Si su organización hizo la transición a Teams y Microsoft 365, una tarea inevitable que deberá completar es la migración de recursos compartidos de archivos/contenido desde su ubicación actual a SharePoint Online. El proceso no siempre es sencillo, ya que SharePoint tiene una arquitectura y unos límites diferentes a los de los recursos compartidos de archivos y otros sistemas de gestión de documentos. Habiendo participado en numerosas migraciones a lo largo de los años, me gustaría compartir mi experiencia en forma de Lista de verificación de migración de SharePoint: las tareas de alto nivel en las que debe concentrarse durante el proceso de migración.
Antes de continuar con la lista de verificación, quiero aclarar que no importa dónde resida su contenido actual. Podría estar en recursos compartidos de archivos (unidades de red), una versión anterior de SharePoint (SharePoint local) u otro DMS en la nube (es decir, Dropbox, Google Drive). Las tareas y los elementos de la lista de verificación que se describen a continuación son lo suficientemente genéricos como para aplicarse a cualquier proceso. Del mismo modo, tampoco importa qué herramienta de migración planee usar (si es que planea usarla).
Paso 1: eduque a su audiencia sobre el poder de SharePoint
Incluso antes de comenzar el proceso de migración, lo primero que debe hacer es educar a su audiencia sobre de qué se trata SharePoint, cuáles son sus principales casos de uso, cuáles son sus características únicas (en comparación con el sistema actual) y cuál es la organización. la visión se refiere al ecosistema de SharePoint y Microsoft 365 como un todo. La importancia de la demostración de SharePoint es tan crítica que realmente hará o romperá su proyecto de migración de SharePoint y definirá si SharePoint tiene éxito o falla dentro de su organización. Ahora, no estoy hablando de entrenamiento detallado (esto es algo que discutiré más adelante en este artículo). En su lugar, concéntrese en los beneficios de alto nivel de cambiar a SharePoint. Aquí hay algunos consejos en términos de lo que se puede incluir en la demostración de SharePoint:
La demostración de SharePoint es su oportunidad de vender SharePoint y hacerlo emocionante antes de cambiarse a él.
Paso 2: Localice y evalúe sus recursos compartidos de archivos actuales
Una vez que se completa el paso anterior, es hora de arremangarse para usted y sus usuarios comerciales, ¡porque necesitará su ayuda! Debe identificar todas las ubicaciones actuales en las que se almacena el contenido. Lo más probable es que haya varias ubicaciones donde los empleados guardan su contenido. Podrían ser recursos compartidos de archivos, la versión anterior de SharePoint, C: Drives para empleados, DMS en la nube de la empresa (es decir, Dropbox, Google Drive), almacenamiento en la nube personal utilizando las aplicaciones anteriores que los usuarios pueden haber creado, etc. Para aprovechar las funciones de búsqueda y colaboración de SharePoint, todas esas ubicaciones eventualmente deberán fusionarse o migrarse.
Una vez que se encuentran todos los archivos compartidos actuales, es hora de evaluar y comprender los datos almacenados. ¿Es necesario almacenar y migrar todos los datos? ¿Se puede archivar o eliminar parte de ella? Aquí es donde deberá involucrar a sus usuarios comerciales, ya que obviamente serían las PYME para esta tarea específica. Se sorprenderá de lo mucho que aprenderá sobre las ubicaciones de almacenamiento «en la sombra» durante este paso, ya que no es raro que los empleados usen cuentas personales de OneDrive, Google Drive o Dropbox para evitar la necesidad de VPN en los archivos compartidos de la empresa.
Paso 3: Limpie sus recursos compartidos de archivos actuales
Limpiar, limpiar. Todos, vamos a limpiar. Sí, como en una famosa canción infantil, es hora de limpiar. Basura de entrada/basura de salida, ¿verdad? Por lo tanto, no debería mover contenido que ya nadie posee o necesita. Cuando debe decidir eliminar permanentemente el contenido, incluso si la última vez que se accedió fue en el año 2000, siempre es algo difícil de vender y ejecutar.
Una alternativa a la eliminación completa y permanente del contenido es definirlo como un archivo. Luego, cuando realice la migración, este contenido se migrará a sitios de archivo especiales (más sobre esto más adelante en este artículo). Los sitios de archivo pueden tener acceso restringido para esas situaciones «por si acaso» y se configurarán independientemente de los equipos de trabajo y los concentradores de SharePoint.
