Lo que estoy describiendo en este artículo está muy cerca de mi corazón. Antes de ingresar a la consultoría de SharePoint, pasé más de 15 años en la gestión de proyectos, donde trabajé para todo tipo de industrias, desde finanzas hasta venta minorista y médica, administrando proyectos relacionados con TI. Como gerente de proyectos, utilicé todo tipo de software de gestión de proyectos. Naturalmente, también usé SharePoint para la gestión de proyectos. Como consultor de SharePoint ahora, también educo mucho a mis clientes sobre las capacidades de administración de proyectos de SharePoint y otras aplicaciones de Microsoft 365. De hecho, ayudé a muchos de mis clientes a pasar del software de administración de proyectos actual que usan al conjunto de aplicaciones de Microsoft 365. Y, por supuesto, la pregunta obvia aquí es: ¿Cómo se compara Microsoft 365 con otro software de gestión de proyectos en el mercado? ¿Tiene sentido cambiar de uno a otro o usar ambos? En este artículo, compararé ambas opciones para que puedas decidir por ti mismo.
¿Qué es el software de gestión de proyectos?
Primero, creo que es importante definir toda la terminología de la que estoy hablando. Por software de gestión de proyectos, me refiero a que las empresas de aplicaciones basadas en web de software como servicio (SaaS) dedicadas utilizarían específicamente para la gestión de proyectos. Los siguientes serían los elementos que normalmente se encuentran en este tipo de aplicaciones:
- Administración de tareas
- Gestión de documentos
- Capacidades de chat
- Administracion de recursos
- Administración de presupuesto
- Gestión de riesgos
- Gestión de problemas
- Capacidades de informes de estado del proyecto
Los ejemplos de software de gestión de proyectos incluyen algunos nombres conocidos como Asana, ClickUp, Wrike, Smartsheet, Monday.com y algunos software de gestión de proyectos menos conocidos y específicos de la industria.
Ejemplo del software de gestión de proyectos de Asana
Ejemplo del software de gestión de proyectos Monday.com
¿Qué es Microsoft 365?
Microsoft 365 es un conjunto de aplicaciones basado en la nube que incluye Outlook Email Client, capacidades de gestión de documentos de SharePoint/OneDrive, Microsoft Teams, Planner, Lists y muchas otras aplicaciones de colaboración. Recientemente escribí una publicación separada sobre el tema, así que échale un vistazo aquí.
Ejemplo de aplicaciones de Microsoft 365
Ventajas de usar un software de gestión de proyectos independiente
Conjunto homogéneo de herramientas
Como se explica en la sección anterior y en esta publicación, Microsoft 365 no es una sola herramienta, sino un conjunto de herramientas/aplicaciones unidas a través del ecosistema de Microsoft 365. Por lo tanto, es como un Lego® de aplicaciones que usted arma y usa según sus necesidades. Entonces, para usar todas estas aplicaciones separadas, debe estar bien familiarizado con ellas y ser consciente de la arquitectura y su lugar dentro del ecosistema de Microsoft 365. Este no es el caso con el software de gestión de proyectos independiente. Usted chatea y almacena archivos y administra tareas, todo en un solo lugar, en una sola herramienta.
Todas las funciones de colaboración disponibles en un solo lugar (Ejemplo: Asana)
Disponibilidad de plantillas y artefactos de gestión de proyectos
Este es otro gran beneficio del software de gestión de proyectos independiente. Dado que estas herramientas se diseñaron específicamente para la gestión de proyectos, ya tienen plantillas y capacidades para muchos artefactos y escenarios de gestión de proyectos. Por ejemplo, necesita almacenar y organizar los riesgos (registro de riesgos); ya existe un lugar para eso. Necesidad de administrar el registro de problemas; también existe una plantilla específica. Algunas aplicaciones también pueden tener plantillas para cronogramas de proyectos según el tipo de proyecto que desee administrar.
