Requisito: eliminar archivos de SharePoint Online/OneDrive for Business Preservation Hold Library.
¿Qué es la biblioteca de retención de conservación en SharePoint Online o OneDrive para empresas?
La biblioteca de conservación de Preservation en Sharepoint Online o OneDrive es un tipo especial de biblioteca de documentos que conserva el contenido para ayudar a las organizaciones a cumplir con los requisitos legales y de cumplimiento. Esta biblioteca tiene varias características clave que la distinguen de otros tipos de bibliotecas, incluida la capacidad de colocar retenciones en el contenido, solicitar registros de toda la actividad del usuario y habilitar la auditoría. La biblioteca de retención de preservación mantiene una copia de todos los archivos modificados o eliminados según lo exige la directiva de retención o las suspensiones de exhibición de documentos electrónicos. Sin embargo, a veces es posible que desee eliminar archivos de la biblioteca de retención de preservación, como cargas accidentales, problemas de migración, copia, etc. En mi caso, un usuario cargó archivos de aproximadamente 500 GB para compartir temporalmente. Después de que cumplió su propósito, lo eliminaron. Sin embargo, la biblioteca de retención de Preservation tenía una copia de los archivos eliminados y ocupaba la cuota de almacenamiento. Entonces, ¿cómo borro la biblioteca de retención de conservación?
¿Cómo acceder a la biblioteca de retención de preservación?
Los propietarios de sitios y los administradores de colecciones de sitios pueden acceder a la biblioteca de retención de conservación desde la página «Contenido del sitio». Atajo de URL: https://YourDomain.sharepoint.com/sites/YourSite/PreservationHoldLibrary, de manera similar para los sitios de OneDrive for Business, está en: https://YourDomain-my.sharepoint.com/personal/YourAccount_YourDomain_com/PreservationHoldLibrary
¿Cómo eliminar la biblioteca de retención de conservación en SharePoint Online?
Para eliminar archivos en la biblioteca de retención de preservación, primero debe hacer lo siguiente en el Portal de cumplimiento de Microsoft Purview, como administrador global:
De lo contrario, cuando intente eliminar un archivo en la biblioteca de retención de conservación, obtendrá un mensaje de error:
Perdón, algo salió mal. El servidor encontró los siguientes errores:
Una vez que se borra el sitio de las tres políticas de cumplimiento anteriores, se tarda 30 días en eliminar los archivos de la biblioteca de retención de conservación. ¿Qué sucede si desea recuperar el espacio de almacenamiento de inmediato? Bueno, puede eliminar archivos de la biblioteca de retención de conservación, como lo hace con cualquier otra biblioteca de documentos de SharePoint, seleccionándolos y haciendo clic en el botón Eliminar.
Elimine archivos de la biblioteca de retención de conservación mediante PowerShell
La eliminación de todos los archivos de la interfaz de usuario del navegador web puede ser engorrosa si hay muchos archivos en la biblioteca de retención de conservación. Entonces, usemos PowerShell para borrar la biblioteca de retención de conservación:
€SiteURL = "https://crescent.sharepoint.com/sites/Marketing" €ListName = "Preservation Hold Library" #Connect to PnP Online Connect-PnPOnline -Url €SiteURL -Interactive #Delete all files from the library Get-PnPList -Identity €ListName | Get-PnPListItem -PageSize 100 -ScriptBlock { Param(€items) Invoke-PnPQuery } | ForEach-Object { €_.Recycle() | Out-Null } Este script elimina todos los archivos de la biblioteca de retención de conservación del sitio determinado (no olvide vaciar ambas etapas de la papelera de reciclaje, ya que estamos enviando todos los archivos a la papelera de reciclaje, en lugar de eliminarlos permanentemente). Del mismo modo, para eliminar archivos del sitio de OneDrive para empresas, simplemente cambie el parámetro SiteURL en el script anterior.
Eliminar la biblioteca de retención de conservación en OneDrive mediante PowerShell
¿Qué tal si eliminamos la biblioteca de retención de conservación por completo? Desde la interfaz del navegador web, no puede hacer eso porque no encontrará «Eliminar esta biblioteca de documentos» en esta biblioteca de documentos. Entonces, la solución es: usar PowerShell para eliminar la biblioteca de retención de conservación.
#Config Variables €SiteURL = "https://crescent-my.sharepoint.com/personal/salaudeen_crescent_com" €LibraryName ="Preservation Hold Library" #Connect to PnP Online Connect-PnPOnline -Url €SiteURL -Interactive #Get the Library €Library = Get-PnPList -Identity €LibraryName #Check if document Library exist If(€Library -ne €Null) { #Set Allow Deletion Property to True €Library.AllowDeletion = €True €Library.Update() Invoke-PnPQuery #powershell to remove document library Remove-PnPList -Identity €LibraryName -Force -recycle Write-host -f Green "Preservation Hold Library Deleted Successfully!" } Else { Write-host -f Yellow "Could not find Preservation Hold Library!" } Para habilitar la eliminación en la biblioteca, configuramos la propiedad «AllowDeletion» en verdadero y luego eliminamos la biblioteca. Por defecto, su valor es falso, lo que nos impide eliminar esta biblioteca.
Casos de eDiscovery cerrados y sitio excluido de la política de retención, ¿pero aún no puede eliminar la biblioteca de retención de preservación?
Espere una hora si ha realizado algún cambio en el centro de cumplimiento de Purview. Esto también podría deberse a políticas no válidas/huérfanas. Ejecute el diagnóstico de Office 365 desde este enlace: https://aka.ms/PillarInvalidRetention y siga el asistente para borrarlos. ¡Buena suerte!
