Cómo usar SharePoint: mejores prácticas, qué hacer y qué no hacer

Decidí escribir este artículo para situaciones en las que los usuarios descubren SharePoint como parte de un grupo de Microsoft 365 o quizás como sitios creados como parte de Microsoft Teams. Muy a menudo, saben que existe pero no saben qué hacer con él y cómo usarlo correctamente. Así que pensé en este artículo resumir las mejores prácticas, lo que se debe y lo que no se debe hacer sobre cómo usar SharePoint.

Qué hacer en SharePoint

A continuación, enumero lo que, en mi opinión, es lo que se debe hacer más importante cuando se trata de usar SharePoint. No se enumeran en ningún orden en particular y solo representan las tareas de SharePoint que recopilé a lo largo de los años mientras consultaba a mis clientes sobre SharePoint.

1. Entienda las fortalezas de SharePoint

SharePoint ha existido durante más de 20 años, lo cual es mucho para el software y significa que ha madurado lo suficiente y tiene un conjunto bastante sólido de funciones integradas. SharePoint ofrece un excelente sistema y capacidades de administración de documentos, tiene excelentes funciones de seguridad/permisos. , y también es excelente en términos de servir como centro de comunicaciones/intranet debido a sus capacidades de edición de páginas fáciles e intuitivas. Por lo tanto, es esencial comparar las fortalezas con su lista de requisitos al intentar expandir el uso de SharePoint más allá de Teams y la colaboración básica de archivos. Por ejemplo, desde la perspectiva de la gestión de documentos, debe familiarizarse con la función del historial de versiones, el check-in/check-out, la co-autoría y el uso compartido interno/externo para poder analizarlos de manera inteligente con los usuarios comerciales al tratar de abordar y cumplir con sus requisitos.

SharePoint también tiene excelentes capacidades de edición de páginas, por lo que definitivamente es uno de sus principales puntos fuertes (en caso de que decida crear una Wiki/Base de conocimiento).

Función Historial de versiones en SharePoint Online

Función Compartir/Copiar vínculo en SharePoint Online

Configuración de diseño de página disponible en SharePoint Online

2. Entienda las debilidades de SharePoint

Por mucho que me encante SharePoint, no es una panacea para todo. SharePoint tiene sus puntos fuertes, pero también tiene sus puntos débiles. No solo desde el punto de vista técnico, sino también puramente para lo que está diseñado en términos de uso previsto. Como expliqué en uno de mis artículos anteriores, SharePoint solía ser una navaja suiza de colaboración en los viejos tiempos. A lo largo de los años, Microsoft extrajo parte de esta funcionalidad y creó aplicaciones separadas dentro de Microsoft 365 que hacen este trabajo mejor que SharePoint. Por ejemplo, solíamos crear flujos de trabajo en SharePoint; ahora tenemos una aplicación separada llamada Power Automate. También solíamos administrar tareas usando el elemento web Tareas en SharePoint; ahora contamos con Planificador y Proyecto para la Web. Y, en algunos casos, es posible que SharePoint no se ajuste perfectamente a sus necesidades específicas, y es posible que deba obtener un software de terceros por completo. Por lo tanto, asegurarse de tener una mente y expectativas claras es muy importante cuando se trata de comprender y evaluar las limitaciones de SharePoint.

Elemento web de tareas en SharePoint clásico

Plan en Planner (que reemplazó el elemento web de tareas basado en SharePoint)

3. Entienda las limitaciones técnicas de SharePoint

Incluso para el contenido en el que se destaca SharePoint, existen matices y limitaciones técnicas que también debe comprender y conocer. El hecho de que SharePoint se pueda usar para crear un DMS excelente no significa que pueda colocar una cantidad ilimitada de documentos en una biblioteca de documentos. Del mismo modo, desde la perspectiva del usuario, los usuarios también deben conocer los límites de sincronización.

Ejemplo de un mensaje de error para jerarquías de carpetas muy profundas en una biblioteca de documentos

Recomendación de Microsoft para el límite de OneDrive Sync

4. Maximice primero la inversión inmediata

Bien, este es el principal error que cometen muchas organizaciones con SharePoint. Creo que viene de los viejos tiempos cuando el deseo de muchos usuarios era hacer que SharePoint no se pareciera a SharePoint. Los tiempos han cambiado, y tal como dijo una vez Dorothy de “El mago de Oz”, “ya ​​no estamos en Kansas”. El SharePoint moderno no es el SharePoint de sus padres. Es sexy, atractivo, intuitivo, fácil de usar, bastante poderoso y puede ser personalizado y configurado por un novato con un poco de entrenamiento básico.