Ejemplo de plantillas de proyectos disponibles en Asana
Desventajas de usar un software de gestión de proyectos independiente
Costo adicional
También hay algunas desventajas. El primero que viene a la mente es el costo adicional. Si su organización ya está pagando por Microsoft 365, es posible que no tenga mucho sentido pagar más por el software de administración de proyectos de terceros, especialmente si la mayoría de los requisitos se pueden cumplir en Microsoft 365.
Cambio de contexto
Del mismo modo, si su organización ya usa Microsoft 365, los usuarios necesitarán cambiar constantemente entre los dos ecosistemas. Por ejemplo, usar SharePoint y Teams para cosas que no son proyectos e Intranet y usar software de gestión de proyectos de terceros independiente para proyectos.
Posible duplicación de contenido
En relación con lo anterior, el uso de dos herramientas diferentes también podría conducir a la duplicación de contenido, ya que podría haber una línea gris donde se podrían almacenar ciertos documentos o conversaciones (Teams/SharePoint o la aplicación de gestión de proyectos).
Software adicional para aprender
Esto es probablemente genérico para cualquier situación en la que se utilicen múltiples aplicaciones de software, pero cuantas más aplicaciones tenga, más software y herramientas habrá para aprender para el personal. Ser competente en uno no significa que seas hábil en otro. Por lo tanto, deberá asegurarse de que sus usuarios/empleados estén familiarizados con ambas aplicaciones y que tenga pymes con ambos ecosistemas.
Configuración única de seguridad y cumplimiento
Este es también otro problema potencial con el uso de múltiples aplicaciones. SharePoint y otras aplicaciones dentro del ecosistema de Microsoft 365 tienen capacidades sólidas de retención, administración de registros y cumplimiento. Es posible que este no sea el caso con el software de proyecto de terceros que utiliza. Por lo tanto, es posible que termine en una situación en la que parte del contenido se adhiera a políticas de retención estrictas y otro no, o sí, pero bajo una política diferente o menos estricta.
Ventajas de usar Microsoft 365 para la Gestión de Proyectos
El uso de Microsoft 365 para la gestión de proyectos conlleva muchos beneficios. Éstos son algunos de ellos.
Sólidas capacidades de gestión de documentos
Dado que Microsoft 365 se basa en SharePoint para la gestión de documentos, está en buenas manos con un buen DMS para los documentos de su proyecto. De forma predeterminada, obtienes todas las campanas y silbatos que salen de la caja. Y estas son características verdaderas y sorprendentes que no tienen precio cuando se administran proyectos: Historial de versiones, Check In/Check Out y coautoría.
Ejemplo de la función Historial de versiones en SharePoint Online (Microsoft 365)
Ejemplo de función de Check-Out en SharePoint Online (Microsoft 365)
Sólidas capacidades de chat/videoconferencia
Un componente importante de la gestión de proyectos es, obviamente, la comunicación. Gracias a Teams, esto es una obviedad en Microsoft 365. La capacidad de chatear y programar reuniones permite una colaboración fluida e instantánea con el equipo del proyecto que actualmente trabaja de manera remota.
Aplicación de Microsoft Teams dentro de Microsoft 365
Integración de herramientas de gestión de tareas con Teams
También hablaré sobre la administración de tareas un poco más adelante, pero lo que hace que el componente de administración de tareas sea realmente único es el hecho de que está estrechamente integrado con Teams. La capacidad de fusionar las tareas del planificador con las tareas pendientes personales y reunirlas todas dentro de Teams es realmente asombrosa.
Ejemplo de la aplicación Tasks by Planner en Teams donde reúne tareas personales y grupales
Coste-beneficio
Si puede confiar únicamente en Microsoft 365 para la gestión de proyectos, le está ahorrando un poco de dinero a su empresa, ya que puede usar una sola herramienta para la intranet de la empresa, las cosas operativas y la gestión de proyectos.
