también tenemos el concepto de niveles de permiso. Le permiten especificar lo que los usuarios pueden hacer con el contenido dado (es decir, solo lectura o agregar/editar/eliminar). Y también puede crear niveles de permisos personalizados si es necesario.
Para obtener más información sobre la seguridad y los permisos, consulte esta publicación reciente de mi blog.
Paso 6: familiarícese con el concepto de Microsoft 365 Group
Si cree que ahora entiende cómo funcionan la seguridad y los permisos, piénselo de nuevo. Porque ahora también tenemos el concepto de Grupos de Microsoft 365. Esto introduce otra arruga en la jerarquía de seguridad/permisos. Si bien Microsoft 365 Group tiene como objetivo simplificar la administración de seguridad para los usuarios, el hecho de que pueda crear permisos únicos para el sitio asociado o la biblioteca de documentos hace que sea un poco abrumador en términos de mantenimiento.
Explico el concepto de grupos de Microsoft 365 aquí.
Concepto de grupo de Microsoft 365
Paso 7: comprender la interacción entre SharePoint y Teams
Si su organización está usando o planea usar Teams, necesitará informarse sobre esta maravillosa aplicación. Sin embargo, también debe comprender la interacción entre Teams y SharePoint. Teams como una aplicación, no existe en el espacio por sí mismo, está muy estrechamente integrado con SharePoint. Todos los archivos en los que colabora y almacena dentro de los canales de Teams terminan en sitios de SharePoint, dentro de las bibliotecas de documentos que analizamos un poco antes. Sin mencionar las grabaciones de video de Teams, también se almacenan en SharePoint.
Ejemplo de un sitio de SharePoint creado como resultado de un canal privado en Teams
Se vuelve un poco más complicado que esto. Según su tipo de canal en Teams, es posible que tenga los archivos almacenados en carpetas (para canales estándar) o sitios separados (para canales privados y compartidos). Expliqué este concepto en este artículo.
Paso 8: familiarícese con las funciones de uso compartido externo
Donde SharePoint obtiene puntos de bonificación, es la capacidad de compartir contenido externamente. Puede compartir archivos y carpetas individuales externamente; puede compartir todo el sitio o incluso un equipo (si tiene un equipo de Microsoft adjunto al sitio). Documenté todos los métodos en este artículo.
El uso compartido externo en sí mismo es bastante sencillo, pero para que funcione correctamente, debe configurarlo correctamente. Por ejemplo, puede habilitar o deshabilitar el uso compartido externo a nivel del sitio y evitar el uso compartido externo en ciertos dominios (es decir, yahoo.com).
La capacidad de limitar el uso compartido externo a ciertos dominios
Paso 9: familiarícese con el concepto de metadatos
Lo que hace que SharePoint sea un sistema de administración de documentos único y diferente es el hecho de que SharePoint le permite almacenar documentos no solo a través de carpetas sino también a través de metadatos. La idea es que, en lugar de volcar archivos en carpetas y subcarpetas, cree y aplique etiquetas de metadatos (etiquetas) a los documentos.
Ejemplo de una biblioteca de documentos configurada con metadatos
Quizás se pregunte cuál es el beneficio del enfoque anterior. Gran pregunta. Las etiquetas de metadatos le permiten lograr dos beneficios significativos:
- Beneficio n.° 1: todos se adhieren a la misma convención de nomenclatura (etiquetado) al organizar documentos en la biblioteca. Los usuarios no pueden crear sus propias etiquetas y rótulos, sino que deben elegir las etiquetas configuradas para ellos.
- Beneficio # 2: cuando necesite encontrar algo en la biblioteca de documentos, es casi tan simple como comprar en el sitio web de internet®. Simplemente haga clic en el panel de filtros y puede filtrar, agrupar y ordenar la biblioteca de documentos de la forma que desee.
Además, los metadatos también le permiten sortear algunas de las limitaciones técnicas de SharePoint (es decir, el límite de 400 caracteres de URL) que los usuarios suelen encontrar con jerarquías de carpetas muy profundas. Por cierto, ofrezco opciones de cursos en vivo y bajo demanda si desea obtener más información sobre metadatos.
Paso 10: No te saltes el entrenamiento
Uno de los hechos con SharePoint es que realmente no puede usarlo en toda su extensión a menos que reciba una capacitación formal. Es cierto que si desea utilizarlo como un recurso compartido de archivos, puede salirse con la suya sin ningún tipo de formación. Pero, de nuevo, sin entrenamiento, probablemente no conocería los peligros del límite de 400 caracteres mencionado anteriormente.
Mensaje de error de URL de 400 caracteres en SharePoint Online
O el hecho de que tiene limitaciones sobre cuánto puede sincronizar usando el cliente de sincronización de OneDrive (en caso de que no lo supiera, son archivos de 300K – enlace).
Ejemplo de recomendación de Microsoft para el límite máximo en OneDrive Sync
Sin capacitación, no sabría que solo tiene 93 días para restaurar documentos de la Papelera de reciclaje. Y esto es solo para principiantes/usuarios finales. Si planea que los propietarios de los departamentos administren sus propios sitios en términos de diseño y seguridad del sitio, una vez más, se recomienda una capacitación formal.
Reuní varios cursos de capacitación y fuentes para que los considere en un artículo anterior.
Acerca de mí
Soy Greg Zelfond, un consultor de SharePoint basado en los EE. UU., y ofrezco consultoría, capacitación y asistencia de configuración de SharePoint listas para usar y asequibles a pequeñas y medianas empresas de todo el mundo.
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