Como consultor de SharePoint, trabajo con muchas organizaciones sin fines de lucro, las ayudo a hacer la transición a SharePoint Online y las ayudo a aprovechar muchas características excelentes de colaboración disponibles en SharePoint y Microsoft Teams. Muchas organizaciones sin fines de lucro y con fines de lucro (organizaciones comerciales) tienen una junta directiva/comité ejecutivo que supervisa las acciones de esas organizaciones. Y muy a menudo, esas Juntas requieren un único lugar de acceso para almacenar documentos, comunicaciones, eventos y otra información crítica necesaria para ejecutar la Junta. Como tal, el sitio de la junta directiva en SharePoint Online es un requisito bastante común en estos días.
Los sitios de la junta directiva presentan un caso de uso fascinante, ya que normalmente incluyen una combinación de usuarios internos y externos, y la mayoría de estos usuarios solo usan el sitio de vez en cuando (es decir, justo antes de la reunión mensual de la junta). Además, dependiendo de la organización, suele haber una alta rotación dentro de la Junta, lo que significa que gente nueva entra y sale todo el tiempo, y la lista de miembros del equipo cambia constantemente. El sitio debe tener una experiencia de usuario agradable y una interfaz de usuario limpia e intuitiva. Por eso, hoy me gustaría explicar cómo crear un sitio de junta directiva de este tipo en SharePoint Online y las decisiones que debe tomar en el camino.
Paso 1: Determine el tipo adecuado de sitio
Lo primero que debe determinar es qué tipo de sitio creará. Como documenté en uno de mis artículos anteriores, solo tiene tres opciones:
- Sitio de grupo con un grupo de Microsoft 365 adjunto
- Sitio de grupo sin un grupo de Microsoft 365 adjunto
- Sitio de comunicación
Tres tipos de sitios disponibles en SharePoint que se pueden usar para un sitio de junta directiva
Aquí no hay una decisión correcta o incorrecta, depende de su objetivo/caso de uso. Usé los tres tipos cuando configuré el sitio de la Junta Directiva para mis clientes. Todo se reduce a la apariencia y si necesita o no que los miembros de la junta también colaboren en Teams (además del sitio de SharePoint).
No puede equivocarse con el sitio del equipo adjunto a un grupo de Microsoft 365, ya que le permite personalizar el sitio de SharePoint y crear canales dentro de los equipos para que los miembros de la junta puedan chatear y colaborar.
Ejemplo de un sitio de grupo en SharePoint Online
Paso 2: Decida la plantilla del sitio/estrategia de apariencia
Una vez que decida el tipo de sitio, su siguiente decisión es cómo abordará el diseño del sitio. Una vez más, también tiene algunas opciones que hacer aquí:
A pesar de los métodos mencionados anteriormente, generalmente me gusta crear un sitio de la Junta Directiva desde cero. Los sitios de juntas suelen tener poco contenido y deben ser limpios y fáciles para los usuarios. Sin mencionar a alguien que necesitará mantenerlos. Las plantillas mencionadas anteriormente suelen contener muchas más funciones y elementos web de los que necesita y pueden ser abrumadoras para los usuarios finales. Entonces, crear un sitio desde cero es el camino a seguir aquí.
Paso 3: Haga un inventario del contenido que tendrá en el sitio de la Junta Directiva
Antes de crear y personalizar un sitio, debe hacer un inventario de lo que debe estar presente en él en términos de contenido. Aquí hay algunos tipos de contenido de mi experiencia, aunque en tu caso, es posible que tengas algo único.
- Documentos
- Calendario de eventos
- Lista de miembros de la junta
- Galería de imágenes
- Registros de reuniones/acciones
- Discusiones
- Noticias y anuncios
- Glosario de términos
Paso 4: traducir el contenido a elementos web en SharePoint
Este es el paso en el que toma el contenido o los requisitos del paso anterior y decide qué elemento web o aplicación de Microsoft 365 usará para cumplir ese requisito. A continuación, me gustaría tomar la lista anterior y explicar los elementos web correspondientes en SharePoint.
