Durante el evento Microsoft Ignite de la primavera de 2021, Microsoft anunció los seminarios web de Microsoft Teams. Puede ver la sesión a pedido aquí y el anuncio del blog de Teams aquí. Esto también se vincula con el elemento 80099 de la hoja de ruta de Microsoft 365, entre otros.
Microsoft Teams: Hoja de ruta del seminario web de Teams
Espera un segundo… ¿Pensé que ya podrías usar equipos para webinars? Sí, pero faltan algunas características. Por ejemplo, la capacidad de configurar el registro antes del evento, crear una campaña de correo electrónico basada en el registro y la asistencia al evento, administrar el audio o video de los asistentes, la capacidad de limitar la función de chat para los asistentes en un evento de reunión típico, use preguntas y respuestas, la lista sigue y sigue.
Para ver una descripción general en video de este tema, presione reproducir a continuación. De lo contrario, continúa leyendo.
Algunas de estas funciones están disponibles en las reuniones de Teams, otras en los eventos en vivo de Teams. En algunos casos, aún necesitará usar herramientas de terceros para ofrecer una experiencia de seminario web comparable a la de algunos competidores. Si crea una reunión de Teams, puede invitar a presentadores y asistentes, así como a invitados, pero ¿cómo agrega la lista de invitados? ¿Tienes una lista que has creado desde otro lugar? ¿Está ingresando manualmente los nombres de los invitados o compartiendo el enlace a través de otro servicio como Meetup o Eventbrite? ¿Tiene una solución de terceros que utiliza como una forma de registrar invitados para el «seminario web de Teams»?
Microsoft Teams también admite eventos en vivo. Los eventos en vivo brindan una experiencia más basada en seminarios web pero con más gastos generales técnicos.
Los eventos en vivo de Teams son una extensión de las reuniones de Teams, lo que permite a los usuarios transmitir videos y contenido de reuniones a una gran audiencia en línea. Los eventos en vivo están destinados a comunicaciones de uno a muchos, donde el anfitrión del evento lidera las interacciones y la participación de la audiencia es principalmente para ver el contenido compartido por el anfitrión. Los asistentes pueden ver el evento en vivo o grabado en Yammer, Teams o Stream y pueden interactuar con los presentadores mediante preguntas y respuestas moderadas o una conversación de Yammer.
En eventos en vivo, los organizadores programan el evento en vivo y agregan productores y presentadores. Los productores inician y detienen el evento, ponen en cola a los presentadores y el contenido compartido antes de la transmisión en vivo, y moderan las preguntas y respuestas de la audiencia revisando las preguntas antes de publicarlas y respondiéndolas. En muchos casos, especialmente para aquellos de nosotros que estamos trabajando para ofrecer seminarios web en solitario, realizar un evento en vivo resulta un poco más difícil que una reunión de equipos normal. Por ejemplo, si no es el organizador del evento en vivo, no puede producir y presentar al mismo tiempo, lo que requiere dos personas para ejecutar el evento en vivo.
Aquí es donde los seminarios web de Microsoft Teams buscan satisfacer una necesidad. Los seminarios web de Teams se basan en las reuniones de Microsoft Teams, pero no son tan complicados de ofrecer como un evento en vivo de Teams. Los seminarios web de Teams le permiten configurar una página de registro de eventos, ver el informe de registro, enviar una confirmación por correo electrónico, administrar los roles de presentador y asistente, trabajar con grandes audiencias y más. Las reuniones de Teams actualmente admiten hasta 300 participantes, los seminarios web aumentarán esto a 1,000 asistentes con interactividad completa y hasta 20,000 con una experiencia de solo visualización.
Crear un seminario web
Veamos cómo configurar y ofrecer un seminario web de Microsoft Teams.
En el calendario del equipo, seleccione el menú desplegable junto a Nueva reunión y seleccione Webinar.
Programar un seminario web de Teams
Elija Requerir enlace de registro. Para solicitar el registro, elija entre Ninguno, Para personas de su organización e invitados o Para todos.
Configurar el registro del seminario web
A continuación, personalice el formulario de registro. Seleccione Ver formulario de registro.
