Microsoft SharePoint le permite compartir archivos con usuarios internos o externos en su organización. Pero a veces, es posible que desee crear un archivo protegido con contraseña para evitar el acceso no autorizado a un archivo compartido. Afortunadamente, SharePoint le permite crear archivos protegidos con contraseña dentro del programa, así que continúe leyendo nuestra guía sobre cómo proteger archivos con contraseña en SharePoint.
Para proteger con contraseña un archivo en Microsoft SharePoint, abra Office 365 y navegue hasta su archivo de SharePoint. Debe asegurarse de ser el propietario del archivo y tener acceso completo a ese contenido. Una vez que comience a compartir el archivo, tendrá la opción de establecer una contraseña antes de compartirlo. Una vez que verifique la contraseña, podrá compartir los archivos y ahora resolverá las inquietudes de tener una violación de datos.
- En primer lugar, abra Office 365.
- ahora necesitas hacer clic en el lanzador.
- Desde allí, seleccione «SharePoint».
- Elija uno de los sitios que desea proteger con contraseña.
- Ahora seleccione «Documentos».
- Elija uno de sus documentos y luego haga clic en el icono «Compartir».
- Haga clic en el menú desplegable junto al icono del bolígrafo y haga clic en «Configuración del enlace».
- Seleccione la opción para «Cualquiera con el enlace».
- Establezca una contraseña y luego haga clic en «Aplicar».
- Verifique el proceso enviando el archivo a alguien confiable y verificando si aparece una solicitud de contraseña.
Los documentos protegidos con contraseña en Microsoft SharePoint le permitirán mantener su información a salvo de cualquier forma de violación de datos. Si le preocupa que los miembros de una organización o miembros externos puedan piratear su archivo y comprometer los datos, puede usar el método aquí para proteger el archivo de esas amenazas.
Debe asegurarse de configurar la opción en «Cualquiera con el enlace». Desafortunadamente, si selecciona cualquier otra opción, no podrá establecer una contraseña para ese archivo.
También hemos creado un video para ayudarlo a guiarlo a través del proceso:
PSST, OYE, TÚ
(¡SI, TÚ!)
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Una guía detallada sobre cómo crear un archivo protegido con contraseña en SharePoint
Si tiene dificultades para completar los pasos que se muestran, puede usar nuestra guía detallada para obtener ayuda. La guía detallada incluye recursos, como capturas de pantalla, para guiarlo durante el proceso. Las capturas de pantalla lo ayudarán a visualizar algunos de los íconos mencionados en el proceso.
- En primer lugar, abra Office 365.
- Ahora debe hacer clic en el lanzador.
- Desde allí, seleccione «SharePoint».
- Elija uno de los sitios que desea proteger con contraseña.
- Ahora seleccione «Documentos».
- Elija uno de sus documentos y luego haga clic en el icono «Compartir».
- Haga clic en el menú desplegable junto al icono del bolígrafo y haga clic en «Configuración del enlace».
- Seleccione la opción para «Cualquiera con el enlace».
- Establezca una contraseña y luego haga clic en «Aplicar».
- Verifique el proceso enviando el archivo a alguien confiable y verificando si aparece una solicitud de contraseña.
Una vez que haya verificado que el proceso funciona con una solicitud de contraseña, puede compartir la contraseña con personas de confianza que necesiten abrir el archivo.
Como una capa adicional de seguridad, puede establecer la fecha de vencimiento de ese enlace. Una fecha de caducidad permitirá a los usuarios hacer que el enlace caduque después de un tiempo específico.
Cómo mejorar la seguridad de los archivos añadiendo caducidad a los enlaces compartidos
Si desea seguridad adicional al compartir en SharePoint, puede agregar una fecha de vencimiento a su vínculo para compartir. Cuando el enlace caduque, ya no estará disponible para que los usuarios lo abran, incluso con una contraseña.
SharePoint introdujo esta función para permitir que los usuarios que comparten enlaces con cualquier persona controlen cómo se comparte el enlace y quién puede ver el contenido. Junto con la contraseña, la fecha de vencimiento también ayuda a agregar una capa de seguridad a sus archivos para ayudar a prevenir violaciones de datos.
- Primero, haga clic en el icono Compartir junto al archivo de SharePoint que desea compartir.
- Seleccione el icono del bolígrafo y luego haga clic en «Configuración del enlace».
- Ahora haga clic en la opción «Cualquiera con el enlace».
- Establezca una fecha de vencimiento y luego haga clic en «Aplicar».
El archivo ahora será inaccesible una vez que se alcance la fecha de vencimiento.
Conclusión
Gracias por leer nuestro contenido y cómo puede proteger archivos con contraseña en SharePoint. La protección con contraseña del archivo garantiza la seguridad de su archivo y evita que se produzca cualquier tipo de violación de datos en sus documentos. He mostrado los pasos sobre cómo puede proteger el archivo, así como una guía detallada para ayudarlo con el proceso.
Para agregar otra capa de seguridad, también proporcioné los pasos sobre cómo puede establecer una fecha de vencimiento para el enlace de su archivo. Si encuentra un problema en el que no puede entender ninguno de los pasos proporcionados, deje un comentario a continuación y abordaremos sus problemas.
