Outlook le permite almacenar direcciones de correo electrónico directamente dentro del programa como contactos. Puede usar estos contactos para comunicarse con colegas dentro de su organización y exportar esas direcciones de correo electrónico a un archivo CSV. Por lo tanto, esta guía proporcionará los pasos necesarios para exportar direcciones de correo electrónico a un archivo CSV desde Outlook.
- Puede exportar direcciones de correo electrónico a un archivo CSV haciendo clic en el ícono «Personas», yendo a «Sus contactos» y seleccionando «Administrar». Microsoft Outlook luego colocará las direcciones en una hoja de cálculo descargable.
- Los administradores pueden exportar direcciones de correo electrónico a un archivo CSV a través del centro de administración de Office 365. Puede acceder a «Usuarios» y «Usuarios activos» desde allí. Luego seleccione todos los usuarios marcando la casilla junto a «Mostrar nombre» y haga clic en «Exportar usuarios».
He probado estos métodos para asegurarme de que funcionen y le proporcione un archivo CSV cuando haya exportado las direcciones de correo electrónico a su escritorio local. Sin embargo, debe asegurarse de tener un software compatible con CSV, como Excel, para abrir esos archivos.
Cómo exportar direcciones de correo electrónico desde una cuenta de usuario general en Outlook
El primer método que puede utilizar para exportar direcciones de correo electrónico a un archivo CSV es acceder al área de usuario general y exportar su lista de contactos. Lamentablemente, no podrá convertir direcciones en un archivo CSV si no las ha agregado como contacto.
| ¿Qué es un archivo CSV? CSV significa valores separados por comas. Si exporta una hoja de cálculo como un archivo CSV, el contenido dentro de cada celda se convertirá en una cadena de texto separada por una coma. Si importa un CSV a Excel, cada cadena de texto que esté separada por una coma aparecerá dentro de una celda individual. |
El proceso aquí funcionará tanto para la versión de escritorio de Outlook como para la versión del navegador. Para este ejemplo, usaré la versión del navegador de Outlook; sin embargo, si tiene instalada la versión de escritorio, puede usarla en lugar de la versión del navegador si lo desea.
- Ahora haga clic en «Personas» en el menú de la izquierda.
El menú tendrá una lista de diferentes opciones, desde el Calendario hasta la opción para administrar los miembros en tu sección de contactos. Aquí haz clic en la opción para que las personas accedan a toda la información de los contactos de tu cuenta de correo.
- Elige la opción de «Tus contactos».
- Haga clic en «Administrar» y luego haga clic en «Exportar contactos».
En esta sección, también puede importar contactos, por lo que si agregó más contactos a su hoja de cálculo después de exportarla, puede importar esos contactos a Outlook para expandir su red. Sin embargo, exportaré contactos en este ejemplo, así que haré clic en la opción Exportar contactos.
- Elija los contactos que desea exportar, luego haga clic en «Exportar».
Puede exportar un solo contacto, varios contactos o toda su lista de contactos. Cuando haga clic en «Exportar», comenzará el proceso y Microsoft Outlook exportará esta información a su escritorio local.
- Abra la carpeta descargada para ver esta información.
Como se mencionó anteriormente, debe asegurarse de tener un programa adecuado para abrir el archivo CSV. Cualquier programa que admita su capacidad para abrir un documento de valores separados por comas funcionará bien para abrir el documento. Programas como Microsoft Excel o si está usando una computadora de escritorio Mac OS, también puede abrir el archivo usando Numbers.
Cuando abre el archivo CSV, puede preguntarse por qué hay tanta información; el archivo CSV tiene como objetivo ser lo más útil posible en muchos escenarios diferentes, por lo que Microsoft incluirá todas las diferentes columnas. Puede proceder a eliminar todas estas columnas adicionales si no las requiere y solo conservar las de nombre y correo electrónico. Al finalizar, habrá logrado exportar direcciones de correo electrónico de Outlook como CSV a su escritorio.
¿Cómo puede exportar todas las direcciones de correo electrónico desde un panel de administración?
Si tiene un panel de administración en Microsoft 365, puede exportar la lista de direcciones de correo electrónico de toda la organización que tiene disponible. Por ejemplo, si está ejecutando un informe sobre todas las direcciones de correo electrónico activas en su organización para crear una lista de correo, puede ir a la sección de administración y exportar todos esos contactos para crear la lista de correo.
Debe asegurarse de tener habilitados los permisos de administrador; un administrador global puede otorgar permisos de administrador.
- Ahora haga clic en el iniciador ilustrado por nueve puntos seguido de «Administrador».
- Haga clic en el menú desplegable de «Usuarios» y luego haga clic en «Usuarios activos».
- Seleccione la casilla de verificación junto al nombre para mostrar para seleccionar todas las direcciones de correo electrónico.
- Haga clic en «Exportar usuarios».
- Finalmente, haga clic en «Continuar» para completar el proceso.
Una vez que haya completado los pasos, habrá logrado exportar todas las direcciones de correo electrónico a un formato CSV. Como usuario administrador, puede usar esta información para crear su lista de correo o reportar esta información si es necesario.
¿Qué programas pueden abrir un archivo CSV?
Los editores de texto básicos pueden abrir archivos CSV, ya que el archivo de exportación es esencialmente un documento de texto donde las comas ahora separan el contenido de las celdas. Pero algunos programas le permitirán ver el contenido de un archivo CSV en formato de hoja de cálculo.
Programas comunes para abrir archivos CSV:
| Microsoft Excel | |
| intuición acelerada | |
| LibreOffice | |
| Apache Open Office |
Cómo abrir un archivo CSV en Microsoft Excel
Deberá usar la versión de la aplicación para abrir un archivo CSV en Excel. Actualmente, no puede importar archivos CSV en la versión en línea de Excel. Una solución alternativa sería reemplazar las comas en el archivo CSV con tabulaciones y luego pegar el contenido en una hoja de cálculo en blanco.
- Abra Excel y haga clic en «Datos» en el menú superior.
- Luego haga clic en «Desde texto/CSV».
- Localice y seleccione su archivo CSV.
- Luego haga clic en el botón «Importar».
- Verá una vista previa de la hoja de cálculo. Haga clic en el botón «Cargar» para completar la importación.
También puede leer nuestra guía sobre Cómo importar datos de CSV a la lista de SharePoint.
Conclusión
Gracias por leer nuestro contenido sobre cómo puede exportar todas las direcciones de correo electrónico a un archivo CSV. Proporcioné un par de métodos que puede usar para ayudar a exportar direcciones de correo electrónico a archivos CSV. El primer método proporcionado es para usuarios generales con una dirección de correo electrónico genérica y una lista de contactos que les gustaría exportar.
El segundo método que proporcioné está diseñado para usuarios administradores que deseen exportar una lista completa de direcciones de correo electrónico de la organización para crear una lista de correo o informar información si es necesario. Si encuentra algún problema al intentar seguir los pasos, deje un comentario a continuación y lo abordaremos.
