Transferencias de dominio de Microsoft 365 Exchange Online: fase de validación, parte II

¡Bienvenido de nuevo! Si te perdiste la primera parte, asegúrate de leerla antes de continuar. Además, asegúrese de consultar nuestros artículos anteriores sobre el tema para ponerse al día.

En el blog anterior de esta serie, cubrimos cómo prepararse para los eventos piloto al profundizar en las opciones de adquisición de dominios, el entorno, las dependencias de terceros, el directorio, las configuraciones de cuentas y las propiedades, además de establecer un grupo de usuarios piloto con dispositivos representativos.

En esta edición, aprenderá sobre quién, qué, dónde, cuándo y por qué validar el plan de comunicación actual desarrollado durante la fase de estrategia del proceso.

Comunicar el plan

La comunicación efectiva es crucial durante todo el proceso de migración de Prueba de concepto (POC). Es importante informar a todas las partes interesadas relevantes sobre el cronograma, el alcance, los objetivos y el impacto potencial del proyecto en las operaciones comerciales. Esto ayudará a garantizar que todos los involucrados estén en la misma página y puedan trabajar juntos para minimizar cualquier posible interrupción.

Además de las partes interesadas internas, también es importante identificar y comunicarse con cualquier parte externa que pueda verse afectada por la migración del dominio, como proveedores o clientes que confían en sus sistemas. Esto ayudará a minimizar las posibles interrupciones en sus operaciones comerciales y garantizará una transición exitosa al nuevo inquilino.

¿Con quién debemos comunicarnos?

Como se indicó anteriormente, debe comunicarse con todas las partes interesadas relevantes que se ven afectadas por la migración del dominio. Esto incluye administradores de TI responsables de Active Directory, Azure Active Directory, Azure AD Connect, administración de DNS, seguridad, soporte de escritorio para usuarios finales y personas de contacto clave para cualquier sistema de dependencia de terceros que se verá afectado por la migración del dominio.

Además, debe informar a los usuarios finales que se verán afectados por la migración y proporcionarles el soporte y los materiales de comunicación adecuados. Es esencial establecer líneas claras de comunicación y asegurarse de que todos los involucrados conozcan el plan de migración, los plazos y cualquier impacto potencial en sus sistemas o flujos de trabajo.

¿Cuándo se deben comunicar las cosas?

Aquí hay un cronograma de ejemplo para comunicarse con las partes interesadas durante una migración de dominio de Exchange Online:

Antes de la migración: al menos 4 semanas antes de la fecha de inicio de la migración planificada, envíe una comunicación inicial a todas las partes interesadas. Esta comunicación debe presentar el proyecto de migración, explicar el motivo de la migración y brindar una descripción general del impacto esperado en los usuarios finales y las operaciones comerciales.

Implementación técnica: 2 semanas antes de la fecha de inicio de la migración, envíe una comunicación a los administradores de TI. Esta comunicación debe brindar detalles sobre la implementación técnica de la migración, incluidos los cambios necesarios en los registros DNS o las reglas del firewall, y resaltar los posibles riesgos o problemas que puedan surgir durante la migración.

Conocimiento del usuario: 1 semana antes de la fecha de inicio de la migración, envíe una comunicación a los usuarios finales. Esta comunicación debe explicar el motivo de la migración, proporcionar una descripción general del impacto esperado en su acceso y uso del correo electrónico, proporcionar detalles sobre cualquier cambio en sus credenciales de inicio de sesión y describir los pasos necesarios que deben seguir para prepararse para la migración.

Inicio de la migración: el día de la fecha de inicio de la migración, envíe una comunicación a todas las partes interesadas. Esta comunicación debe confirmar que la migración está comenzando y proporcionar las actualizaciones o cambios necesarios en el plan de migración.

Posterior a la migración: dentro de las 24 horas posteriores a la finalización de la migración, comuníqueselo a todas las partes interesadas. Esta comunicación debe confirmar que la migración está completa, proporcionar una descripción general de cualquier problema o inquietud conocida y describir los pasos necesarios para que los usuarios accedan a su correo electrónico en el nuevo dominio.

¿Qué se debe comunicar a las partes interesadas?

Al comunicar sobre el piloto de migración de dominio, es importante proporcionar información clara y concisa sobre el propósito del piloto, lo que implicará y lo que las partes interesadas pueden esperar durante todo el proceso.

Como mínimo, comunique lo siguiente a las partes interesadas:

Propósito y alcance del piloto: Explique las metas y objetivos del piloto y qué áreas específicas cubrirá. Esto debe incluir información sobre qué sistemas o servicios se migrarán y cualquier tiempo de inactividad esperado.

