¿Cuál es la diferencia entre un buzón compartido y un grupo en Outlook?

Los buzones de correo compartidos pueden ayudar con la colaboración al permitir que los grupos se comuniquen de manera transparente. Hay dos métodos para compartir correos electrónicos; uno usa un buzón compartido, mientras que el otro usa un grupo de Outlook. Entonces, en este artículo, exploraremos los factores distintivos entre estos dos métodos para ayudarlo a decidir cuál es mejor para su equipo.

  • Todos los miembros del grupo de un buzón compartido en Outlook pueden enviar y recibir correos electrónicos a los que puede acceder todo el grupo.
  • Un grupo de Outlook tiene características similares a un buzón de correo compartido; sin embargo, aunque todo el grupo puede recibir correos electrónicos, solo hay un remitente.

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¿Cuáles son las propiedades de un buzón compartido?

Un tipo de correo electrónico colaborativo es un buzón compartido. Todos los que tengan acceso al buzón compartido pueden ver los correos electrónicos enviados a esa dirección y enviar correos electrónicos desde ella. Un calendario compartido también le permite ver y programar tareas.

Un buzón compartido en su empresa tendrá una dirección de correo electrónico típica con el siguiente formato: [email protected] El hecho de que todos puedan ver los correos electrónicos enviados a la dirección compartida crea transparencia y significa que las consultas de los clientes se pueden responder a una mayor velocidad.

¿Qué es un grupo de Outlook?

Otra característica de comunicación compartida que proporciona Microsoft es un grupo de Outlook. Los grupos contienen una lista de direcciones de correo electrónico a las que se pueden distribuir correos electrónicos.

El beneficio de enviar un correo electrónico a un grupo es que no es necesario ingresar manualmente la dirección de cada destinatario. Los miembros de un grupo de Outlook no pueden responder desde la dirección de correo electrónico del grupo, pero todos pueden ver los correos electrónicos recibidos.

Un excelente ejemplo de cuándo puede querer utilizar un grupo de Outlook es si necesita enviar actualizaciones o anuncios a varios usuarios que no están obligados a responder.

¿Debe elegir un grupo de Outlook o un buzón compartido?

He proporcionado una tabla que muestra las diferencias entre un grupo de Outlook y un buzón de correo compartido. Puede ver en la tabla cómo varias técnicas de comunicación grupal manejan elementos fundamentales específicos.

Las funciones que ofrece Un buzón compartido Un grupo de Outlook
Propiedades funcionales Junto con las funciones de un grupo de Outlook, se vincula con SharePoint, Yammer, Team, Planner, OneNote y Power BI. permite a los usuarios entregar contenido basado en correo electrónico a cada usuario.
¿Se puede establecer un tipo de acceso? No
¿Se puede enviar correo a todos los usuarios del grupo? Puede enviar correo a todos los miembros, internos y externos. Puede enviar correo a todos los miembros, internos y externos.
¿Se ofrece una bandeja de entrada compartida? No, solo los propietarios del grupo asignado pueden distribuir correo.
¿Se puede restaurar un grupo eliminado? No
¿Tienes la posibilidad de eliminar un grupo?
¿Puedes tener un calendario dedicado? Sí, si usa el buzón compartido en Office 365, puede usar la función de calendario. No
¿Puedes usar el almacenamiento de archivos de OneDrive? Sí, puede integrar un grupo en OneDrive y usar sus funciones. No
¿Puede tener un dominio de buzón dedicado al grupo? Sí, cuando se crea el grupo, habrá generado automáticamente un correo electrónico basado en el grupo. Sí, cuando se crea un grupo en Outlook, obtendrá automáticamente un buzón para él.
¿Se pueden enviar correos electrónicos a todos los miembros del grupo?

La tabla le permitirá comprender mejor las variaciones entre un grupo de Outlook y un buzón de correo compartido. Como puede ver, en comparación con un grupo de Outlook, un buzón compartido ofrece más a sus suscriptores. El grupo de Microsoft 365 proporcionará más información sobre lo que puede lograr con las personas porque es una comunicación más confiable.

También puede utilizar otras plataformas para combinar un proceso de trabajo mucho más productivo con buzones compartidos. Para la comunicación interna basada en grupos y el crecimiento profesional, Microsoft Teams es la opción ideal. Además de asignar tareas a los miembros del grupo, también puedes interactuar con ellos. Incluso puede diseñar un horario completo para aquellas personas que utilizan aplicaciones especializadas.

Puede usar un grupo de Outlook para enviar correos electrónicos a todos los miembros del grupo; sin embargo, la mayoría de las ventajas de un grupo de Outlook se detendrán ahí. Puede lograr más incorporando un buzón compartido en Microsoft Teams. Si su canal de Microsoft Teams tiene usuarios, puede enviar un solo correo electrónico a todos los miembros de su equipo. Ese es un enfoque más práctico para mejorar la colaboración grupal.

La mejor manera de hacer un buzón compartido

  • Ahora elija «SharePoint» desde el lanzador.
  • Luego elige «Crear sitio».
  • Después de ingresar el nombre y la descripción del sitio, haga clic en «Siguiente».
  • Agregue miembros antes de hacer clic en «Finalizar».

Un sitio sirve como un grupo de comunicación en SharePoint. Puede asignar miembros y, si es necesario, eliminarlos posteriormente. Para un equipo en Microsoft Teams, el proceso es similar. Microsoft 365 establece un grupo como un equipo o sitio creado dentro del programa. Luego puede usar las plataformas para conectarse con miembros y compartir información.

Cómo crear un grupo de Outlook

  • Abra primero el programa Outlook.
  • Ahora seleccione el icono de «personas» en el menú.
  • A continuación, elija «Nuevo contacto» y luego «Nuevo grupo».
  • Identificar y resumir el grupo.
  • Seleccione los miembros que desea agregar, luego haga clic en «Agregar».

Después de completar los procedimientos anteriores, habrá creado con éxito un grupo de Outlook.

Conclusión

Gracias por leer nuestro artículo sobre las diferencias entre un grupo de Outlook y un buzón de correo compartido. Hemos notado las diferencias entre las dos técnicas de comunicación en gran detalle. También proporcionamos instrucciones sobre cómo configurar un buzón compartido y un grupo de Outlook. Comente si tiene alguna pregunta sobre los temas que hemos tratado anteriormente, y le responderemos.