Paso 4: Reorganice su contenido actual según la función/seguridad
Esta tarea en particular se puede completar en paralelo a la actividad de limpieza o inmediatamente después. Si ha estado leyendo mis blogs, probablemente sepa que en SharePoint, pensamos en términos de sitios, no de carpetas. Por lo tanto, los primeros contenedores que debemos identificar son los sitios de alto nivel que deberá crear para acomodar todo este contenido de archivos compartidos. La regla general es que cada vez que tenga un conjunto de permisos/seguridad único, siempre es mejor crear un sitio separado. Así que eche un vistazo a sus recursos compartidos de archivos y decida los sitios de alto nivel que le gustaría crear. Para un departamento determinado, también puede tener varios sitios. Por ejemplo, elijamos Recursos humanos. Recursos humanos puede tener un sitio de equipo privado conectado a Teams para contenido interno, un sitio de comunicación orientado a los empleados para contenido de empleados y algunos sitios de equipo privados compartidos con otras funciones dentro de la organización para la colaboración.
Paso 5: decidir sobre la arquitectura de información adecuada
Una vez que tenga una idea de alto nivel sobre el grupo de sitios que podría crear, es hora de refinar la lista y desarrollar la arquitectura adecuada. Aquí es donde documenta los sitios reales que se crearán, el modelo de seguridad/permisos, etc. A continuación se muestra una lista más completa de las cosas que debe abordar y documentar en este paso:
Tipos de sitios
Hay tres tipos de sitios disponibles en SharePoint:
Todos los sitios difieren en términos de apariencia, activos/características que obtiene y el modelo de permisos. Entonces, según el caso de uso y el objetivo, es posible que deba elegir uno sobre el otro. Expliqué los diferentes tipos de sitios en este artículo.
Tres tipos de sitios a considerar antes de la migración de SharePoint
Nivel de privacidad del sitio
Si optó por un sitio de grupo (especialmente aquellos conectados a equipos), deberá decidir el nivel de privacidad adecuado:
- Privado
- Público
- Equipo de toda la organización
Expliqué la diferencia entre los diferentes niveles de privacidad aquí.
Tres tipos de nivel de privacidad en Teams (Privado, Público, Toda la organización)
Número y tipos de canales
Si está creando Teams (lo que le proporciona un sitio de SharePoint para la administración de documentos), deberá considerar la creación de canales adicionales para separar el contenido. Si es así, deberá decidir el tipo de canal que desea crear (estándar, privado o compartido).
Tres tipos de canales en Teams (Estándar, Privado, Compartido)
Número de concentradores
También deberá decidir la cantidad de Hubs que desea crear y qué sitios de la lista anterior formarán parte de un Hub determinado. Para ayudarlo con esa toma de decisiones, consulte esta publicación.
Número de bibliotecas de documentos en un sitio determinado
Las bibliotecas de documentos tienen limitaciones, y ese será probablemente el principal factor decisivo en términos de la cantidad de bibliotecas que necesitará crear. Este artículo explicará esta y otras razones también.
Bibliotecas de documentos en SharePoint Online
Modelo de seguridad/permisos
Aquí es donde usted decide cómo administrará los permisos. ¿Confiará únicamente en los grupos de Microsoft 365 o en los grupos de Active Directory?
Diferentes tipos de Grupos que existen en Microsoft 365
Paso 6: decidir sobre el debate entre Teams y SharePoint
Uno de los mayores dilemas durante la migración de SharePoint es si migrar el contenido a sitios independientes de SharePoint o a sitios conectados a Microsoft Teams. El problema en cuestión es que en los recursos compartidos de archivos, organizamos aleatoriamente el contenido en carpetas y subcarpetas, pero en Teams, las cosas están organizadas por tipos de conversación. Además, si opta por canales privados o compartidos, obtendrá sitios de SharePoint separados, y ahí es donde deberá migrar el contenido. Hay dos opciones fuera de esto:
Opción 1: crear un sitio de grupo sin conectarlo a Teams
Cree un sitio de grupo sin conectarlo a Teams y migre el contenido a ese sitio y deje que el equipo real decida si el sitio debe conectarse a Teams en primer lugar.