Desventajas de usar Microsoft 365 para la gestión de proyectos
Contenido por todas partes
Como se mencionó anteriormente en este artículo, Microsoft 365 es un ecosistema que consta de todas las diferentes aplicaciones, diseñadas y creadas en diferentes momentos y para diferentes propósitos. Eso significa que tendrá datos/contenido almacenado en todas estas diferentes aplicaciones. Los documentos residirán en SharePoint y OneDrive, las tareas se organizarán en Planner o Project for the Web, los registros de problemas y riesgos se crearán en Listas y las conversaciones se almacenarán en los canales de Teams. Por lo tanto, deberá asegurarse de que todos estos elementos se gestionen, conserven y administren correctamente y que ninguno se elimine o elimine accidentalmente.
Falta de plantillas y artefactos específicos para la gestión de proyectos
Dado que Microsoft 365 no es una aplicación de administración de proyectos dedicada y se usa en varios casos de uso, no tiene muchas plantillas y artefactos específicos de administración de proyectos. Hay una plantilla de Teams en Teams y un diseño de sitio personalizado para un sitio de proyecto, pero todo lo demás debe crearse manualmente.
Ejemplo de Equipo de Proyecto en Teams
Ejemplo de una plantilla de sitio de proyecto disponible en SharePoint Online
Demasiadas opciones para un caso de uso
Otro problema con Microsoft 365 es que sufre el síndrome de «Qué usar cuando». Hay muchas herramientas dentro de Microsoft 365 que hacen lo mismo, y antes de embarcarse en un viaje de administración de proyectos, primero debe establecer estándares y aplicaciones comunes para usar dentro de su organización/oficina de administración de proyectos (PMO). Por ejemplo, tenemos Planner y Project for the Web, y algunos argumentarían Lists, que podrían usarse para la gestión de proyectos. Asimismo, también tenemos Teams y Yammer. En este artículo, comparo varias herramientas de tareas disponibles en Microsoft 365.
Ejemplo de varias aplicaciones en Microsoft 365 que son capaces de administrar tareas
Necesita construir automatización e informes manualmente
Este es otro problema/limitación que muchas herramientas de PM no tienen. No hay automatización de gestión de proyectos o informes disponibles de forma inmediata. Sí, puede crear flujos de trabajo en Microsoft 365 con la aplicación Power Automate, pero debe definir los procesos y crear los flujos de trabajo correspondientes manualmente. Del mismo modo, si es un administrador de proyectos y necesita obtener rápidamente un panel sobre el estado de uno o varios proyectos, deberá configurar manualmente los informes/paneles adecuados en Power BI.
Integración entre Teams y software de gestión de proyectos de terceros
Si está debatiendo si quedarse con su software de administración de proyectos actual o cambiar por completo al conjunto de aplicaciones de Microsoft 365, esta característica que estoy a punto de describir definitivamente afectará su decisión. El software de gestión de proyectos más conocido como Asana, ClickUp, Monday.com, Wrike, Smartsheet, etc., tiene integración con Microsoft Teams, donde puede agregar esas aplicaciones como pestañas en los canales de Teams y esencialmente asociar proyectos que ya administra en otros lugares con Teams. /Microsoft 365 Grupos. Esta opción es excelente si ya configuró algunas reglas, flujos de trabajo, plantillas y metodología en el software PM y solo desea mejorar la colaboración agregando el poder de Microsoft Teams.
Ejemplo de integración de Asana con Microsoft Teams
Una lista de muestra de aplicaciones de software de gestión de proyectos disponibles para la integración con Microsoft Teams
Resumen
Si debe o no cambiar a Microsoft 365 o permanecer en su plataforma de administración de proyectos actual depende de varios factores que describí anteriormente. Aquí no existe una matriz de decisión de tipo único para todos. El costo definitivamente podría ser un factor decisivo para muchos. Aun así, al mismo tiempo, la integración y la estandarización más estrictas de los artefactos, procesos y flujos de trabajo de gestión de proyectos disponibles en el software de gestión de proyectos también son muy atractivas, especialmente para las organizaciones con PMO formales.
