Microsoft Teams anunció recientemente una nueva función de encuesta durante las reuniones de Teams. Resulta que son muy simples y fáciles de usar, pero tampoco muy robustos. Los presentadores de la reunión administran las preguntas y cualquiera en la reunión (presentadores y asistentes) puede responder. También hay algunas limitaciones que querrá tener en cuenta a medida que se sumerja en el mundo de las encuestas de reuniones. Pero en general, estos pueden ser realmente útiles para obtener respuestas rápidas y de amplio alcance en sus reuniones diarias. Para ver una descripción general en video sobre cómo usar las encuestas en las reuniones, haga clic en Reproducir a continuación.
Antes de que pueda crear encuestas en su reunión, debe habilitar Microsoft Forms en la propia reunión. Parece que tendrá que hacer esto como requisito previo para cualquier reunión en la que quiera usar encuestas. A partir de ahora, no puede usar encuestas en reuniones de canal. Eso es un gran revés para mucha gente y puede hacer que las encuestas sean inútiles para la mayoría de sus reuniones. Sin embargo, si no he perdido su interés, para agregar formularios a su reunión, debe tener una reunión programada y debe ser un presentador (u organizador, pero casi todos los organizadores son presentadores).
En su calendario de Teams, haga clic en la reunión y haga clic en expandir o Chatear con los participantes. En la parte superior de la página de la reunión, haga clic en + para crear una nueva pestaña y seleccione Formularios. Siga con cualquier solicitud de la aplicación.
Primero debe habilitar Microsoft Forms en su reunión.
Una vez que haya agregado Microsoft Forms a su reunión, verá una pestaña Encuestas y esa pestaña lo invitará a crear una nueva encuesta. Es importante saber que estos son llamados «encuestas» por una razón. Cada encuesta es una pregunta de opción múltiple. Este no es un formulario de Microsoft Forms; no puede tener varias preguntas, no puede incluir respuestas completas o preguntas de calificación, y la opción múltiple no admite «otro» como opción. Las respuestas pueden ser botones de radio (seleccione una respuesta) o casillas de verificación (seleccione todas las respuestas apropiadas); está limitado a seis respuestas; los resultados se pueden compartir con todos durante la votación; y puede configurar todas las respuestas para que sean anónimas.
Continúe y haga clic en + Crear nueva encuesta. Escribe tu pregunta y agrega tus respuestas. Si necesita más opciones de respuesta, haga clic en + Agregar opción. Recuerde, está limitado a seis respuestas. Si desea permitir varias respuestas por persona, active Varias respuestas para habilitarlas.
Cree una encuesta, en realidad, una pregunta, a la vez.
Continúe creando encuestas antes de su reunión. Los verá todos en la pestaña Encuestas de la reunión.
Las encuestas esperan hasta que las lanza durante la reunión.
Una vez en su reunión, puede iniciar sus encuestas. En la barra de herramientas de la reunión, haga clic en el nuevo botón de Microsoft Forms, que muestra una lista de todas sus encuestas. Supongo que necesita usar la experiencia de reunión moderna para que esto funcione. Para cada encuesta, puede iniciar, editar o eliminar. Si elimina la encuesta, ya no estará disponible para usted ni para nadie más en la reunión.
Haga clic en el ícono de Formularios para ver sus encuestas y administrarlas.
Cuando esté listo, haga clic en Iniciar en su encuesta. Usted y todos los demás en la reunión verán la encuesta. Si está en la experiencia de reunión moderna, la encuesta aparece en el medio de la pantalla y muestra el estado de la encuesta como En vivo. Si está en la experiencia de reunión anterior (por ejemplo, si se une en un navegador o en un dispositivo móvil), no verá esta ventana emergente. Sin embargo, recibirá una notificación del chat sobre la encuesta. De hecho, la aplicación Formularios le enviará la encuesta en el chat donde puede completar el formulario y enviarlo.
Responda a una encuesta directamente desde la ventana emergente. Esta es la vista de un presentador. Teams en la web todavía usa la experiencia de reunión anterior, por lo que Forms se comunica con usted a través del chat de la reunión. Esto pasa a ser desde la vista de un asistente. Solo ven la encuesta en vivo y las respuestas se actualizan automáticamente a medida que se envían.
La ventana emergente es muy elegante y me gusta mucho. Para la situación en la que no puede usarlo (en la web o en el móvil), el chat de la reunión será suficiente. Parece que están usando las nuevas versiones de tarjetas adaptables para proporcionar la pregunta y los resultados. Todo se actualiza automáticamente in situ como cabría esperar. Sin embargo, noté una diferencia de funcionalidad entre la ventana emergente de la encuesta y la tarjeta de chat: a saber, puede cambiar su voto en el chat pero no puede hacerlo a través de la ventana emergente. Entonces, si no desea que la gente cambie los votos, asegúrese de cerrar la encuesta poco después de iniciarla.
Una vez que se completa el tiempo asignado para responder la encuesta, el presentador debe cerrar la encuesta. Esto solidifica las respuestas y evita que las personas que no respondieron respondan en el futuro y que las personas que respondieron cambien su respuesta. También le brinda un informe más sólido si desea exportar los resultados, lo que puede hacer desde el menú desplegable Ver opciones debajo de cada encuesta. Una vez que se cierre la encuesta, la verá etiquetada como tal. Siempre puede reabrir una encuesta en el mismo menú si lo desea.
Opciones de una encuesta de Teams en vivo.
Si desea trabajar con los datos, puede exportar los resultados de cada encuesta como un archivo de Excel (curiosamente, no es un csv, que prefiero, pero Microsoft normalmente no lo hace). Se le proporciona la hora de inicio de la encuesta, la hora de finalización de la encuesta, el nombre y el correo electrónico del respondedor y la respuesta que proporcionó. Tenga en cuenta que no hay exportación de resultados de sondeo de toda la reunión; tiene que exportar los resultados de cada encuesta, lo que significa que cada encuesta que realiza tiene un archivo de Excel separado que se descarga.
En el menú Ver opciones, puede eliminar una encuesta, incluidas las encuestas que están activas y tienen respuestas. Si están en vivo, las tarjetas en el chat se eliminarán y el espacio que ocuparon simplemente dirá «actualizado». Básicamente sigue siendo una tarjeta dinámica, excepto que el contenido ahora está vacío.
Hay algunas cosas clave que debe tener en cuenta aquí mientras se sumerge en las encuestas. Mencioné la mayoría de ellos anteriormente, pero si no está dispuesto a leer todo, aquí hay una lista centralizada:
En general, esta es una buena característica para tener en Teams. Sé que muchas personas han estado esperando esto desde que Skype for Business tenía algo similar (si no más sólido) durante años, por lo que acerca a Teams a la paridad de funciones con su antecesor. Definitivamente no es perfecto, pero hará el trabajo para probablemente el 75% de las necesidades de la mayoría de las personas, lo cual es genial si me preguntas. La experiencia del usuario también es una gran ventaja en la experiencia de reunión moderna. No es tan bueno en el chat, aunque es bueno saber que puedes volver a mirar las cartas en el futuro ya que el chat persiste.
De todos modos, ¿qué piensas? ¿Usará encuestas en sus reuniones de Teams? ¿Has estado jugando con ellos? ¿Qué ha aprendido, especialmente qué minas terrestres debemos evitar? ¡Deja un comentario a continuación para que otros puedan tomar nota!