Desafortunadamente, todavía veo mucho deseo de personalizar SharePoint con temas personalizados de terceros, CSS, codificación personalizada y desarrollo personalizado. Y no estoy necesariamente en contra de esto, pero recomiendo comenzar con lo que está disponible OOTB y maximizar esa inversión primero. Soy un gran defensor de la funcionalidad lista para usar en SharePoint y con presupuestos ajustados debido a las condiciones económicas, ¿por qué desperdiciar dinero adicional cuando el 80-90 % de sus requisitos se pueden lograr OOTB?

Hay numerosas ventajas en apegarse a la funcionalidad lista para usar. No necesita gastar dinero extra en ello; no necesita aprender funcionalidad adicional o tener PYME adicionales en el personal; la línea de tiempo es mucho más corta, ya que no necesita realizar pruebas adicionales, y los cambios y las modificaciones están a una simple búsqueda en Google, o simplemente puede visitar mi blog para obtener instrucciones paso a paso sobre cualquier tema de SharePoint 😊

Dicho esto, nada le impide contratar a un tercero y agregar extras además de SharePoint más adelante. Suponiendo que se quedó con las funciones OOTB y confió en las mejores prácticas al configurar SharePoint, agregar un tema personalizado o realizar un desarrollo personalizado no será un problema en el futuro.

5. Capacite a su personal

Bien, este tema es muy importante para mí y no porque me gane la vida impartiendo capacitación de SharePoint. SharePoint no es una unidad de red u otro DMS en la nube como Google Drive y Dropbox. SharePoint tiene una arquitectura completamente diferente y un conjunto de herramientas/características que no están disponibles con otros DMS. Por ejemplo, en SharePoint, tenemos un concepto de bibliotecas de documentos, sitios y páginas. Además de eso, también tenemos esta cosa llamada metadatos que no es una cosa con otros sistemas DMS populares. Comprender todo esto suele requerir algo de formación y conocimientos. La capacitación es imprescindible no solo desde el punto de vista de la familiarización con las funciones, sino también desde el punto de vista de la adopción y el gobierno del usuario. Por cierto, consulta este artículo donde documenté varias opciones de capacitación para ti.

6. Considere el uso de metadatos y tipos de contenido

Muy bien, este conjunto de características en particular ha quedado un poco en segundo plano últimamente, pero sigue siendo una ventaja significativa de SharePoint en comparación con otros sistemas DMS. Con metadatos y tipos de contenido, puede estandarizar la convención de nomenclatura y la organización adecuada del contenido dentro de su organización. Los metadatos también mejoran la búsqueda y también pueden ayudar con la retención y la gestión de registros en el futuro. Si no está familiarizado con los metadatos, no dude en consultar este curso a pedido para aprenderlo todo en menos de 2 horas.

Ejemplo de metadatos/tipo de contenido en SharePoint Online

7. Pase un poco de planificación cuando construya una arquitectura de información adecuada

Por último, también es fundamental dedicar algo de tiempo a la planificación al crear una arquitectura de información de SharePoint adecuada. Con diferentes tipos de sitios, varios modelos de privacidad y seguridad, y diferentes tipos de canales que tenemos en Teams, es esencial pensar primero para averiguar el IA adecuado antes de comenzar a migrar contenido a SharePoint. Es importante hacerlo bien la primera vez. De lo contrario, se verá obligado a migrar/reorganizar los datos nuevamente más tarde, lo que significa costos, tiempo y recursos adicionales.

Ejemplos de diagramas Hub para la planificación de la arquitectura de la información

No hacer de SharePoint

A continuación, enumero lo que no se debe hacer en SharePoint: una lista de lo que no se debe hacer cuando se trata de la implementación de SharePoint. Una vez más, no están en ningún orden específico, solo una lista de cosas que comparto de mi vida como consultor de SharePoint.

1. No ignores el entrenamiento adecuado

Mencioné esto en una de las secciones anteriores, pero la repetición es la madre del aprendizaje. El argumento de que «nuestro personal no necesita ninguna capacitación en SharePoint» suele ser válido hasta que algún usuario elimina accidentalmente una biblioteca de documentos de SharePoint a través de la sincronización de OneDrive. SharePoint es un avión y no un automóvil en términos de complejidad y su conjunto de funciones, y su brillante licencia de conducir no significa mucho, lo siento 😊. Los usuarios deben comprender lo que sucede detrás de escena cuando se elimina el contenido, deben saber cómo restaurarlo correctamente, cómo funciona el historial de versiones y cómo configurar correctamente la seguridad de los sitios, páginas, archivos, carpetas, etc. Además, muchos usuarios se equivocan cuando el sitio está integrado con un grupo de Microsoft 365, ya que agrega complejidad a los permisos. Finalmente, los usuarios también deben comprender cómo compartir correctamente el contenido interna y externamente y evitar compartir en exceso. El entrenamiento adecuado es la clave aquí, amigo mío.

