En esta publicación, analizamos un caso de uso específico para necesitar que un flujo de Power Automate esté disponible en todo SharePoint, algunas de las limitaciones actuales de Power Automate y cómo superarlas con Encodian Trigr.
Introducción
La mayoría de las organizaciones tendrán una ubicación central donde almacenarán las políticas, los procedimientos y los documentos de orientación. Para la mayoría, esto formaría parte de su solución de intranet corporativa en SharePoint/Teams, pero también es posible que los usuarios le pregunten «¿cómo puedo obtener mis políticas de mi equipo/ubicaciones colaborativas en la biblioteca de políticas corporativas?» – ¡No es una respuesta tan fácil!
El problema
Las políticas generalmente pueden ser creadas por individuos y pequeños grupos de personas, dentro de los sitios de Teams/SharePoint a los que tienen acceso para la colaboración. Para estas personas, tener una forma de publicar documentos relevantes desde sus propios sitios de colaboración en una ubicación de política central de manera consistente tiene mucho sentido y puede pensar que Power Automate es la forma de lograrlo… sin embargo, este no es el caso. ! Los flujos de Power Automate tienen una relación 1:1 con las listas o bibliotecas desde las que se activan, por lo que no hay una manera fácil de hacerlo con capacidades listas para usar.
Power Automate tampoco puede desencadenar manualmente un flujo al seleccionar varios documentos, algo más que requiere mi escenario. Aquí es donde Encodian Trigr realmente puede cerrar la brecha. Trigr hace que los flujos de Power Automate estén disponibles en SharePoint, lo que permite a los usuarios acceder y ejecutar flujos desde cualquier biblioteca o lista.
La solución
En mi ejemplo, necesitaba tener un flujo disponible en todos los sitios de SharePoint/Team, lo que permitiría a todos los usuarios seleccionar uno a muchos documentos y publicarlos en un centro central de carga de políticas para su aprobación, y así es como usé Encodian Trigr para lograrlo:
Instalar activador
- Hay una guía completa sobre cómo implementar la aplicación Encodian Trigr disponible aquí. Seguí estos pasos para configurar Trigr en mi entorno.
Crear el flujo
- Vaya a https://make.powerautomate.com/
- En Mis flujos > + Nuevo flujo > Flujo en la nube automatizado
- Dale un nombre a tu flujo
- Busque y seleccione la acción de activación de Encodian ‘Cuando un usuario ejecuta un Trigr’ Power Automate
- Haz clic en crear
Cree un flujo de nube automatizado y seleccione la acción de activación de Power Automate ‘Cuando un usuario ejecuta un Trigr’.
NOTA: Esta fue la primera vez que usé Encodian Trigr, por lo que se me solicitó que proporcionara un nombre de conexión y una clave de API. Para el nombre de la conexión, acabo de ingresar ‘Encodian connection for flow’, y la clave API estará en su correo electrónico de bienvenida o disponible a través de este enlace: https://account.encodian.com/trigr/apikey.
- Ahora verá la acción desencadenante ‘Cuando un usuario ejecuta un Trigr’. Ingrese un título y una descripción para su flujo
Agregue un título y una descripción a su acción desencadenante ‘Cuando un usuario ejecuta un Trigr’.
La acción de activación de Power Automate ‘Cuando un usuario ejecuta un Trigr’ proporciona todas las propiedades relevantes para los archivos que el usuario seleccionó cuando se inició la acción Trigr.
Para el siguiente paso vamos a utilizar la acción de obtener contenido del archivo. Debido a una limitación actual de Power Automate, la acción de SharePoint no puede acceder inmediatamente a los valores dinámicos. Para evitar esto, solo ingresaremos valores codificados al principio, luego los reemplazaremos con valores dinámicos una vez que hayamos terminado de configurar el flujo.
Obtener el contenido del archivo
- Agregar una acción de obtener contenido de archivo
- Codifique la dirección del sitio donde se guardan los archivos que desea publicar
- Codifique el identificador de archivo como solo el número de identificación por ahora
Enviar un correo electrónico
- Agregue una acción de enviar un correo electrónico con la siguiente configuración:
- Para: contenido dinámico de la dirección de correo electrónico del usuario de la acción de activación ‘cuando un usuario ejecuta un Trigr’
- Asunto: Lo que quieras
- Cuerpo: Lo que quieras
Agregue una acción de enviar un correo electrónico si es necesario para notificar al usuario que activó el flujo que ha enviado un documento de política.
Actualizar obtener contenido del archivo
Ahora volveremos a nuestra acción de obtención de contenido de archivo y actualizaremos los valores codificados con contenido dinámico de la acción de activación ‘cuando un usuario ejecuta una acción Trigr’:
- Abra la acción de obtener contenido del archivo
- Actualice la dirección del sitio al contenido dinámico de la dirección del sitio desde la acción de activación ‘cuando un usuario ejecuta un Trigr’
- Actualizar identificador de archivo a identificadores de archivo
NOTA: Esto creará poner todas sus acciones en una aplicación a cada bucle, que es lo que queremos si queremos poder procesar varios documentos. El contenido dinámico del identificador de archivo se reemplazará con el elemento actual de la aplicación a cada bucle.
Actualice la acción de obtener contenido del archivo para incluir el elemento actual de la aplicación a cada bucle.
Copiar archivo
- Agregue una acción de copia de archivo después de la acción de obtener contenido de archivo de actualización y configure con las siguientes propiedades:
- Dirección del sitio actual: contenido dinámico de la dirección del sitio de la acción desencadenante ‘cuando un usuario ejecuta un Trigr’
- Archivo para copiar: el elemento actual se aplica a cada contenido dinámico
- Dirección del sitio de destino: seleccione/codifique la dirección del sitio de destino (en mi caso, el sitio de la política)
- Carpeta de destino: seleccione/codifique la biblioteca/carpeta de destino
- Si ya hay otro archivo: reemplazar
Agregue una acción de copia de archivo para copiar los archivos con los que se ejecutó el flujo en el centro de políticas.
Crear la acción Trigr
Hasta ahora hemos instalado trigr en nuestro entorno, creado el flujo que se utilizará y ahora necesitamos crear la acción Trigr en el portal de la cuenta de Encodian:
- Seleccione el flujo que creó anteriormente y configúrelo con las siguientes configuraciones:
- Título: se completará automáticamente a partir del conjunto de datos dentro del flujo de Power Automate; actualice si es necesario.
- Descripción: Esto se completará automáticamente a partir del conjunto de datos dentro del flujo de Power Automate, actualice si es necesario.
- Ejecutar mensaje: ingrese un mensaje que se mostrará al usuario una vez que se haya iniciado la acción.
- Aparecer en: marque si desea que su flujo aparezca en todas las bibliotecas/listas o en ambas. También puede decidir si desea implementar el flujo en todos los sitios o en una selección.
- Presiona Crear
¡Eso es! Ahora se creará su acción Trigr y su flujo estará disponible en su entorno de SharePoint.