Formulario de inscripción al seminario web de Teams
Este es el formulario que los asistentes completarán para registrarse en el seminario web. Puede proporcionar detalles del evento, como el título del evento, la fecha y la hora, y la descripción. También puede agregar nombres de oradores y biografías de oradores al formulario de registro. Cuando los asistentes se inscriban en el seminario web, deberán proporcionar su nombre, apellido y dirección de correo electrónico, todos los cuales son campos obligatorios. Como organizador del seminario web, puede agregar campos y preguntas adicionales al formulario. Desafortunadamente, no hay opciones para aplicar temas o diseños personalizados.
Actualización de mayo de 2021: ¡Puede agregar logotipos e imágenes de la empresa!
Cuando haya completado los Detalles del evento y las opciones Registrarse para este evento, puede Ver en el navegador para obtener una vista previa del formulario como asistente.
Vista previa del formulario de registro del seminario web de Teams
Tanto el formulario de registro como las pantallas de vista previa tienen una opción para Copiar enlace de registro. Copie este enlace para incluirlo en correos electrónicos, mensajes, redes sociales, páginas web o donde sea que anuncie sus eventos para anunciar el seminario web y aceptar registros de usuarios. También hay una opción para Ver en el navegador.
Al regresar a Microsoft Teams, puede completar la invitación a la reunión del seminario web. Puede invitar a presentadores adicionales, ya sean obligatorios u opcionales, como en una reunión de equipo. Haga clic en Enviar para enviar la invitación al seminario web a los presentadores adicionales.
Programar seminario web de Teams
Una vez que los asistentes potenciales acceden al enlace del seminario web, se les redirige al formulario del seminario web para ver los detalles del evento y registrarse para este evento. Se requerirá el nombre, apellido, correo electrónico y cualquier campo adicional que el organizador haya agregado al formulario para registrarse en el seminario web. Al hacer clic en Registrarse ahora, el asistente recibe una confirmación para el evento. Nos vemos en el evento!
Confirmación de inscripción al seminario web de Teams
Los asistentes también reciben un correo electrónico de confirmación con la dirección de correo electrónico que usaron para registrarse en el evento y un archivo .ics (un archivo de citas de calendario que funciona con la mayoría de las aplicaciones de calendario) para agregar el evento a su calendario. Haga clic en Unirse al evento para unirse al seminario web.
Confirmación del correo electrónico del seminario web de Teams
A los asistentes se les presentarán opciones para acceder al seminario web a través de la aplicación de escritorio de Microsoft Teams o continuar en el navegador web. Como asistente, la experiencia será la misma en la aplicación de escritorio o en el navegador web.
Únase al seminario web de Teams como asistente
Al igual que en una reunión de equipo, el asistente puede ajustar la configuración de audio y video antes de unirse al seminario web. Haga clic en Unirse ahora para continuar con el lobby del seminario web.
Vestíbulo de asistentes al seminario web de Teams
Una vez que los asistentes se han unido a la sala de espera, el organizador de la reunión puede admitir a los asistentes uno por uno o admitir a todos.
Actualmente, no hay opciones en Microsoft Teams para una experiencia de lobby personalizada con audio o video mientras los asistentes esperan que comience el evento. Microsoft MVP Tracy Van Der Schyff tiene un excelente tutorial sobre cómo crear una pantalla de lobby de Microsoft Teams Live Events en YouTube. Puede hacer lo mismo para las reuniones y seminarios web de Teams.
experiencia del asistente
Una vez que el asistente se une al seminario web, la experiencia es muy similar a una reunión normal de Teams. Tendrán acceso a controles de reunión, chat, reacciones y levantar la mano. Los asistentes pueden usar su video, silenciar o reactivar su audio y compartir contenido. Los organizadores de seminarios web pueden usar Opciones de reunión para limitar lo que un asistente puede hacer durante el evento.
Experiencia del presentador
Los presentadores del seminario web tendrán una experiencia de presentador como una reunión de Teams. Los presentadores pueden administrar a los participantes y chatear, ver las reacciones de la audiencia, ver las manos levantadas, iniciar/detener la grabación del seminario web y usar las salas de reuniones. También tendrán video, audio, compartir contenido y controles de reunión. El sondeo de una sola pregunta también está disponible en el chat.
Vista del moderador del seminario web de Teams
En el momento de la publicación de este blog, se admiten las salas de reuniones.