2. No use SharePoint como recurso compartido de archivos

Bien, este es uno grande. Usando la misma analogía del avión, tiene SharePoint, que está en un avión. Entonces, ¿por qué usarlo como una bicicleta o un automóvil, entonces? Si hizo un esfuerzo por migrar a SharePoint Online desde unidades de red u otro DMS en la nube, ¡asegúrese de aprovechar todo lo que tiene para ofrecer! Veo esto una y otra vez cuando las empresas migran recursos compartidos de archivos a algunos sitios o, a veces, a un solo sitio y biblioteca de documentos, lo sincronizan localmente con el explorador de Windows y nunca profundizan en otras funciones disponibles en SharePoint Online. Es cierto que puede haber razones válidas para esto, pero muy a menudo se debe a que los usuarios desconocen o no están adecuadamente capacitados en las muchas otras funciones que podrían aprovechar. Además, el simple uso de SharePoint como recurso compartido de archivos puede generar problemas con las limitaciones técnicas mencionadas anteriormente. También documenté otras razones por las que nunca debe usar SharePoint como recurso compartido de archivos en este artículo.

3. No uses OneDrive en lugar de SharePoint

Otro gran error que veo que se comete a menudo. A veces, OneDrive y SharePoint pueden parecer sinónimos, pero son dos aplicaciones diferentes para casos de uso completamente diferentes. OneDrive es un espacio de trabajo personal, mientras que SharePoint es un espacio de trabajo de colaboración en equipo. He documentado las diferencias en este artículo. Con demasiada frecuencia, veo organizaciones (especialmente las pequeñas) migrar todos los recursos compartidos de archivos de la empresa al OneDrive de un usuario (generalmente un presidente o director ejecutivo), y luego ese usuario tiene que compartir todas y cada una de las carpetas con los demás empleados. ¡Esto está mal! Para eso está SharePoint, y existe desde hace más de 20 años. Así que no lo ignore y no use simplemente OneDrive para algo para lo que no fue diseñado.

OneDrive para empresas, que no reemplaza a SharePoint

4. No ignore las otras aplicaciones dentro de Microsoft 365

Esto se relaciona con algunos de los puntos que mencioné anteriormente cuando los usuarios se bloquean en SharePoint como otro recurso compartido de archivos. SharePoint ahora es parte de un ecosistema llamado Microsoft 365 y está empaquetado y estrechamente integrado con otras aplicaciones de Microsoft 365 como Planner, Teams, Lists, Power Automate y otras. Para aprovechar al máximo SharePoint, es posible que también deba confiar en las aplicaciones mencionadas anteriormente. Por ejemplo, suponga que desea automatizar un proceso empresarial. En ese caso, puede usar SharePoint como un sistema de administración de contenido para almacenar archivos y listas de información y luego usar Power Automate para crear procesos de aprobación que se integren con SharePoint.

Lista de algunas de las aplicaciones disponibles en Office/Microsoft 365

5. No use SharePoint y Teams sin una planificación y una arquitectura de la información adecuadas

Esto es lo que diferencia a SharePoint de otros sistemas DMS. Utilizarlo sin una adecuada planificación y arquitectura de la información sería un error. Debido a su estructura y componentes como sitios, bibliotecas, páginas, canales, etc., realmente debe pensar un poco en términos de cómo se verá la configuración y qué implica la jerarquía general. Durante la pandemia a principios de 2020, muchas organizaciones tuvieron que cambiar a Teams y SharePoint prácticamente de la noche a la mañana y, dadas las circunstancias, es comprensible, pero aparte de eso, no hay excusa para la falta de planificación y creación/documentación de la arquitectura antes de crearla. o migrar contenido.

6. No ignore la gobernanza

Otro gran paso en el proceso que debe considerar es la Gobernanza. Esto es especialmente cierto para organizaciones medianas y grandes. Debe delinear las reglas del juego antes de que los empleados usen SharePoint. Las cosas en las que pensar y documentar incluyen la configuración de uso compartido externo, lo que está permitido o no en términos de contenido en SharePoint/OneDrive, la marca, los metadatos/tipos de contenido comunes en todo el espacio empresarial, etc. Escribí extensamente en un blog sobre la gobernanza de SharePoint en este artículo.

Acerca de mí

Soy Greg Zelfond, un consultor de SharePoint basado en los EE. UU., y ofrezco consultoría, capacitación y asistencia de configuración de SharePoint listas para usar y asequibles a pequeñas y medianas empresas de todo el mundo.

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