Cronograma: Proporcione un cronograma detallado para el piloto, incluidos los hitos clave y los plazos. Esto permitirá a las partes interesadas planificar en consecuencia y estar al tanto de cualquier posible interrupción.

Funciones y responsabilidades: defina claramente las funciones y responsabilidades de cada parte interesada involucrada en el piloto, incluidos los administradores de TI, los usuarios finales y cualquier proveedor externo.

Plan de comunicación: describa cómo y cuándo se comunicará con las partes interesadas a lo largo del piloto. Esto debe incluir detalles sobre qué canales utilizará para comunicarse, como correo electrónico, reuniones o una herramienta de gestión de proyectos dedicada.

Plan de contingencia: Explique lo que sucederá si hay problemas o problemas inesperados durante el piloto. Esto debe incluir detalles sobre cómo identificará y abordará los problemas y cuál es el plan si es necesario retrasar o cancelar el programa piloto.

Comentarios y evaluación: Explique cómo recopilará los comentarios de las partes interesadas y evaluará el éxito del piloto. Esto puede ayudarlo a identificar áreas de mejora y garantizar un proceso de migración más fluido cuando llegue el momento de migrar todo el dominio.

¿Qué se debe comunicar a los usuarios finales?

Para los usuarios finales, comunicar lo siguiente:

Una descripción general de alto nivel del proyecto de migración del dominio, incluidas las razones detrás de la migración y los beneficios que traerá a la organización.

Un cronograma de la migración, incluido cuándo comenzará y finalizará, así como las fechas u horas específicas en las que puede haber interrupciones en el servicio.

Cualquier acción que los usuarios finales deban realizar antes, durante o después de la migración. Por ejemplo, si necesitan actualizar alguna contraseña o configuración, o si necesitan iniciar sesión en un portal o sistema diferente.

Una lista de recursos disponibles para los usuarios finales que necesitan ayuda o soporte durante el proceso de migración. Esto puede incluir información de contacto de soporte de TI, preguntas frecuentes u otra documentación.

La seguridad de que sus datos e información estarán protegidos durante el proceso de migración y que podrán acceder a sus recursos una vez que se complete la migración.

Un recordatorio de que los canales de comunicación estarán disponibles para que los usuarios informen cualquier problema que puedan experimentar durante o después de la migración.

En general, es importante comunicar los cambios y los impactos de la migración a los usuarios finales de manera concisa, abordando cualquier inquietud que puedan tener y brindando asistencia según sea necesario.

Este es un ejemplo muy básico de comunicación que podría enviarse a los usuarios finales antes de que comience la migración:

Asunto: IMPORTANTE: Próxima migración de correo electrónico e impacto en sus credenciales de inicio de sesión

Estimado [User], Queríamos informarle que realizaremos una migración que lo afectará a partir del [date and time]. Esta migración nos permitirá brindarle un mejor servicio y brindar características y funciones mejoradas dentro de Microsoft 365. Durante esta migración, habrá una suspensión temporal de su servicio de correo electrónico, lo que significa que no podrá acceder a su correo electrónico durante un período. Entendemos que esto puede ser un inconveniente, pero trabajaremos para mantener el tiempo de inactividad al mínimo. Además, nos gustaría informarle que una vez que se complete la migración, continuará utilizando el mismo dominio de correo electrónico para acceder a su correo electrónico y otros recursos de la empresa. Su antiguo dominio de correo electrónico ya no proporcionará acceso a los recursos en el arrendatario anterior. Sin embargo, puede cambiar temporalmente a su dominio onmicrosoft.com para autenticarse en los recursos antiguos mientras estén disponibles. Para ayudarlo a prepararse para la migración, hemos creado una lista de preguntas frecuentes (FAQ) y «Cómo hacer» que pueden resultarle útiles. Puedes acceder a estas preguntas frecuentes [insert link to FAQs]. Pedimos disculpas por cualquier inconveniente que esto pueda causar y agradecemos su paciencia y comprensión durante esta transición. Si tiene alguna pregunta o inquietud, no dude en comunicarse con nuestro equipo de soporte de TI en [support email/phone number]. ¡Gracias por su cooperación y comprensión mientras continuamos mejorando la privacidad, la seguridad y la productividad! Atentamente, [Department and Name]

Es posible que este ejemplo no refleje los impactos en su entorno, así que utilícelo solo como una plantilla de referencia para comunicarse con su población de usuarios finales.

¿Que sigue?

Vuelva a sintonizar nuestro artículo final sobre la fase de validación de su proyecto de migración. Para nuestra edición final, cubriremos la auditoría piloto adecuada y la documentación de los resultados para realizar los ajustes finales al plan antes de presentarlo al equipo de proyecto más grande durante la fase de implementación.