Un requisito común de los propietarios de sitios de SharePoint es la solicitud de que los documentos de un sitio aparezcan en otro sitio. Un caso de uso para esto podría ser un sitio privado del equipo de recursos humanos que genera contenido como el manual del empleado, políticas, etc. Y dado que esos documentos existen en un sitio privado, solo los miembros del equipo pueden acceder a ellos, sin embargo, deben ser visto por toda la organización (todos los empleados). Entonces, en este artículo, me gustaría explicar algunas opciones disponibles para abordar este requisito: mostrar documentos de un sitio de SharePoint en otro sitio.
Opción 1: copiar manualmente los archivos
Sí, sé lo que estás pensando… “Greg, gracias por decirnos lo obvio; no podríamos resolverlo sin ti”. Bueno, todavía quería enumerar esto como una opción, porque después de leer las otras opciones, es posible que vuelvas a esta. Aquí hay instrucciones sobre cómo copiar documentos de un sitio a otro.
ventajas
- Fácil de implementar
- Seguro, ya que nunca da acceso a su sitio o bibliotecas de documentos
Contras
- Crea un archivo duplicado en otro sitio (necesita mantener constantemente dos copias)
- Tienes que copiar cada vez manualmente después de hacer cambios en la fuente
Opción 2: generar un enlace de solo lectura
La otra opción que puede considerar si desea evitar la duplicación mencionada anteriormente es crear un enlace de solo lectura a los archivos desde el sitio de origen y hacer que los enlaces estén disponibles en el sitio de destino a través de Quick Links o Hero Web Parts. . Aquí hay instrucciones sobre cómo generar un enlace de solo lectura.
ventajas
- Fácil de usar/implementar
- No crea un duplicado
- Mientras siga cambiando los archivos en la fuente y no los mueva a ningún lado, el enlace seguirá funcionando.
- Capacidad para habilitar la segmentación por público (si se utilizan elementos web de vínculos rápidos para vincular contenido)
Contras
- Si el archivo original se mueve a otro sitio, se elimina o se reemplaza con un archivo nuevo, el enlace de solo vista generado se romperá
Opción 3: utilizar el elemento web de contenido resaltado (HCWP)
Otra opción que puede considerar es utilizar el elemento web HCWP. Le permite resumir (aflorar) el contenido de otro sitio. He documentado las instrucciones en este artículo. Una ventaja aquí es que también puede habilitar la orientación de audiencia para dirigirse a diferentes audiencias con diferentes contenidos (documentos).
ventajas
Contras
- Opciones limitadas en cuanto a la presentación del contenido (filtrado/agrupación/clasificación)
- Requiere que los propietarios del sitio de la biblioteca de origen creen permisos únicos para esa biblioteca (diferentes del sitio para que los usuarios de otro sitio puedan acceder a la biblioteca)
- No es práctico cuando necesita presentar solo algunos documentos seleccionados
Opción 4: usar el elemento web incrustado
Por último, también puede mostrar una biblioteca completa desde otro sitio mediante el elemento web incrustado. He documentado los pasos en este artículo.
ventajas
- No crea un duplicado
- Permite incrustar (mostrar) una biblioteca de documentos completa de un sitio a otro
Contras
- No es práctico cuando necesita presentar solo algunos documentos seleccionados
- Requiere que los propietarios del sitio de la biblioteca de origen creen permisos únicos para esa biblioteca (diferentes del sitio para que los usuarios de otro sitio puedan acceder a la biblioteca)
