¡El tiempo vuela! Una de mis publicaciones más populares a lo largo de los años fue el artículo sobre cómo crear un portal de PMO en SharePoint que escribí en 2017. Esto no es sorprendente, ya que muchas organizaciones usan SharePoint para la gestión de proyectos. Pero, como en la vida, las cosas cambian y esa publicación está desactualizada según los estándares modernos y las mejores prácticas. Entonces, por demanda popular de mis leales seguidores del blog, me gustaría documentar los pasos de alto nivel necesarios para crear el PMO/Portal de administración de proyectos en Modern SharePoint Online.
Qué motivó el cambio
Prácticamente todo.
- Cuando escribí esa publicación en 2017, la basé en la versión clásica de SharePoint, que era la versión de SharePoint que teníamos en ese entonces. Ahora tenemos SharePoint moderno, que se ve completamente diferente
- SharePoint clásico se basó en la arquitectura del subsitio, que ya no usamos. Con SharePoint moderno, se trata de Hub Sites
- Me basé principalmente en las capacidades de SharePoint para la gestión de tareas y otros artefactos de gestión de proyectos. Con SharePoint moderno, esta funcionalidad se cambió a Teams, Planner y otras aplicaciones.
En pocas palabras, esta publicación de blog requería una actualización urgente, que es lo que está leyendo en este momento.
Otros posibles casos de uso
Aunque todo el concepto de gestión de proyectos y Oficina de Gestión de Proyectos (PMO) es muy importante para mí debido a mi experiencia previa como gestor de proyectos, otros casos de uso se aplican al modelo/arquitectura que estoy a punto de describir. Aquí hay algunos otros casos/escenarios:
- Portal Inmobiliario con Propiedades/Sitios SharePoint de Propiedades
- Portal legal con sitios de casos/asuntos de SharePoint
- Portal de formación/profesor/facultad/universidad con sitios SharePoint de curso/clase
Cómo crear un portal de gestión de proyectos en SharePoint Online moderno
Paso 1: crear un sitio/equipo de proyecto
El primer paso sería crear un sitio de proyecto. Describí los diferentes tipos de sitios en esta publicación, pero el ganador absoluto aquí es un sitio de grupo. Esto se debe a que está conectado a Microsoft 365 Group y otros activos de Microsoft 365 como Teams, Planner, Project for the Web y Calendar.
Paso 2: crear un sitio de oficina de gestión de proyectos (PMO)
Al igual que con muchas PMO, probablemente desee tener un sitio central que sirva como destino para todos los gerentes de proyecto y las partes interesadas. En tal caso, debe crear un sitio de comunicación. Esto le permitirá crear un sitio visualmente atractivo que será el lugar de referencia para todas las actividades relacionadas con el proyecto.
Paso 3: Registre un sitio de comunicación de PMO como Hub
Esto es necesario si desea un lugar común para que los usuarios busquen todos los proyectos. A medida que crea todos estos sitios de proyectos, son entidades independientes, y si desea buscarlos todos a la vez, no puede hacerlo sin la poderosa función de concentrador. Entonces, la idea es que el sitio de comunicación sea el centro principal y los sitios del proyecto serán sitios asociados con el centro. Explico cómo registrar un Hub y administrarlo aquí.
Paso 4: Asociar sitios de proyectos al Hub anterior
Entonces, este es un próximo paso obvio dado lo que mencioné anteriormente.
Paso 5: crea una lista de proyectos
Otra cosa que encuentro útil y que siempre hago para mis clientes es crear una lista personalizada para vincular todos esos sitios de proyectos. Lo más probable es que sus usuarios accedan a estos sitios desde Teams o simplemente sincronicen la biblioteca de documentos localmente en su PC a través del Explorador de Windows, pero muchas veces es útil obtener una imagen general de todos los proyectos. Piense en ello casi como un tablero de proyectos. Una Lista personalizada mencionará los nombres de los proyectos, tendrá una columna de hipervínculos a los sitios de los proyectos y tendrá otros metadatos que puede rastrear sobre los proyectos (Administrador de proyectos, Fecha de inicio, Fecha de finalización, Estado del proyecto, Presupuesto, etc.)
