Aunque originalmente publiqué el artículo que comparaba SharePoint y OneDrive en 2015, todavía recibo muchas consultas de mis fieles seguidores y confusión sobre la diferencia entre SharePoint y OneDrive. Aunque son capaces de hacer cosas similares en lo que respecta a la gestión de documentos, los dos son fundamentalmente diferentes y existen por diferentes razones dentro del ecosistema de Microsoft 365. Así que hoy me gustaría aclarar de una vez por todas la diferencia entre SharePoint y OneDrive.
Vínculos a aplicaciones de OneDrive y SharePoint desde el Iniciador de aplicaciones de Microsoft 365
¿Qué es SharePoint?
Desde la perspectiva histórica, tiene sentido comenzar con SharePoint. Tenemos SharePoint desde 2001, así que desde hace más de 20 años. Históricamente, las organizaciones lo usaban para dos casos de uso principales: portales de intranet y administración de documentos. Por supuesto, SharePoint también almacena otro contenido como listas, calendarios y tareas, pero estos fueron los casos de uso principales. Además de ser la ventanilla única para cualquier contenido dentro de la organización, es importante señalar que se creó como una plataforma de colaboración en equipo. Por lo tanto, un número de usuarios/empleados (miembros del equipo) generalmente accedían a cualquier sitio de SharePoint dado en SharePoint.
Ejemplo de una intranet de SharePoint
Ejemplo de capacidades de administración de documentos disponibles en SharePoint
Ejemplo de permisos del sitio de SharePoint (donde varios miembros del equipo tienen acceso al mismo sitio)
Para obtener más información sobre la historia, la evolución y los casos de uso de SharePoint, consulte también este artículo.
¿Qué es OneDrive?
Como se mencionó anteriormente, SharePoint existió durante bastante tiempo como una herramienta de colaboración en equipo. Así que esto fue excelente cuando necesitaba compartir y colaborar en los documentos y otro contenido con los miembros de su equipo, pero en los casos en que los usuarios tenían que almacenar documentos de manera privada, realmente no había lugar ni refugio para ello. Varios miembros del equipo accederían a cualquier sitio de SharePoint dado, e incluso romper la herencia a nivel de carpeta no tendría sentido. Los propietarios de sitios y los administradores de colecciones de sitios siempre tuvieron «superpoderes» y podían acceder al contenido «oculto».
Ejemplo de permisos del sitio que muestra a los propietarios del sitio y a los administradores de la colección de sitios que siempre tienen acceso a contenido «oculto»
Entonces, poco después de que Microsoft llevara SharePoint a la nube en 2011 al hacerlo parte de un ecosistema de Office 365, apareció una nueva aplicación en el horizonte, algo llamado OneDrive. Entonces, ¿qué es OneDrive? OneDrive o OneDrive for Business es esencialmente un repositorio personal de los usuarios en la nube. Cada usuario con licencia dentro de Microsoft 365 tiene su propia cuenta de OneDrive, vinculada a su ID de usuario. OneDrive no tiene la complejidad de SharePoint. A diferencia de SharePoint, donde puede almacenar documentos, listas, enlaces, páginas, etc. OneDrive se trata solo de archivos y carpetas. Eso es todo lo que puedes almacenar allí.
Ejemplo de OneDrive del usuario
OneDrive es la «biblioteca de documentos personales» del usuario.
Dado que los documentos son todo lo que puede almacenar en OneDrive, considérelo como la biblioteca de documentos personales del usuario. De forma predeterminada, todo lo que almacena en OneDrive es privado y personal para usted, el propietario de OneDrive.
Solo hay dos condiciones bajo las cuales otros accederán al contenido (archivos y carpetas) de la cuenta de OneDrive:
- Uso compartido por el propietario de OneDrive. Al igual que en SharePoint, puede hacer clic con el botón derecho en cualquier archivo o carpeta y copiar o compartir el enlace con los usuarios interna y externamente.
- Acceso por parte del administrador de SharePoint/Global Microsoft 365. Si es un administrador global de SharePoint o Microsoft 365, ¡Mazel Tov! Tienes los superpoderes para acceder al OneDrive de cualquier persona. He documentado las instrucciones en este artículo.
OneDrive permite el acceso a las bibliotecas de documentos de SharePoint.
Una capacidad única de OneDrive es la posibilidad de acceder a otras bibliotecas de documentos almacenadas en varios sitios de SharePoint. Verá la lista de algunas de estas bibliotecas de documentos en el lado izquierdo en Acceso rápido. Esencialmente, lo que hace esto: reúne las bibliotecas de documentos de todos los sitios de SharePoint a los que tiene acceso y los presenta todos para su conveniencia en un solo lugar (no lo llaman OneDrive por nada) 😊
Ejemplo de poder acceder a las bibliotecas de documentos de SharePoint desde OneDrive para empresas
Entonces, en teoría, podría «vivir» en OneDrive y convertirlo en su principal centro de acceso a documentos dentro de toda la organización. Obviamente, si necesita acceder a información que no es de documentos, como noticias, eventos, enlaces, listas, etc., deberá cambiar a los sitios de SharePoint.
