Una de las cosas molestas de las aplicaciones de SharePoint y Microsoft 365 es que hay tantos términos y terminología diferentes que debe entender y comprender para asegurarse de usar las herramientas adecuadas para sus necesidades y requisitos específicos. Uno de esos escenarios es el concepto erróneo común sobre las diferencias entre listas y bibliotecas y cuándo debe usar una u otra. Entonces, en este artículo, lo desmitificaré y explicaré la diferencia entre listas y bibliotecas y cuándo debe usar cualquiera de estas herramientas.
bibliotecas
Comencemos con las bibliotecas. Cuando escucha el término «biblioteca», implica «biblioteca de documentos». Esencialmente, una biblioteca de documentos es donde almacena sus documentos en SharePoint. Cada sitio de SharePoint tiene una biblioteca de documentos cuando se crea el sitio. Y también puede crear varias bibliotecas de documentos en un sitio. Es solo una forma de organizar sus documentos en un sitio de SharePoint. Piense en ello como un archivador donde almacena archivos y carpetas. Es posible que desee consultar este artículo en el que comparo una biblioteca con una carpeta y este en el que explico la cantidad óptima de bibliotecas de documentos en su sitio.
Desde la perspectiva de Teams, es lo mismo. Cuando crea un equipo en MS Teams, crea un sitio de SharePoint con una biblioteca de documentos (llamada «Documentos») donde se almacenan los documentos que almacena en Teams. Cuando hace clic en una pestaña Archivos dentro de Teams, se encuentra dentro de la carpeta del canal dentro de la biblioteca de documentos en el sitio asociado. Expliqué la interacción entre Teams y SharePoint en un artículo anterior.
Liza
Las listas son para información no documental que normalmente almacenaría en Excel. Por ejemplo, una lista de proyectos, listas de verificación de algún tipo, una lista de problemas, una lista de riesgos, una lista de contactos, clientes, etc. Tal vez se pregunte cuál es el beneficio de Lists en comparación con Excel. Tengo una respuesta para ti en este post.
Así como las bibliotecas de documentos residen en un sitio de SharePoint, también lo hacen las listas. A diferencia de las bibliotecas de documentos, no hay una lista predeterminada creada automáticamente cuando crea un sitio, por lo que debe hacerlo manualmente.
¿Dónde debo guardar los documentos?
Si bien las respuestas pueden ser obvias: la biblioteca de documentos, las listas también le permiten almacenar documentos a través de la capacidad de archivos adjuntos en un elemento de la lista. Esos archivos adjuntos no tendrán las capacidades típicas de administración de documentos que tendría en una biblioteca de documentos (es decir, historial de versiones, registro/desprotección, etc.). Si necesita esa capacidad, debe almacenarlos dentro de la biblioteca de documentos. Hace un tiempo publiqué un artículo sobre el almacenamiento de documentos como archivos adjuntos en una lista; échale un vistazo aquí.
OneDrive frente a aplicaciones de listas
A medida que crea y utiliza listas y bibliotecas, también hay un portal centralizado para acceder a cada tipo de contenido. Tenemos OneDrive for Business para acceder a documentos personales, así como bibliotecas de documentos de varios sitios, así como Listas para acceder tanto a listas personales como a listas creadas en múltiples sitios. Si desea obtener más información sobre cada una de estas aplicaciones, publiqué artículos separados. Haga clic aquí para la aplicación Listas y aquí para la aplicación OneDrive.