Documentos
Esto es obvio; utilizará una biblioteca de documentos para esto. Cuando crea un sitio de SharePoint, obtiene una biblioteca de documentos predeterminada llamada Documentos, que ya es un hecho. Una cosa que me gusta hacer con la biblioteca de documentos es vestirla con metadatos. Cuando me senté en la junta directiva de uno de los capítulos locales del PMI (Project Management Institute), configuré la biblioteca de documentos en SharePoint con metadatos y tipos de contenido. Esto permitió una gran estandarización y organización de todos los diferentes tipos de documentos que teníamos para la Junta (Estatutos, actas de reuniones, materiales de conferencias, finanzas, etc.). Debido a que todos los documentos estaban organizados por un número finito de tipos de documentos, la organización de los documentos fue excelente y consistente a lo largo de los años, especialmente con la alta rotación que tuvimos dentro del Capítulo. Así que esto definitivamente fue un salvador ya que no tuvimos que lidiar con jerarquías profundas de carpetas y duplicados.
Ejemplo de una biblioteca de documentos de SharePoint configurada con metadatos
Calendario de eventos
Aquí solo tenemos dos opciones: podemos confiar en un calendario de SharePoint (elemento web de eventos) o un calendario de Outlook de grupo (si creó un sitio de grupo conectado al grupo). Enumeré todas las opciones de calendario en este artículo. Nuevamente, no hay una respuesta correcta o incorrecta aquí: todo depende de si desea administrar eventos desde SharePoint y Outlook. La decisión también dependerá de si configurará o no usuarios dentro de su dominio o los tratará como verdaderos usuarios externos. Los usuarios externos no tienen licencias, por lo que no tendrán acceso al Calendario de Outlook en ese caso. Sólo algo para tener en cuenta. Dado el hecho anterior, generalmente me quedo con el elemento web de calendario de SharePoint.
Una de las principales limitaciones del elemento web de eventos de SharePoint es que la vista mensual sigue teniendo un aspecto clásico.
Para sortear la limitación anterior, una alternativa a considerar sería crear una lista personalizada para los eventos y crear una vista de calendario de la misma. Expliqué cómo lograr esto en uno de mis artículos anteriores.
Lista de miembros de la junta
Este es un requisito frecuente para un sitio de junta directiva en SharePoint Online. Desea mostrar a los miembros de la junta en un sitio, posiblemente incluyendo una foto y una pequeña biografía. Hay algunas opciones disponibles aquí también:
Los elementos web de personas extraen la información de Active Directory, por lo que, al igual que con el Calendario de grupo de Outlook anterior, esta opción solo funcionará si configura a los miembros de la Junta como usuarios internos/con licencia. Si este no es el caso, entonces la segunda opción es buena: simplemente cree una página para cada miembro de la junta con un área para fotos y una biografía. Te expliqué cómo hacerlo paso a paso aquí.
Galería de imágenes
Otra solicitud frecuente en los sitios de la Junta. Por lo general, un área donde puede exhibir imágenes de eventos recientes, conferencias, etc. En este caso, el elemento web Galería de imágenes es la mejor opción.
Registros de reuniones/acciones
Cuando me senté en la Junta para el capítulo de PMI, recuerdo que mantuvimos esta enorme lista/registro de elementos de acción que se originaron en las reuniones de la junta y varias listas de tareas asociadas con la junta. Si bien esto definitivamente se puede mantener en Excel, puede probar una lista personalizada y usar sus propios metadatos/campos para rastrear el estado, las asignaciones, el historial del problema, etc. Y, por supuesto, también puede formatear la lista con códigos de colores.
Área de discusión
SharePoint por sí mismo no tiene un buen elemento web listo para usar para discusiones/foros. Solíamos usar elementos web de suministro de noticias y debate en el pasado, pero desaparecieron con el SharePoint clásico. Con los sitios de SharePoint modernos, esto ha pasado a Teams y Yammer. Entonces, si su sitio está conectado a Microsoft 365 Group, asegúrese de conectarlo también a Teams.
Si no desea usar Teams o creó un sitio de comunicación (que no tiene un grupo o equipo de Microsoft 365 adjunto), puede utilizar Yammer y crear una comunidad de la junta directiva allí. Bonificación adicional con esta opción: puede incrustar esta comunidad de Yammer directamente en la página del sitio de tablero de SharePoint.
Noticias y anuncios
Por supuesto, puede utilizar Teams o Yammer para todo tipo de conversaciones y noticias, pero si también desea tener un área dedicada para comunicaciones, noticias y anuncios importantes, ¡el elemento web de noticias encaja perfectamente aquí!
