Cómo solucionar el almacenamiento completo en SharePoint Online

Cuando usa SharePoint, puede encontrarse con el problema de tener almacenamiento insuficiente para continuar con la administración de archivos. El problema ha frustrado a muchos usuarios, por lo que en este blog proporcionaré algunas soluciones diferentes que puede usar para ayudar a resolver el problema de tener almacenamiento completo en SharePoint Online.

  • La primera solución que puede usar para ayudar a solucionar los problemas relacionados con el almacenamiento en SharePoint es vaciar la papelera de reciclaje secundaria.
  • La segunda solución para ayudar a solucionar el problema de almacenamiento en SharePoint es aumentar el almacenamiento si su plan lo permite.
  • La solución final es eliminar los archivos obsoletos que ya no necesita.

Continúe leyendo para obtener una guía visual detallada sobre todo lo que necesita saber sobre cómo resolver el almacenamiento completo en SharePoint.

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Cómo vaciar la papelera de reciclaje secundaria de SharePoint para hacer más espacio de almacenamiento

Una de las funciones más sencillas de SharePoint es vaciar la papelera de reciclaje para liberar espacio. En SharePoint, cuando elimina algo, va a la Papelera de reciclaje del sitio. Si bien es posible que conozca la papelera de reciclaje normal de SharePoint, muchos usuarios desconocen que una papelera de reciclaje secundaria almacena sus datos si necesita restaurar el contenido eliminado de la papelera de reciclaje principal.

Sin embargo, una vez que el contenido haya desaparecido de la papelera de reciclaje secundaria, ya no estará disponible en el servidor para que lo restaure. Si tiene contenido que necesita eliminar de la papelera de reciclaje, puede ir a la papelera de reciclaje secundaria y vaciarla permanentemente para hacer espacio para contenido nuevo.

  • En primer lugar, use el iniciador en Office 365 y navegue hasta SharePoint.
  • Haz clic en la opción «Papelera de reciclaje».
  • Ahora haga clic en «Papelera de reciclaje de segunda etapa».
  • Seleccione los archivos que desea eliminar.
  • Haga clic en la opción para «Eliminar».
  • Finalmente, haga clic en el botón «Eliminar».

Una vez que haya completado los pasos, habrá eliminado el contenido de SharePoint de forma permanente. El espacio proporcionado al eliminar archivos y carpetas innecesarios le permitirá guardar contenido nuevo.

¿Cómo puede aumentar el almacenamiento en la sección de administración de SharePoint?

El segundo método que puede usar para crear más espacio en SharePoint es aumentar la capacidad de almacenamiento en su centro de administración. Una vez que SharePoint esté activado, obtendrá una cantidad definida de almacenamiento según su plan. Sin embargo, si es administrador de su red, puede aumentar el almacenamiento en SharePoint.

  • En primer lugar, use el iniciador para navegar a «Administrador» en Office 365.
  • En la lista de centros de administración, seleccione «SharePoint».
  • Ahora haga clic en la opción de «Configuración».
  • Haz clic en «Límite de almacenamiento».
  • Aumente el almacenamiento hasta el límite establecido por su plan.
  • Haga clic en «Guardar» para completar el proceso.

Una vez completados los pasos, habrás logrado aumentar el almacenamiento en SharePoint. Siempre debe eliminar archivos innecesarios para liberar espacio adicional a pesar de tener almacenamiento adicional.

¿Qué puede hacer para eliminar carpetas y archivos obsoletos en SharePoint y generar más espacio de almacenamiento?

Eliminar el contenido no deseado o desactualizado de su sitio de SharePoint es otra forma de crear espacio. Si su empresa no ha establecido pautas de retención, es posible que haya documentos innecesarios en su cuenta de SharePoint. Incluso si los archivos o carpetas individuales son pequeños, un número suficiente puede consumir mucho espacio. Por lo tanto, eliminar archivos innecesarios siempre es la mejor práctica para mantener el espacio de almacenamiento.

  • Navegue hasta el sitio de SharePoint para el que desea dejar espacio.
  • Haga clic en «Configuración» en la parte superior.
  • Haga clic en la opción de «Contenido del sitio».
  • Seleccione una carpeta haciendo clic en ella.
  • En la parte superior de la página, haga clic en «Todos los documentos».
  • Para editar la vista actual, haga clic en «Editar vista actual».
  • Continúe desplazándose hasta llegar a la sección «Filtro».
  • Cambie los detalles en «Mostrar los elementos cuando la columna» a «Modificado», «es menor o igual que» y luego la fecha que elija.
  • En la parte inferior, haga clic en «Aceptar».
  • Ahora, SharePoint debería mostrar todos los archivos que necesitan eliminarse. Elija los archivos que desea eliminar y luego hágalo.

Al finalizar, habrá eliminado los archivos innecesarios. Asegúrese de ir a la papelera de reciclaje y vaciar la papelera de reciclaje secundaria para eliminar el contenido que acaba de eliminar.

Conclusión

Puede obtener almacenamiento adicional en su centro de administración de SharePoint o eliminando archivos innecesarios en SharePoint. Si sigue las pautas anteriores, puede asegurarse de que el SharePoint de su organización tenga el espacio adecuado para todo lo que necesite. Responderemos cualquier pregunta que pueda tener sobre el almacenamiento en SharePoint si deja un comentario a continuación.