Opción 2: crear un equipo en Teams
Cree un equipo en Teams, que, por supuesto, creará un sitio de grupo de SharePoint y migrará todo el contenido al canal general (carpeta) y luego permitirá que el equipo decida qué canales y tipos de canales adicionales deben crearse. Esta opción asume que el equipo (usuarios) reorganizará los documentos más adelante y los moverá a los respectivos canales estándar, privados y compartidos.
Paso 7: Crear sitios/equipos/hubs adecuados
Este paso es donde los sitios/equipos/hubs se crean realmente de acuerdo con la hoja de ruta definida anteriormente. Básicamente, aquí es donde se configura el shell y se prepara para la migración. Dependiendo de la cantidad de sitios, puede realizar algunas de estas tareas manualmente y automatizarlas mediante secuencias de comandos/PowerShell.
Crear un sitio de archivo
Como se mencionó anteriormente, cuando ejecuta una migración de SharePoint, también me gusta ver que se crea un sitio de archivo. No tendrá que verse bonito ni tener la marca como los otros sitios. Tampoco se conectará al concentrador principal ni a ningún otro concentrador. En su lugar, podría ser un sitio con varias bibliotecas de documentos que contengan documentos que los usuarios comerciales realmente no usan, pero que tienen dificultades para deshacerse de ellos. También es posible que desee crear permisos únicos para este sitio, de modo que no mezcle los resultados de búsqueda cuando busque documentos activos/en curso.
Paso 8: Migrar contenido
Bien, ahora que toda la tarea se completó con éxito, es hora de hacer clic en el botón Migrar. Hay muchas opciones cuando se trata de la migración de contenido, desde arrastrar y soltar manualmente hasta una herramienta de migración gratuita que forma parte del Centro de administración de SharePoint y herramientas de migración de terceros. Pero esto es puramente un proceso mecánico que moverá el contenido de la ubicación actual al nuevo destino en Teams/SharePoint Online.
Paso 9: Llevar a cabo la capacitación del personal
¿Recuerda la demostración de SharePoint que hizo al comienzo de un proyecto? Bueno, ahora es el momento de hacer un entrenamiento serio. Trabajar con documentos en una red o incluso en Google Drive es muy diferente a trabajar y colaborar en Teams/SharePoint Online. Todo se comporta de manera diferente; obtiene características que no tenía antes (historial de versiones, check-in/check-out, coautoría, etc.). Además, muchos usuarios prefieren imitar la experiencia de compartir archivos y sincronizar las bibliotecas de documentos localmente. Bueno, aquí es donde comienza el problema, porque, una vez más, sí se comporta de manera diferente y hay limitaciones que provocarán circunstancias imprevistas. En pocas palabras, la capacitación es obligatoria para el éxito del proyecto. La formación no tiene por qué ser aburrida o larga. En este artículo que publiqué un poco antes, enumero varios cursos de capacitación y recursos que quizás desee considerar.
La capacitación también es una excelente oportunidad para vender el producto final, establecer algunas pautas y comenzar la conversación sobre la gobernanza.
Paso 10: Vuelva a evaluar la arquitectura
Ahora, aunque la migración principal de SharePoint puede ser un evento único, es posible que necesite esa herramienta de migración un poco más tarde para ayudar a reorganizar el contenido dentro de SharePoint. A medida que sus empleados se vuelven más maduros y prácticos con Teams y SharePoint, puede haber un conjunto completamente nuevo de necesidades y requisitos que provocarán una migración adicional. Por ejemplo, el equipo puede darse cuenta de que necesita crear varios canales privados y compartidos dentro de un equipo y necesita mover un montón de documentos de la carpeta General a los canales recién creados (sitios separados en el caso de canales privados y compartidos). Dado que existen limitaciones en términos de cuánto puede mover con el comando de movimiento incorporado, es posible que desee desempolvar esa herramienta de migración nuevamente.
Además, es posible que necesite una herramienta de migración para mover otros componentes que no sean documentos, si existen y se usan en un sitio de SharePoint (es decir, listas, calendarios, páginas).
Acerca de mí
Soy Greg Zelfond, un consultor de SharePoint basado en los EE. UU., y ofrezco consultoría, capacitación y asistencia de configuración de SharePoint listas para usar y asequibles a pequeñas y medianas empresas de todo el mundo.
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