Cómo crear un gráfico a partir de una lista en SharePoint Online

Uno de los requisitos frecuentes en los sitios de Intranet es mostrar algún tipo de cuadros/gráficos. Además de darle vida a la apariencia de una página, los gráficos brindan información y conocimientos valiosos. Por lo general, los datos y los gráficos/informes correspondientes residen en Power BI o bases de datos de terceros. Sin embargo, a veces solo necesita mostrar un gráfico realmente simple, basado en solo unos pocos puntos de datos. Además, con la renovación de la aplicación Microsoft Lists, las listas se han convertido en una opción popular para el almacenamiento de datos entre los usuarios de SharePoint y Teams. Por lo tanto, en caso de que sus datos residan en una lista, hay una gema oculta en SharePoint llamada elemento web Quick Chart, que le permitirá crear y mostrar un gráfico en una página de SharePoint. Dejame explicar.

¿Qué es una Lista?

Antes de explicar cómo crear un gráfico, es importante comprender los componentes necesarios para que esto suceda. En caso de que se pregunte qué es una lista de Microsoft, primero consulte esta publicación.

¿Qué es un gráfico?

Si se pregunta qué es un gráfico, le sugiero que regrese al tercer grado de la escuela primaria. 😀. Sí, probablemente no deberías haber mirado por la ventana cuando el profesor explicó esos conceptos. Gracias a Dios por Wikipedia.

¿Qué es un elemento web de gráfico rápido?

Un elemento web de gráfico rápido es un elemento web listo para usar que existe en SharePoint y nos permite crear gráficos simples «sobre la marcha» o mostrarlos en función de los datos en la lista de SharePoint (el tema de esta publicación) . Presenté el elemento web Gráfico rápido en una de mis publicaciones de blog anteriores.

Caso de uso

Tengo una lista de Proyectos almacenados en una lista personalizada, como se muestra a continuación. Además de los nombres de los proyectos, tengo columnas de fechas de inicio y finalización, presupuesto y estado del proyecto.

Cómo crear un gráfico a partir de una lista en SharePoint Online

En el sitio donde se creó la lista, haga clic en el botón Editar en la esquina superior derecha para editar la página

Agregue una nueva sección y elija el diseño de columna que le gustaría tener (sugiero 1 columna, por lo que hay mucho espacio en una pantalla para el gráfico)

Haga clic en el signo más, luego elija Gráfico rápido de la lista de elementos web disponibles

Verá el elemento web agregado a la página. Haga clic en el icono del lápiz para configurar sus ajustes.

En el lado derecho que se abre, elija el tipo de gráfico. Hay dos opciones disponibles: gráfico de columnas (barras) y gráfico circular.

A continuación, elija la fuente de datos. En nuestro caso, seleccione el botón de radio junto a «Obtener datos de una lista o biblioteca en el sitio». Luego, elija la columna de una lista que representará los valores (eje Y) y la columna que representará el eje X. En mi caso, el Título (Nombre del proyecto) es Eje X y el Presupuesto es Eje Y). En caso de que reciba un error: No hay una lista disponible en este sitio, lea la sección de Notas al final de este artículo.

A continuación, escriba las etiquetas para el eje de arriba. Puede escribir cualquier texto que tenga sentido para usted/gráfico que tenga.

Finalmente, asigne un nombre a su gráfico (en mi caso, lo llamé Project Dashboard)

Haga clic en Volver a publicar en la esquina superior derecha para volver a publicar la página.

Notas importantes sobre el elemento web Gráfico rápido en SharePoint Online

A continuación, me gustaría resumir algunas notas y límites importantes cuando se trata de usar datos de lista con el elemento web Gráfico rápido en SharePoint Online.

Datos de bibliotecas de documentos

El elemento web Quick Chart no se limita a obtener datos solo de la lista. ¡También puede obtener datos de bibliotecas de documentos! Aquí hay un ejemplo/caso de uso. Tengo una Biblioteca de documentos llamada Facturas, donde hago un seguimiento de los montos y estados de las facturas del proyecto.

Si elijo la biblioteca Facturas como fuente y selecciono un Nombre de archivo para el eje X y un Monto para el eje Y…

…también producirá un buen gráfico/cuadro.

Límite de 50 puntos de datos en una lista

Si su lista o biblioteca contiene más de 50 elementos, recibirá la siguiente advertencia cuando los conecte a través del elemento web Quick Chart: Solo se mostrarán 50 elementos en esta lista. Las opciones de clasificación pueden afectar los elementos que se muestran. Básicamente, lo que eso significa es que el elemento web Quick Chart solo permite mostrar un máximo de 50 puntos de datos.

Mensaje de error «No hay lista disponible en este sitio»

Es posible que vea el siguiente mensaje de error al intentar conectar su gráfico con la Lista: No hay ninguna lista disponible en este sitio. Alternativamente, le permitirá obtener datos de otras listas y bibliotecas, pero no mostrará su lista en un sitio en una columna desplegable de fuente de datos.

La razón de esto es que para que la lista o biblioteca sea una fuente de datos válida para el elemento web Gráfico rápido, debe tener al menos 1 (una) columna de texto (para el eje X) y 1 (una) columna de número o moneda (para el eje Y). A menos que se cumplan las dos condiciones anteriores, obtendrá el mensaje/escenario de error anterior.