También se puede acceder a las opciones de reunión durante el seminario web. Esto permite que el presentador controle el lobby y admita a los asistentes al seminario web. Pueden administrar las funciones de los asistentes, como promover a un asistente a presentador. Esto es útil si un asistente tiene una pregunta técnica durante el evento: puede usar su micrófono y video para hacer su pregunta para que todos puedan escucharla y el presentador pueda responder. Los presentadores también pueden administrar la configuración para permitir que los asistentes dejen de silenciar, permitir el chat de la reunión y permitir las reacciones según los requisitos del seminario web.
Opciones de reunión de seminarios web de Teams
Los organizadores pueden descargar el registro del seminario web en cualquier momento. En el archivo de Excel encontrará vistas de la página de registro y una lista detallada de los participantes. Actualmente, no hay opciones para administrar los registros previos al seminario web, como eliminar un registro o evitar que un usuario registrado asista. Los organizadores pueden aprobar o rechazar manualmente a los asistentes mediante la función de lobby para evitar que los usuarios asistan, pero esto agrega responsabilidades adicionales a medida que avanza el evento.
Descargue el informe de registro del seminario web de TeamsInforme de registro del seminario web de Teams en Excel
Por último, los seminarios web no se pueden asociar con reuniones de canal de Teams.
Los seminarios web de reuniones de canal no son compatibles
Posterior al evento
Al finalizar el seminario web, el organizador del evento puede acceder al informe de asistentes. El informe muestra la participación de los asistentes, como quién asistió y cuánto tiempo participaron. Según Microsoft, «los informes de asistencia estarán disponibles para descargar este mes, y las capacidades de informes adicionales dentro de Teams estarán disponibles el próximo trimestre». Microsoft también anunció que «próximamente, después de un seminario web de Teams, los clientes pueden conectarse a Dynamics 365 Marketing para ofrecer una variedad de actividades de marketing, desde comunicaciones básicas de seguimiento hasta campañas de marketing relacional más sofisticadas».
Informe de asistentes al seminario web de Teams
Licencia
Según Microsoft, estas capacidades estarán disponibles para los usuarios con las siguientes licencias: Office 365 o Microsoft 365 E3/E5/A3/A5/Business Standard/Business Premium. Durante el resto de 2021, Microsoft ofrece disponibilidad temporal a los usuarios de Teams para probar las funciones con su suscripción comercial existente.
Lista de deseos
Durante las pruebas, noté algunas características que me gustaría ver implementadas en los seminarios web de Team en futuras actualizaciones.
• Función de preguntas y respuestas como en los eventos en vivo de Teams
• Sondeo de preguntas múltiples usando Microsoft Forms
• Personalización del correo electrónico de confirmación para la marca, los temas y los logotipos de la empresa.
• Gestionar las inscripciones previas al evento para controlar la asistencia.
• Vestíbulo personalizado con audio de sala de espera, video, temporizador de cuenta regresiva, preguntas frecuentes previas al evento.
Actualización de mayo de 2021: los seminarios web de Teams ahora admiten la personalización del formulario de registro para incluir logotipos e imágenes de la empresa.
Conclusión
Los seminarios web de Team son un buen comienzo para usar Teams para más que reuniones, especialmente para aquellas organizaciones que necesitan ofrecer seminarios web pero no quieren lidiar con los matices de los eventos en vivo de Teams. Los seminarios web admiten algunas características de las reuniones de Teams y los eventos en vivo. Con suerte, Microsoft continuará incorporando funciones de ambos a medida que maduren los seminarios web de Teams. Los seminarios web de Teams introducen formularios de registro y correos electrónicos de confirmación, características que algunos consideran muy atrasadas. En el lanzamiento, se admiten opciones adicionales para administrar el audio, el video, el chat y las reacciones de los asistentes. Para seminarios web más grandes, Teams admitirá a 1000 asistentes con interactividad completa y hasta 20 000 con una experiencia de solo lectura.
Descargo de responsabilidad
En el momento de la publicación, los seminarios web de Microsoft Teams están en proceso de implementación para disponibilidad general Microsoft Teams Web Desktop Worldwide (Multi-Tenant estándar) Abril CY2021 Microsoft 365 Roadmap | Microsoft 365. Las características mencionadas aquí están sujetas a cambios. Las funciones a las que se hace referencia en este artículo estaban activas en el momento de la publicación en un inquilino de Microsoft 365 que usaba una licencia E5 con la cuenta de usuario configurada como Versión dirigida, o anunciadas aquí o aquí o aquí.
