4 tipos de propiedades administradas en SharePoint Online

Hace un tiempo, te introduje en el mundo de las propiedades administradas. También expliqué cómo crearlos también. Una cosa que es importante entender con las propiedades administradas es que tenemos 4 tipos distintos de propiedades administradas que existen en el esquema de búsqueda. Y aunque mencioné brevemente este tema en mi artículo anterior, hoy quiero aclarar esos 4 tipos de propiedades administradas en SharePoint Online y explicar cuándo usaría uno u otro al configurar su experiencia de búsqueda en SharePoint Online.

Tipo 1: propiedades administradas por el sistema

El primer tipo de propiedades administradas son aquellas que ya existen en SharePoint de forma predeterminada, listas para usar para los atributos principales de SharePoint y metadatos listos para usar. Algunos ejemplos de esas propiedades administradas son:

  • ModifiedBy (Propiedad administrada para la persona que modificó un elemento)
  • Creado (propiedad administrada para la fecha en que se creó un elemento)
  • FileName (propiedad administrada para el nombre de archivo)
  • FileType (propiedad administrada para el tipo de archivo)
  • SiteTitle (propiedad administrada para el nombre del sitio)
  • Autor (Propiedad administrada para el autor del elemento/documento)

Ejemplo de propiedad administrada «ModifiedBy»

Ejemplo de propiedad administrada «creada»

Por ejemplo, si sigo el lenguaje de consulta de palabras clave (KQL) y escribo FileType:pdf en el cuadro de búsqueda, proporcionará los resultados de búsqueda de todos los documentos PDF en un sitio de SharePoint.

Ventajas de las propiedades administradas creadas automáticamente

  • Existen, así que disfruta del hecho de que no necesitas crearlos.

Desventajas de las propiedades administradas creadas automáticamente

Tipo 2: propiedades administradas creadas automáticamente

El segundo tipo de propiedades administradas en SharePoint Online son las que se crean automáticamente según ciertas condiciones. Por ejemplo, cuando crea columnas de lista/biblioteca local, solo obtiene propiedades rastreadas y tiene que crear y asignar manualmente propiedades administradas usted mismo (algo que describiré en el próximo capítulo). Sin embargo, existen algunas condiciones cuando las propiedades administradas se crean para usted automáticamente:

  • Cuando crea su columna usando metadatos administrados (metadatos del almacén de términos)
  • Cuando crea su columna a nivel del sitio

Documenté todos esos escenarios y proporcioné explicaciones adicionales en este artículo.

Ventajas de las propiedades administradas creadas automáticamente

Desventajas de las propiedades administradas creadas automáticamente

  • Las propiedades administradas creadas automáticamente tienen cierta convención/sintaxis de nomenclatura que pueden hacer que sean difíciles de encontrar y administrar (a menos que cree un alias)

Ejemplo de una propiedad administrada creada automáticamente con su propia convención de nomenclatura

Tipo 3: propiedades administradas creadas manualmente

Suponga que creó sus columnas en una lista/biblioteca usando columnas locales y no columnas del sitio o no usó metadatos administrados. En ese caso, eso significa que deberá crear propiedades administradas manualmente y asignarlas a las propiedades rastreadas. Esto lo pueden hacer los propietarios del sitio si está ajustando el esquema de búsqueda a nivel de sitio o dentro del esquema de búsqueda de todo el inquilino si tiene la suerte de ser un administrador de SharePoint.

Ventajas de las propiedades administradas creadas manualmente

  • A diferencia de las propiedades administradas creadas automáticamente, en las que obtiene una convención/sintaxis de nomenclatura extraña, con las creadas manualmente, obtiene cierta flexibilidad en términos de convención de nomenclatura (puede crear su propio nombre para la propiedad administrada)

Ejemplo de una propiedad administrada creada manualmente donde se eligió y asignó un nombre «normal»

Desventajas de las propiedades administradas creadas manualmente

  • La mayor desventaja de una propiedad administrada creada manualmente es el hecho de que solo puede crearlas para 2 tipos de información: Texto o Sí/No. Si, por ejemplo, necesita crear una propiedad administrada para los campos de fecha, deberá confiar en las propiedades administradas de Refinable que describo a continuación.

Tipo 4: propiedades administradas refinables

Para mitigar la limitación anterior sobre los tipos de datos disponibles, Microsoft creó un conjunto de propiedades administradas integradas que comienzan con el prefijo Refinable. Existen propiedades administradas refinables para otros tipos de tipos de datos, específicamente:

  • RefinableString
  • RefinableDate
  • RefinableInt
  • Hay algunos otros también

Dado que podría estar creando muchas propiedades administradas, cada conjunto/tipo de datos (es decir, fecha) tiene asignado un cierto número de esas propiedades refinables predeterminadas. Específicamente:

  • RefinableString (comienza en RefinableString00 y finaliza en RefinableString219 – 220 Propiedades de cadena refinables en total)
  • RefinableDate (comienza en RefinableDate00 y finaliza en RefinableDate19 – 20 Total de propiedades de fecha refinable)
  • RefinableInt (comienza en RefinableInt00 y finaliza con RefinableInt 49 – 50 Total de propiedades de enteros refinables)

Por lo tanto, si desea crear propiedades administradas para todo tipo de tipos de datos, deberá utilizar esas propiedades administradas refinables integradas. Supongamos, por ejemplo, que desea crear una propiedad administrada para la columna de fecha de vencimiento que tiene en varias bibliotecas de documentos en sus sitios de SharePoint. Para que esto ocurra, debe utilizar una de las propiedades administradas de RefinableDate (es decir, RefinableDate00) y asignarla a todas las propiedades rastreadas creadas como resultado de las columnas de Fecha de vencimiento en sus bibliotecas.

Ventajas de las propiedades administradas refinables

  • Mitigan la limitación que tenemos con la propiedad administrada creada manualmente, donde puede crear propiedades administradas para otros tipos de datos (no solo Texto o Sí/No)

Desventajas de las propiedades administradas refinables

  • Hay un límite en la cantidad de propiedades administradas refinables que puede crear, pero lo más probable es que nunca lo alcance.
  • La mayor desventaja de una propiedad administrada Refinable es que puede sobrescribir sin darse cuenta la capacidad de búsqueda de la propiedad rastreada. Verá, lo que sucede es que, de forma predeterminada, todas las propiedades rastreadas se pueden buscar o se indexan por completo, lo que significa que si creó una columna local en, por ejemplo, una biblioteca de documentos, el texto dentro de la columna de metadatos también se puede buscar si escribe esa palabra clave en el cuadro de búsqueda. Sin embargo, si asigna una propiedad refinable a esa propiedad rastreada (es decir, ows_ColumnName), el campo perderá su capacidad de búsqueda de texto completo, porque las Propiedades administradas refinables tienen una casilla de verificación de búsqueda sin marcar y atenuada (¡así que ni siquiera puede habilitarla)! Para superar esto, debe crear AMBAS propiedades administradas refinables (para usar en consultas) y una propiedad administrada manual (para que su contenido se pueda buscar). Quiero agradecer a Mikael Svenson por documentar este fenómeno en su blog. Por favor, consulte su artículo aquí.