Glosario de términos
Tuve algunos clientes en los que había surgido una solicitud de este tipo. Debido a la alta rotación de las juntas, estas organizaciones querían crear un glosario de términos para rastrear la terminología y las reglas de participación de la junta. Así que creamos un glosario de términos de búsqueda. Expliqué cómo configurarlo en este artículo.
Paso 5: Cree el sitio de la Junta Directiva
En este paso, tomamos todas las recomendaciones anteriores y las hacemos realidad. Una vez que se crea el sitio, puede configurar la biblioteca de documentos con metadatos, crear una lista, editar la página y agregar todos los elementos web.
Paso 6: Configure la configuración de seguridad y permisos + uso compartido externo
Aún no hemos terminado. Aunque se crea el sitio, ahora debemos configurar los ajustes de seguridad y los ajustes de uso compartido externo. Según el tipo de sitio del paso 1, puede confiar en los grupos de SharePoint o en el grupo de miembros de Microsoft 365. Para configurar los ajustes de uso compartido externo, es posible que deba visitar el Centro de administración de SharePoint.
Paso 7: configurar los ajustes de correo electrónico de Outlook de grupo
Este paso a menudo se pasa por alto, pero debe configurarse si desea aprovechar la funcionalidad de la lista de distribución del grupo de Microsoft 365. Si optó por un sitio de grupo conectado a un grupo de Microsoft 365, también se creó una lista de distribución. Suponga que desea asegurarse de que los miembros de la junta puedan recibir y enviar correos electrónicos a esta lista de distribución. En ese caso, debe configurar algunas configuraciones en Outlook, especialmente la capacidad para que los usuarios externos envíen correos electrónicos a la lista. Expliqué esas pocas configuraciones en este artículo.
Paso 8: Decide el modelo de autenticación
Este es un paso súper importante. Debe decidir cómo tratará/establecerá a los miembros de su Junta. Tienes algunas opciones aquí:
- Configure miembros de la junta con la cuenta de dominio de su empresa y una licencia de Microsoft 365 (no recomendado)
- Comparta el sitio de Board con usuarios externos y pídales que creen una cuenta
- Configure a los usuarios como usuarios externos primero en Azure AD y luego invítelos a su sitio de la junta (igual que la opción anterior pero permite una experiencia de usuario un poco más fluida)
La elección que haga anteriormente determinará la experiencia de usuario para los miembros de la junta y determinará el nivel de acceso a varias aplicaciones disponibles como parte del Grupo de Microsoft 365. Por ejemplo, los usuarios externos no tendrán acceso al Calendario de grupo de Outlook.
Paso 9: Crear/Invitar a usuarios externos
En este paso, es hora de actuar según la decisión/paso anterior e invitar a los usuarios a su organización y un sitio. Tiene algunas opciones para que la experiencia del usuario sea más fluida: configurarlas en su Azure AD y luego invitar a usuarios autenticados a su sitio/equipo.
Paso 10: Llevar a cabo la capacitación de SharePoint/Teams
Si completó los pasos 1 a 9 y cree que ha terminado, ¡piénselo de nuevo! Agregué este paso aquí no porque quisiera un buen número redondo para la cantidad de pasos en el proceso de creación del sitio de la junta, sino también porque este es un paso muy importante. Como mencioné varias veces en mi blog, SharePoint no es una unidad de red ni Google Drive. Es un poco más complicado y requiere un entrenamiento básico para usarlo correctamente. Por lo tanto, definitivamente capacitaría al personal sobre los aspectos básicos de la administración de documentos (historial de versiones, verificación, etiquetado de metadatos, coautoría) y las funciones básicas de edición del sitio y la configuración de seguridad. Después de todo, los tableros generalmente almacenan y comparten información bastante confidencial, y no desea arriesgarse a perder datos accidentalmente debido a errores estúpidos de los usuarios.
En caso de que esté buscando sugerencias sobre la capacitación de SharePoint, las reúno en este artículo.
Aparte de eso, creo que hemos terminado. Disfrute de su nuevo sitio de la junta directiva en SharePoint Online. Si necesita más ayuda o asistencia, no dude en comunicarse.
Acerca de mí
Soy Greg Zelfond, un consultor de SharePoint basado en los EE. UU., y ofrezco consultoría, capacitación y asistencia de configuración de SharePoint listas para usar y asequibles a pequeñas y medianas empresas de todo el mundo.
¿Necesitas ayuda?
