Lo primero que hago cuando trabajo en sitios cliente de SharePoint es configurar ciertas configuraciones en el Centro de administración de SharePoint. He documentado algunos de ellos en este artículo. Sin embargo, muchas cosas han cambiado desde que escribí esa publicación. Ahora tenemos un nuevo y moderno Centro de administración de SharePoint, una forma totalmente diferente de crear sitios y nuevas características y funciones. Así que pensé que sería una buena idea documentar esas diversas configuraciones y actualizar una publicación anterior.
1. Establezca la zona horaria adecuada
Lo primero que suelo hacer en el inquilino es configurar la zona horaria. De forma predeterminada, todos los sitios obtienen la zona horaria del Pacífico (sospecho porque la sede de Microsoft está en Redmond, WA, EE. UU.). Sin embargo, eso no es cierto para la mayoría de las organizaciones. Así que puedes cambiarlo a cualquier otra zona horaria. Ahora, siempre se establece de manera predeterminada en la zona horaria de un usuario que inició sesión; sin embargo, si el usuario no tiene una licencia o es un usuario externo, no hay forma de que configure la zona horaria personal. Entonces, si desea que las fechas de modificación/creación sean correctas, es necesario establecer una zona horaria predeterminada. Aquí hay instrucciones detalladas sobre cómo hacer esto.
2. Deshabilitar la creación de sitios
Lo siguiente que quizás desee configurar es la capacidad de los usuarios para crear sitios (desde la página de inicio de SharePoint o OneDrive). Esto realmente depende de su modelo de gobierno y la tolerancia hacia los usuarios que crean sitios. Por lo general, prefiero permitir que los usuarios creen sitios por sí mismos (suponiendo que los haya capacitado y comprendan las consecuencias), pero si es una organización grande, probablemente tenga sentido deshabilitar esa capacidad e instituir algún tipo de proceso de aprobación/gobernanza para el sitio. creación.
3. Deshabilitar la creación de subsitios
No me importa lo que decidas hacer para la creación del sitio que mencioné anteriormente, pero una cosa que definitivamente quiero que hagas es deshabilitar la creación del subsitio. Vivimos en una era de arquitectura plana en SharePoint y los usuarios no deberían crear más subsitios. Consulte esta publicación para obtener instrucciones.
4. Conviértase en administrador de un almacén de términos
Lo siguiente que puede hacer es convertirse en administrador del almacén de términos. Si planea usar metadatos, Term Store es una herramienta invaluable. El hecho de que sea administrador de SharePoint no lo convierte automáticamente en administrador del almacén de términos. Esto es algo que tienes que concederte por separado. Proporcioné instrucciones paso a paso sobre cómo lograrlo en este artículo.
5. Verifique la configuración de uso compartido externo
A continuación, es posible que desee visitar la pantalla Configuración de uso compartido externo. Muchos clientes con los que trabajo tienden a deshabilitar el uso compartido externo para hacerlo más «seguro». Esto está mal. Dejaría el uso compartido externo y monitorearía y controlaría en su lugar. Explico la configuración óptima para compartir en esta publicación.
6. Configurar el tema/logotipo global
A continuación, es posible que desee configurar el tema global de Microsoft 365 y un logotipo que aparece en esa cinta. Esto mantendrá contento a su departamento de marketing y ayudará a los usuarios a navegar a la página de inicio de la intranet con solo hacer clic en un botón (una vez que configure el logotipo y la URL). Te explico cómo hacer esto aquí.
7. Evite los comentarios en las páginas modernas
A continuación, me gusta deshabilitar los comentarios de la página de SharePoint globalmente en todo el espacio empresarial. Con Conversaciones en Teams y Yammer, encontrará que los comentarios de la página son muy limitados y bastante inútiles. Expliqué cómo desactivar los comentarios (localmente en la página y globalmente a nivel de inquilino) en esta publicación.
8. Límites de almacenamiento del sitio
Por lo general, nunca me preocupo por esta próxima configuración; sin embargo, si le preocupa que los usuarios sincronicen demasiadas cosas en sus sitios, esto podría valer la pena. Si cambia de Asignación automática de almacenamiento a Manual, podrá limitar el almacenamiento por sitio. Aquí hay instrucciones detalladas sobre este tema.
9. Retención de OneDrive
¡Este es un grande! De forma predeterminada, cuando los usuarios abandonan su organización y deshabilita su cuenta, su OneDrive se elimina 30 días después de eso. Sin embargo, si existe el riesgo de que algunos documentos importantes se encuentren allí, es posible que desee un tiempo adicional más allá de esos 30 días. Eso es lo que esta configuración está controlando.
10. Deshabilite el botón de sincronización de OneDrive
Esto también es opcional y, francamente, no soy un gran fanático de jugar con eso, pero si no desea que los usuarios descarguen la aplicación de sincronización de OneDrive y sincronicen cosas localmente, es posible que desee deshabilitar el botón de sincronización de OneDrive en OneDrive. Proporcioné instrucciones en este artículo.
11. Establecer límite de caducidad de invitado
Volviendo a la pantalla de configuración de uso compartido externo, no es una mala idea establecer un límite en la duración del acceso para usuarios externos. De forma predeterminada, los usuarios obtienen acceso ilimitado a un sitio determinado una vez que aceptan la invitación. Sin embargo, por razones de Gobernanza, es una buena idea agregar un límite. Explico cómo configurar eso y cuál será la experiencia del usuario en este artículo.
12. Deshabilitar quién vio globalmente
Otra configuración que siempre me intrigó fue la capacidad de los propietarios de sitios para ver quién vio sus archivos/contenido. De forma predeterminada, esta información no aparece en los sitios de SharePoint. Sin embargo, los propietarios del sitio pueden habilitar una función en la configuración del sitio que les permitirá ver dicha información. Si le preocupa la privacidad, es posible que desee evitar que los propietarios del sitio habiliten esta función. Expliqué cómo hacer esto en una publicación aquí.
13. Elija las opciones de caducidad y permisos para los enlaces Cualquiera
Otra práctica recomendada es agregar un límite de caducidad predeterminado en los enlaces Cualquiera. Personalmente, no soy un gran admirador de los enlaces Cualquiera, ya que nunca se sabe quién vio o editó los documentos. Sin embargo, en algunos casos, esto podría ser necesario. Aún así, agregar algunos límites a esos enlaces es una buena práctica. Puedes hacerlo siguiendo las instrucciones de esta publicación.
14. Establecer sitio de inicio
Esta configuración no es algo de lo que pueda ocuparse de inmediato, ya que probablemente necesite crear un sitio/hub de comunicación primero y solo después de eso, registre un sitio como sitio de inicio. Si no está familiarizado con los sitios de inicio, es posible que desee leer sobre ellos aquí. Cuando escribí la publicación anterior, el registro de un sitio de inicio requería PowerShell; sin embargo, ahora es posible hacerlo a través de la interfaz de usuario.
15. Marca la página de inicio de sesión de Microsoft 365
El último consejo, nuevamente, no es obligatorio, pero ayuda desde el punto de vista de la adopción del usuario, es marcar la página de inicio de sesión de Microsoft 365. Ayuda a personalizar un poco la experiencia de Microsoft 365. Expliqué cómo hacerlo en este post.