Paso 6: Cree una plantilla de sitio de proyecto
Bien, la capacidad de crear una plantilla de sitio de proyecto es algo que era posible en el SharePoint clásico, pero ya no es posible en el SharePoint moderno, al menos listo para usar. Para poder crear una plantilla de sitio de proyecto, debe volver a Site Scripts. Si su sitio de proyecto es lo suficientemente simple y no tiene muchas personalizaciones de página y listas personalizadas y bibliotecas con metadatos, y tampoco tiene muchos proyectos que deben crearse todos los días, entonces probablemente esté bien simplemente creando y ajustando el sitio manualmente para cada proyecto. Sin embargo, si es lo contrario, deberá trabajar con un desarrollador para ayudarlo a automatizar el proceso de creación de scripts.
Paso 7: decidir sobre la herramienta de administración de tareas
Esta es otra área que se transformó en gran medida, gracias a la modernización de SharePoint. En el pasado, con el clásico SharePoint, solíamos confiar en el elemento web Tareas para la administración de tareas, que también permitía la sincronización con MS Project. En la arquitectura moderna de SharePoint, ahora tenemos reemplazos modernos para esos elementos web. El elemento web Tareas se reemplaza por Planner o Project for the Web. Incluso he visto que algunas organizaciones también usan Listas de Microsoft para la gestión de tareas. Por cierto, proporciono una descripción general de varias opciones de administración de tareas en este artículo.
Plan en Planner (parte del grupo de Microsoft 365)
Proyecto para la Web (parte del Grupo Microsoft 365)
Tanto Planner como Project for the Web utilizan Microsoft 365 Group para la membresía/acceso a esas aplicaciones por parte de los miembros del equipo del proyecto. Además, aunque Planner aún no permite la creación de la plantilla del plan, puede copiar planes fácilmente de un grupo (proyecto) de Microsoft 365 a otro.
Capacidad para copiar planes en Planner de un grupo a otro
Paso 8: personaliza la plantilla de Teams
En los viejos tiempos, para la comunicación, usábamos elementos web de suministro de noticias o de discusión disponibles en SharePoint. El tablero de discusión ahora se reemplazó con la aplicación MS Teams y Yammer. La aplicación Teams es obviamente una opción popular debido a su perfecta integración con SharePoint y muchas otras aplicaciones. Dado que estas aplicaciones no forman parte de SharePoint, deberá configurarlas por separado para todos y cada uno de los proyectos. Con la reciente incorporación de canales compartidos, Teams también permite una excelente manera de atraer proveedores y consultores externos, que a menudo se requieren en muchos proyectos. Por cierto, cuando crea una plantilla personalizada en Teams (con canales y pestañas personalizados), también puede crear una plantilla a partir de ella.
Paso 9: considere usar metadatos
Una cosa que tiene mucho sentido en los sitios de Project y PMP Portal es el uso de metadatos. Puede usar metadatos para organizar plantillas de proyecto y artefactos en un sitio del Portal de PMO. También puede ir más allá con la estandarización de los tipos de contenido y los metadatos en todos y cada uno de los proyectos (suponiendo que los metadatos sean parte de la plantilla del sitio del proyecto). Existen numerosas formas de configurar los metadatos en SharePoint, por lo que realmente no hay un método correcto o incorrecto aquí, solo necesita tomar una decisión al respecto. Una forma de estandarizar los metadatos en varios sitios de proyectos sería a través de la galería de tipo de contenido disponible en el Centro de administración de SharePoint.
Ejemplo de tipos de contenido personalizados que puede publicar a través de la galería de tipos de contenido
Paso 10: Configure la seguridad/permisos para el Portal de administración de proyectos en SharePoint Online
Los permisos, por supuesto, se configurarán en función de sus necesidades específicas. Algunas organizaciones con las que trabajo son abiertas y permiten que todos los empleados tengan el mismo acceso equitativo a todos los sitios del proyecto. Sin embargo, la mayoría de las organizaciones tienen reglas bastante estrictas en cuanto a quién puede hacer qué.
Por lo general, tendrá un sitio de comunicación de PMO administrado por solo unos pocos miembros, mientras que Todos serán de solo lectura. Los sitios del proyecto también serán accesibles según el rol/permisos. Por lo tanto, para los sitios de proyectos, normalmente los configuraría como sitios privados y solo invitaría a los miembros que tienen acceso a ese sitio.
Ejemplo de seguridad del sitio de SharePoint en un sitio de PMO
Ejemplo de membresía de un equipo de proyecto en un sitio de proyecto
