Cómo configurar conexiones Viva en SharePoint Online

Hace un tiempo, les presenté una característica nueva y maravillosa que tenemos en SharePoint llamada Viva Connections. Es una excelente adición a la suite Microsoft 365 y le permite cerrar la brecha entre su Intranet y Teams. Si bien en aquel entonces proporcioné algunas instrucciones de alto nivel sobre cómo configurarlo, hoy quiero hacerlo con mucho más detalle. A continuación, encontrará instrucciones paso a paso sobre cómo configurar Viva Connections. Documentarlo de una manera que solo lo encontrarás en mi blog 😊, con instrucciones e imágenes paso a paso (oye, tengo que competir con ChatGPT) 😊, registrando cada detalle y cada clic que tendrías que hacer para que esto funcione. en tu entorno. Créame: si yo pude hacerlo, ¡tú también puedes!

¿Qué son Conexiones Viva?

Viva Connections es una función que le permite mostrar una intranet basada en SharePoint directamente dentro de la aplicación Microsoft Teams. Entonces, si su organización ha creado el portal de Intranet, con solo hacer clic en un botón, los usuarios pueden acceder a esa Intranet directamente desde Microsoft Teams.

Viva Connections también le permite crear un panel personalizado por el usuario que puede integrar en SharePoint Intranet o dentro de Teams.

¿Por qué son importantes las Conexiones Viva?

Desde que obtuvimos Microsoft Teams en 2017, una de las mayores quejas de los usuarios fue que SharePoint Intranet (el centro de comunicación) y Microsoft Teams estaban algo desconectados. Una empresa típica usaría Teams para chats diarios, videoconferencias y acceso a archivos para varios departamentos y proyectos. Sin embargo, si la empresa también tuviera una Intranet con noticias, eventos, enlaces y material de Recursos Humanos, los usuarios tendrían que navegar explícitamente fuera de Teams, buscar el enlace y abrir esa página de inicio de Intranet en otro navegador. ¿Y quién tiene tiempo para eso?

¡Permitir que las organizaciones integren la intranet en Teams resuelve un problema bastante grande de adopción por parte de los usuarios! Si bien los usuarios aún pueden navegar a la Intranet desde SharePoint/navegador, ahora pueden hacer clic en un botón y acceder a él desde la comodidad de la aplicación Microsoft Teams. Esto les permite ir y venir rápidamente entre la Intranet y sus equipos en Microsoft Teams.

Requisitos previos para configurar Viva Connections

Para configurar Viva Connections, debe ser administrador global de Microsoft 365 o tener al menos acceso de administrador a los centros de administración de SharePoint y Teams. Tendríamos que cambiar algunas configuraciones en ambos Centros de administración, así que asegúrese de tener dichos privilegios antes de leer el resto de este artículo.

Cómo instalar y configurar Viva Connections en SharePoint Online

Paso 1: crear una intranet

El primer paso es bastante obvio. Para integrar un portal de Intranet en Teams, primero debemos crear una Intranet. Publiqué varias publicaciones en el pasado sobre cómo abordar el diseño de intranet. Hagas lo que hagas, crea el sitio de inicio principal como un sitio de comunicación. Esto es obligatorio para el Paso # 3, donde registraremos ese sitio como Sitio de Inicio. Si crea una Intranet basada en un Sitio de grupo, no podrá configurar Viva Connections.

Paso 2: registrar el sitio de intranet principal como sitio central

El segundo paso es registrar el sitio principal como sitio central. Este paso no es necesario si su intranet consta de un solo sitio principal. Sin embargo, sospecho que, como en cualquier organización, es posible que tenga varios sitios que componen su intranet. Es posible que tenga un sitio principal, pero también puede que tenga algunos sitios de comunicación adicionales para varios departamentos, como Recursos Humanos, Marketing, etc. En ese caso, no dependerá del menú del sitio para la navegación, sino de un menú central. Esto quedará más claro en el Paso 5 a continuación.

Para obtener más información sobre cómo registrar un sitio como sitio Hub, asociarlo con otros sitios y configurar el menú Hub, consulte esta publicación.

Paso 3: configurar el sitio de comunicación como sitio de inicio

Bien, este es otro paso vital y un gran requisito previo para Viva Connections. Registre el sitio de comunicación que creó en el paso 1 como sitio de inicio. Un sitio de inicio es esencialmente el sitio principal de la intranet, que también tiene algunas características especiales y privilegios que no están disponibles en otros sitios. Expliqué todos esos beneficios en este artículo. El artículo anterior también explica cómo registrar un sitio como sitio de inicio. Sin embargo, sólo pudimos hacerlo a través de PowerShell cuando escribí ese artículo. Y ahora puedes hacerlo fácilmente desde la interfaz de usuario. Así que siga las instrucciones a continuación para registrar su sitio como sitio principal de forma rápida y sencilla.

  • Desde el iniciador de aplicaciones de Microsoft 365, haga clic en Administrador
  • En Centros de administración, elija Centro de administración de SharePoint
  • Una vez en el Centro de administración de SharePoint, haga clic en Configuración y luego en Sitios de inicio. Simplemente pegue allí la URL del sitio que desea registrar y haga clic en Guardar.
  • Paso 4: Prepara las imágenes/logotipos

    El siguiente paso no se trata de la configuración, sino de preparar las imágenes que necesitaremos en pasos futuros. Al configurar Viva Connections, necesitará usar algunos íconos/imágenes que deben tener un formato y tamaño de píxel determinados. No puedes usar imágenes de cualquier tamaño. Esto es lo que necesitarás preparar en términos de imágenes para los próximos pasos:

    Imagen 1: Icono de inicio de la barra de aplicaciones de SharePoint

    Reemplaza el ícono de «inicio» dentro de la barra de aplicaciones. Normalmente uso el logo de la empresa. El logotipo debe tener un tamaño cuadrado y un mínimo de 20 X 20 píxeles (según este recurso de Microsoft)

    Imagen 2: Icono de color de la aplicación Viva Connections

    Reemplaza Viva Connections predeterminada cuando los usuarios intentan agregar manualmente la aplicación Viva Connections de la lista de aplicaciones disponibles de Teams. Tiene que tener 192 X 192 píxeles y solo debe estar en formato PNG (transparente).

