Cómo convertir el buzón de correo del usuario en compartido después de la terminación del usuario en Office 365

Los departamentos de recursos humanos y TI de las organizaciones que usan Office 365 pueden preocuparse cuando un empleado se va. Esto se debe a que los procedimientos de finalización incorrectos pueden provocar la pérdida de datos o implicaciones de seguridad. Por lo tanto, convertir una cuenta de usuario estándar en un buzón de correo compartido será útil si está a punto de despedir a un empleado. Aquí, demostraré cómo cambiar el buzón de correo de un usuario en Office 365 de un buzón de correo de usuario general a uno compartido después de que la persona haya dejado la empresa.

Convierta el buzón de un usuario en un buzón compartido en Office 365:

  • En primer lugar, abra Office 365.
  • Haga clic en el iniciador seguido de «Administrador».
  • De la lista de centros de administración, seleccione el que se llama «Exchange».
  • En el panel de administración de Exchange, haga clic en el menú desplegable «Destinatarios».
  • En el menú desplegable de destinatarios, haga clic en la opción llamada «Buzones».
  • En la sección Administrar buzones, seleccione un usuario cancelado.
  • Haga clic en «Más opciones», ilustrado por tres puntos horizontales.
  • Ahora haga clic en la opción «Convertir en buzón compartido».
  • Haga clic en «Convertir» para completar el proceso.

Al finalizar, habrá convertido un buzón de correo de usuario estándar en un buzón de correo compartido al que pueden acceder los miembros ejecutivos. Ahora puede acceder al contenido de este buzón para asegurarse de que no haya actividades misceláneas que puedan causar una posible brecha de seguridad. También podrá conservar información y comunicaciones que puedan quedar almacenadas en dicho buzón.

La conversión de un buzón normal en uno compartido debe hacerse inmediatamente después de que un usuario abandone la organización. No lo dude, ya que aún pueden tener acceso al contenido en la organización. La conversión a un buzón de correo compartido asegurará que la información dentro del buzón ya no se vea comprometida.

Una guía detallada sobre cómo convertir el buzón de correo del usuario en compartido después de la finalización del usuario en Office 365

Si necesita ayuda con los pasos, puede usar nuestra guía detallada, que incluye una lista de recursos y capturas de pantalla para ayudarlo en el proceso.

Necesitará permisos de administrador para completar estos pasos. Un administrador global debe asignarle los permisos correctos si actualmente no los tiene.

  • Haga clic en el iniciador seguido de «Administrador».

Nueve puntos ilustran el lanzador en Office 365 en la esquina izquierda. Deberá hacer clic en este para acceder a las aplicaciones. Y desde las aplicaciones, deberá hacer clic en «Administrar». Si no tiene permiso, no podrá acceder a las opciones requeridas en el Centro de administración.

  • De la lista de centros de administración, seleccione el que se llama «Exchange».

Si no ve la opción de Exchange, debe hacer clic en la opción “Mostrar todo”. A veces, si no ancla ciertas aplicaciones, no aparecerán en el menú principal.

  • En el panel de administración de Exchange, haga clic en el menú desplegable «Destinatarios».
  • Desde el destinatario, haga clic en el menú desplegable en la opción llamada «Buzones».
  • En la sección de buzones, seleccione un usuario dado de baja.
  • Haga clic en «Más opciones», ilustrado por tres puntos horizontales.
  • Ahora haga clic en la opción «Convertir en buzón compartido».
  • Haga clic en «Convertir» para completar el proceso.

Estos son algunos puntos adicionales a tener en cuenta al convertir una cuenta normal en un buzón de correo compartido

Antes de cambiar el buzón del usuario a uno compartido, el buzón del usuario debe tener una licencia. De lo contrario, no tendrá la opción de convertir el buzón. En ese caso, reinstale la licencia si la eliminó para que pueda convertir el buzón. Luego, puede eliminar la licencia de la cuenta del usuario después de cambiar el buzón de correo del usuario a un buzón de correo compartido.

No es necesario cambiar la contraseña de la cuenta de usuario. El nombre de usuario y la contraseña originales seguirán funcionando en el buzón compartido una vez que se complete la conversión si no cambia la contraseña. Sin embargo, le sugiero que cambie la contraseña para proteger la cuenta.

Cómo bloquear el inicio de sesión de usuario de Office para mayor seguridad

Si recientemente realizó cambios para proteger a su empresa de los usuarios que abandonaron una organización, querrá asegurarse de que no tengan forma de volver a ingresar a la cuenta. Una forma de hacerlo es bloquear el proceso de inicio de sesión en su cuenta de usuario. Si no puede eliminar instantáneamente la cuenta de usuario, puede bloquear su acceso de inicio de sesión a la cuenta. Si ese usuario intenta iniciar sesión en su cuenta de Office 365, obtendrá una restricción que le impedirá ingresar.

  • En el panel de administración de Office 365, haga clic en «Usuarios».
  • En el menú desplegable de usuarios, haga clic en «Usuarios activos».
  • Elija el usuario que se ha dado de baja recientemente.
  • Haga clic en «Bloquear inicio de sesión».
  • Finalmente, haga clic en «Guardar».

Al finalizar, habrá logrado restringir el inicio de sesión de usuarios terminados. El usuario ya no podrá acceder a su cuenta de Office 365 porque ha sido restringida. Si ya iniciaron sesión en la cuenta y están activos en el programa Office 365, la próxima acción que realicen los bloqueará inmediatamente.

Conclusión

Gracias por leer nuestra guía y cómo puede convertir un buzón de correo de usuario normal en un buzón de correo compartido para un usuario que ha sido dado de baja de una empresa. He proporcionado los pasos sobre cómo puede lograr esto, así como una guía detallada si necesita más ayuda. Si desea agregar una capa adicional de seguridad, también proporcioné una guía sobre cómo puede bloquear el inicio de sesión para el usuario cancelado. Si necesita más ayuda, deje un comentario a continuación y abordaremos los problemas.