Aprobaciones… Siempre necesitamos aprobar algo. En el mundo corporativo, no puede hacer mucho sin obtener la aprobación de su jefe, equipo de proyecto, finanzas o departamento legal. Afortunadamente, tenemos algunas formas rápidas de solicitar aprobaciones de documentos en SharePoint. La siguiente publicación resume ambas opciones.
Casos de uso para aprobaciones de documentos
Hay muchos casos de uso en los que es posible que desee obtener la aprobación de un documento. Estos son solo algunos de mis buenos viejos tiempos corporativos…
- Obtenga la aprobación de Finanzas para una factura antes de procesarla
- Obtenga la aprobación de Legal para un contrato antes de compartirlo con el cliente
- Obtener la aprobación de un presupuesto de su jefe
- Obtener la aprobación para una carta de proyecto del propietario del proyecto/patrocinadores
- Obtenga la aprobación de un equipo de proyecto para las actas de las reuniones y los elementos de acción
Cómo obtener la aprobación de un documento en SharePoint Online
Hay dos formas de obtener aprobaciones en SharePoint. Puede hacerlo a través de la biblioteca de documentos de SharePoint o de Approval Team Apps. Documento ambos a continuación. Ambas opciones varían en cuanto a la experiencia del usuario, pero se basan en la misma lógica de Power Automate.
Opción 1: Aprobación de documentos a través de la biblioteca de documentos de SharePoint
La primera opción para aprobar documentos es a través de la biblioteca de documentos de SharePoint. Puede marcar fácilmente la casilla junto al documento y Solicitar aprobación. Proporcioné instrucciones paso a paso aquí.
Opción 2: Aprobación de documentos a través de la aplicación de aprobación en Teams
La segunda opción es un poco más «elegante» y es posible gracias a una adición reciente a Teams: la aplicación de aprobación. Una vez más documenté el proceso en este artículo.
¿Qué opción elegir?
Utilice la aprobación de la solicitud de SharePoint si…
- Principalmente accede a documentos a través de la interfaz de SharePoint y no de Teams
- Principalmente, debe solicitar la aprobación de documentos en una biblioteca de documentos específica
- Prefiere que los destinatarios aprueben por correo electrónico (Outlook) en lugar de la interfaz de Teams
Utilice la aplicación de aprobaciones de Teams si…
- Principalmente vive en Teams, en lugar de SharePoint o Outlook
- Principalmente necesita solicitar aprobaciones de varias fuentes (bibliotecas de documentos)
- Prefiere que los destinatarios aprueben a través de Teams en lugar de correo electrónico (Outlook)
