Qué herramienta cuando: SharePoint, OneDrive o Microsoft Teams | blog de infotecnologia

Una de las preguntas más comunes que recibo cuando se trata de usar Office 365 es: ¿cuándo debo almacenar archivos en SharePoint Online versus OneDrive para la Empresa? No es solo una pregunta frecuente; es una buena. Y si usa Microsoft Teams, esto es especialmente importante para usted. Puede encontrar una versión en video de esta publicación a continuación, o seguir leyendo.

SharePoint y OneDrive tienen razones notablemente diferentes para usarlos y debe emplearlos de la forma en que realmente deben usarse. Sí, así es, quieres usar ambos. Y no es nada difícil hacer malabares con los dos. Una vez que sepa cómo usarlos, probablemente nunca regrese.

Y si está usando archivos compartidos en Grupos de Outlook, Yammer o Microsoft Teams, está usando SharePoint Online en segundo plano. La pestaña Archivos de cada aplicación es en realidad una biblioteca de documentos de SharePoint en segundo plano; simplemente accede a él y edita archivos a través de una interfaz diferente. Pero sigue siendo un sitio de grupo en SPO, simple y llanamente. Por lo tanto, cuando hago referencia a SPO (SharePoint Online), también se aplica a archivos en Grupos de Outlook, Yammer y Teams.

Primero, hablemos de lo que es similar entre los dos. OneDrive y SharePoint tienen el mismo diseño y características subyacentes. De hecho, OneDrive es en realidad solo una única biblioteca de documentos de SharePoint en un único sitio de SharePoint solo para usted, pero con un logotipo diferente.

¡Parecen casi idénticos! Eso no es por error…

Ambos admiten muchas de las mismas características: edición de archivos de Office (Word, Excel, PowerPoint y OneNote) a través de Office para la web (anteriormente conocido como Office Online), tamaños de archivo de hasta 100 GB, coautoría (edición simultánea), versión historial, uso compartido de archivos (tanto internos como externos), acceso a dispositivos móviles y sincronización de archivos con sus computadoras y teléfonos.

¿La principal diferencia de características? OneDrive no admite metadatos. Pero los metadatos, incluso si te encantan, no son realmente necesarios en tu OneDrive porque generalmente conoces tu propia jerarquía de carpetas. Y si no sabe qué son los metadatos, no hay problema.

Bueno, esa es una especie de pregunta capciosa, en realidad. Cuando usa Teams, ya está usando SharePoint o OneDrive. Solo se accede a través de un lugar diferente. SharePoint es la herramienta de archivo detrás de un equipo y un canal; OneDrive es lo que se usa cuando compartes archivos en un chat privado.

Cuando almacena archivos en un equipo, ya está aprovechando al máximo un sitio de grupo de SharePoint, como se mencionó anteriormente.

Cuando comparte archivos en un chat privado, los archivos en realidad se cargan y comparten desde el OneDrive del remitente. Encontrará una carpeta de archivos de chat de Microsoft Teams en su OneDrive. Ahí es donde terminan estos archivos. Trate de minimizar la cantidad de archivos compartidos en chats privados. Por las mismas razones que menciono a continuación, los archivos compartidos de OneDrive pueden volverse inaccesibles si alguien deja la organización y pierde todos esos archivos.

Los archivos de un equipo se almacenan en SharePoint. Los archivos compartidos en un chat privado se almacenan en el OneDrive de cada cargador.

Así que hablemos de cuándo usar OneDrive. OneDrive está diseñado para el almacenamiento personal: archivos relacionados con el trabajo o la escuela, pero archivos que son personales para usted. Cada persona de su organización obtiene su propio OneDrive. Cada cuenta de OneDrive normalmente viene con al menos 1 TB de espacio (eso es… mucho).

OneDrive es perfecto para dos tipos de archivos: los que solo quieres para ti. Posibles archivos personales que no deberían compartirse; y borradores de archivos que aún no está listo para mover a una biblioteca de SharePoint o a un canal de Teams para aportes o revisiones colaborativos.

Entonces, si miro mi OneDrive, tengo un montón de carpetas en el nivel superior. No hay muchos archivos, me gusta que mis archivos estén en una carpeta en alguna parte. Tengo muchas presentaciones de diapositivas de conferencias, administro mis publicaciones de blog y archivos de video en OneDrive, mi seguro de salud y archivos de beneficios para el trabajo, mi bloc de notas de OneNote para tomar notas generales y muchos borradores de archivos de antes de que estuviera listo para cópielos en Teams para compartirlos con sus colegas para realizar aportes y revisarlos. Me gusta conservar la copia original para mi propia historia y cordura.