¿SharePoint o OneDrive?
Volvamos a la pregunta original de este artículo. ¿Debe almacenar documentos en SharePoint o OneDrive? La respuesta es bastante directa y simple:
Si desea colaborar con los miembros de su equipo y el contenido pertenece a la organización, pertenece a SharePoint. Si desea almacenar contenido de forma privada o simplemente tener un subconjunto muy pequeño de usuarios que puedan acceder a él mediante el uso compartido explícito, colóquelo en su propio OneDrive.
Peligros de almacenar contenido en OneDrive para empresas
Hay, por supuesto, casos de uso en los que necesita almacenar contenido en OneDrive; tal vez esté trabajando en un borrador de propuesta y quiera mantenerlo privado mientras se redacta y solo se moverá a una biblioteca de documentos de SharePoint cuando esté listo para compartir con las masas. O tal vez solo quiera compartir el documento con 1 o 2 colegas y no quiera crear un sitio separado o acceder a permisos de carpeta únicos solo para este caso de uso. Dicho esto, quiero que conozca los peligros potenciales de almacenar contenido en OneDrive para empresas.
Problema # 1: Siempre necesitas compartir
Debido a que todo lo que coloca en OneDrive es privado de forma predeterminada (por diseño), siempre debe compartir ese archivo o carpeta específico si desea que otros accedan a él.
Problema n.º 2: no hay acceso mientras está fuera
Si decide irse de vacaciones durante un mes y poner algo importante en su OneDrive, ¡lástima! Nadie podrá acceder a él mientras no esté. Porque, una vez más, todo es privado y debe compartir explícitamente los enlaces a los archivos y carpetas que le gustaría que otros vean.
Problema n.° 3: OneDrive se elimina después de abandonar la organización
Recuerde: OneDrive está vinculado a su ID de usuario (cuenta de dirección de correo electrónico dentro de Office 365). Y una vez que el usuario deja la organización, la cuenta de OneDrive se elimina en 30 días (es un valor predeterminado, pero el administrador de SharePoint puede aumentarlo). Eso significa que todos esos documentos importantes desaparecerán poco después de que te vayas. Este no es el caso con los sitios de SharePoint. Los sitios de SharePoint no pertenecen a nadie dentro de la organización: SharePoint pertenece a toda la empresa. Entonces, si tiene documentos importantes en OneDrive, asegúrese de moverlos o copiarlos a SharePoint antes de decir «adiós» a sus colegas.
OneDrive frente a sincronización de OneDrive
Una gran confusión que también observo con los usuarios es que mezclan la función OneDrive for Business y OneDrive Sync. Los dos tienen el mismo nombre, de ahí la confusión. Ya sabemos qué es OneDrive for Business. Pero, ¿qué es OneDrive Sync? Esencialmente, es el nombre del cliente/software de escritorio que le permite sincronizar el contenido de las bibliotecas de documentos de SharePoint, así como OneDrive for Business en su computadora personal/portátil. Documenté la característica en esta publicación separada. Una vez más, no está muy claro porque comparten el mismo nombre, pero en realidad se trata de dos aplicaciones/casos de uso diferentes. Uno se refiere a la versión basada en la web de almacenamiento personal/privado y otro a la capacidad de sincronizar documentos localmente en una computadora.
Integración de OneDrive y SharePoint con Teams
Como era de esperar, tanto OneDrive como SharePoint tienen una estrecha integración con Teams. Expliqué esto más adelante en este artículo, pero en resumen, cuando almacena documentos en Teams, se almacenan en un sitio de SharePoint asociado. Cuando almacena documentos mientras realiza chats personales en Teams, terminan en OneDrive para empresas.
Carpetas de canales en SharePoint
Carpeta en OneDrive para archivos de chat personales
OneDrive personal frente a OneDrive para empresas
Como estamos hablando de toda esta terminología y llegaste hasta aquí en un artículo, significa que logré no confundirte todavía. 😊 También me gustaría aclarar la diferencia entre OneDrive Personal y OneDrive for Business. A veces nos referimos a OneDrive for Business como OneDrive, pero es muy importante entender la distinción entre los dos. OneDrive for Business se refiere a la cuenta de OneDrive que obtiene como parte de Office 365 (su empleador). OneDrive Personal se refiere a OneDrive que se incluye en el sistema operativo Windows y está diseñado para contenido personal (fotos familiares, documentos personales, música, etc.). Por lo tanto, es posible que aparezcan tanto OneDrive Personal como OneDrive para empresas en la ventana del Explorador de Windows. Para distinguir entre los dos, dado que ambos se llaman OneDrive, llamamos al personal OneDrive Personal y al Business one, el que viene de su empleador como parte de Office 365 como OneDrive for Business. Los iconos separados y la convención de nomenclatura en el Explorador de Windows también ayudan a aclarar e identificar los diferentes OneDrive.
Carpetas de OneDrive Personal y OneDrive para empresas en el Explorador de Windows