    Ícono predeterminado de conexiones Viva

    Aplicación Viva Connections configurada con el ícono de color de la empresa

    Imagen 3: Icono “Esquema” de la barra lateral de Viva Connections Teams

    Este icono se colocará en la barra lateral izquierda de Teams. Este es el ícono en el que los usuarios harán clic para acceder a la intranet/sitio principal de SharePoint desde Microsoft Teams. También debe tener 192 X 192 píxeles y estar únicamente en formato PNG (transparente). Lo más importante de este ícono es que tiene que ser un ícono de “contorno”. En otras palabras, icono/imagen invertida o negativa de su logotipo o alguna otra imagen para que se mezcle/superponga sobre el color gris de la barra lateral de Teams.

    Paso 5: configurar la barra de aplicaciones de SharePoint

    Ahora que hemos hecho toda la tarea con los pasos preliminares y la preparación de la imagen, estamos listos para hacer la parte interesante y configurar las aplicaciones correspondientes. El primer paso es configurar la barra de aplicaciones de SharePoint. Documenté los pasos en este artículo anterior. Aquí es donde necesitarás la primera imagen que preparamos en el Paso 4 anterior. Por cierto, si optó por Hub Navigation, asegúrese de elegir ese botón de opción en consecuencia.

    Por cierto, esta es la misma barra de aplicaciones de SharePoint que eventualmente aparecerá desde la aplicación Teams, por eso es importante realizar este paso.

    Paso 6: configurar el panel de Viva

    El siguiente paso es opcional ya que permitirá una versión más personalizada de su Intranet. Puede crear y personalizar el Panel de Viva. Describí qué es y cómo configurarlo aquí. Entonces, si desea continuar con ello, siga estos pasos.

    Paso 7: Configurar la aplicación Viva Connections en el Centro de administración de Teams

    Ahora estamos listos para hacer la magia dentro del Centro de administración de Teams. Lo primero que debe hacer es configurar la aplicación Viva Connections en el Centro de administración de Teams. Para hacerlo:

  • Desde el iniciador de aplicaciones de Microsoft 365, haga clic en Administrador
  • En Centros de administración, elija Centro de administración de Teams
  • En aplicaciones de Teams, haga clic en Administrar aplicaciones
  • Escriba Viva en la barra de búsqueda para encontrar la aplicación Viva Connections que necesitamos configurar. Luego haga clic en Conexiones Viva.
  • Haga clic en el botón de edición de lápiz para personalizar la aplicación Viva.
  • El nombre predeterminado de la aplicación es obviamente Viva Connections. Puede cambiarlo por el nombre que sea para su intranet.
  • Desplácese hacia abajo. Aquí es donde carga los logotipos/imágenes 2 y 3 del Paso 4. Haga clic en Aplicar.
  • Recibirás un mensaje de confirmación. Haga clic en Publicar.
  • Como se indica en la imagen de arriba, los cambios pueden tardar hasta 24 horas en surtir efecto.
  • Paso 8: Fije el ícono de Viva Connections a través de la Política global

    Configurar la aplicación Viva Connections en Teams no es suficiente. Si bien ahora estará disponible en la lista de aplicaciones, los usuarios deben agregarlo/fijarlo manualmente en la barra lateral de sus equipos. Como queremos que todos los miembros de nuestra organización lo vean de forma predeterminada, debemos fijarlo para ellos. Para hacerlo:

  • Mientras aún está en el Centro de administración de Teams, en Aplicaciones de Teams, haga clic en Configurar políticas
  • En la sección Aplicaciones fijadas, haga clic en Agregar aplicaciones y luego escriba el nombre de la aplicación (el nombre que le dio a su intranet en el paso anterior).
  • Una vez encontrado, haga clic en Agregar
  • La aplicación ahora se agregará a la sección de aplicaciones fijadas. Clic en Guardar.
  • Una vez que reciba un mensaje de confirmación, haga clic en Confirmar.
  • Una vez más, es posible que el cambio tarde algún tiempo en propagarse y estar disponible para todos los usuarios.
  • Paso 9: Ejecute un comando de PowerShell para omitir la página predeterminada de Viva Connections

    Este próximo paso es probablemente el más importante de todos. Aunque creó el sitio principal de Intranet en SharePoint Online, de forma predeterminada, cuando los usuarios hacen clic en Viva Connections desde Microsoft Teams, se les mostrará una página diferente (página predeterminada de Viva Connections). Acceder al sitio residencial basado en SharePoint requiere un clic adicional. Por lo tanto, deberá ejecutar un script de PowerShell para cambiar el valor predeterminado y mostrar el sitio de inicio que creó. Todo esto te lo expliqué en este artículo. Asegúrese de ejecutar el comando PowerShell incluido en la publicación anterior.

    Paso 10: agregue Viva Dashboard a la página de inicio de la intranet

    Esto es opcional, pero puede que no sea mala idea. Si creó un Panel en el Paso 6, es posible que desee mostrarlo directamente dentro de la Intranet que creó. Nuevamente, las instrucciones se pueden encontrar aquí.

    ¡Eso es todo! Hemos terminado. Espere un poco de tiempo (hasta 24 horas) y los usuarios verán el ícono que apunta a su intranet desde la aplicación Teams.