Ahora, puedes colaborar en OneDrive, pero realmente no lo recomiendo. Compartir a nivel de archivo o carpeta se convierte rápidamente en una pesadilla de permisos. Es especialmente confuso dentro de un grupo de personas que comparten archivos individuales de sus propios OneDrive mientras trabajan en ellos. Hace las cosas mucho más fáciles si carga y colabora en archivos en una ubicación central de SharePoint o Teams. Además, cuando alguien deja una organización, su OneDrive generalmente se retira dentro de los 30 días. Si su equipo está utilizando ese espacio para colaborar en algo crítico, no se alegrará de saber una mañana que esos archivos ya no están. Esa es razón suficiente para no usar OneDrive para colaborar si me preguntas.

Básicamente, si está guardando archivos específicos para usted o redactando archivos antes de planear moverlos a SharePoint para ingresarlos, revisarlos o simplemente ponerlos a disposición de su equipo, OneDrive es su lugar. Si no cumple con ninguno de estos criterios, use SharePoint.

Ahora hablemos de SharePoint. Es mejor usarlo de dos maneras: para colaborar en archivos con otros y para publicar archivos para que todos los vean. Los sitios de grupo son excelentes para colaborar, mientras que los sitios de comunicación son perfectos para publicar.

Los sitios de grupo generalmente tienen pocos usuarios, pero la mayoría, si no todos, tienen acceso de edición; está trabajando, entonces, ¿por qué obstaculizarlos con restricciones de permisos? Los sitios de grupo son para hacer el trabajo. También son la ubicación de almacenamiento de archivos detrás de los Grupos de Microsoft 365, incluidos los Grupos de Outlook, las Comunidades de Yammer y los Equipos de Teams. Cada miembro del grupo automáticamente tiene acceso de edición en esa situación. Entonces, en pocas palabras, los sitios de grupo de SharePoint son para las cosas del equipo.

Los sitios de comunicación suelen ser accesibles para casi todos los miembros de la organización, pero la mayoría de las personas solo tienen acceso de lectura. Por lo general, tiene algunas personas que tienen acceso para cargar, editar y eliminar archivos publicados. Los sitios de comunicación generalmente conforman su intranet.

Un buen ejemplo es una lista de políticas corporativas. Las personas que escriben y mantienen esos archivos pueden actualizar las políticas cuando sea necesario, pero la mayoría de los visitantes del sitio solo están allí para leer las políticas y no deberían poder editarlas. Los sitios de comunicación son para las cosas de todos.

Cuando se trata de hacer malabares con los dos, hay un conjunto simple de pautas a seguir que yo llamo el Círculo del Documento de la Vida. No dude en comenzar a redactar su archivo en OneDrive para empresas. Cuando esté listo, mueva su archivo a su sitio de grupo de SharePoint donde sus colegas le brindarán información y Análisis. También puede redactar el archivo en el sitio del grupo y dejarlo allí para que el equipo lo vea mejor y luego llamarlos más tarde para que revisen el archivo.

Esta publicación de blog entra en muchos más detalles sobre este concepto: https://jum.to/CircleOfLife

Cuando el archivo esté completo y listo para compartirse, publíquelo en un sitio de comunicación (si está destinado a una amplia distribución) o en el sitio del grupo (si es algo así como una plantilla o documentación específica del equipo para que su equipo la use más adelante). . Mantenga una copia de trabajo en su sitio de grupo para que las actualizaciones sean fáciles de hacer y se mantengan privadas del resto del mundo mientras trabaja en cualquier Análisis.

Dicho todo esto, esto es solo una sugerencia. No es tanto una receta como una inspiración. Su organización puede hacer las cosas de manera diferente, pero la mayoría utiliza algún tipo de versión de esta idea como base. Así que tome la idea y ejecútela, personalícela según sus necesidades y compártala con su equipo para analizar la posibilidad de mejorar la forma en que todos trabajan.

SharePoint, OneDrive y sus integraciones con Teams pueden parecer complejos. Pero para decirlo de manera más simple, se encontrará rebotando entre OneDrive, sitios de equipo de SharePoint y sitios de comunicación de SharePoint: yo, nosotros, nosotros. A mí. Nosotros. A nosotros. A veces, simplificar las cosas en Office 365 lo hace muy vago, pero en este caso, yo, nosotros, nosotros funciona bastante bien. Así que espero que lo encuentres útil.

OneDrive: Yo. Sitios de grupo de SharePoint: Nosotros. Sitios de comunicación de SharePoint: Nosotros.

Puede encontrar un enlace a la infografía completa aquí. Y tengo curiosidad sobre cómo usted y su organización hacen malabarismos con OneDrive y SharePoint… y Teams, para el caso. De todos modos, deje un comentario a continuación para compartir sus pensamientos y experiencias y cualquier idea o solicitud que tenga para contenido futuro. Esperamos que le resulte un poco más fácil cambiar entre SharePoint y OneDrive.