En la publicación de hoy, cubriremos cómo tomar asistencia, bueno, averiguar quién asistió, al menos, en una reunión en Microsoft Teams. Para obtener una descripción general en video de este tema, incluidas capturas de pantalla y demostraciones, presione reproducir a continuación.
Si ejecuta reuniones en Microsoft Teams, puede realizar un seguimiento de quién asistió a esas reuniones, a qué hora se unieron, a qué hora se fueron, a qué hora se volvieron a unir, etc. Esto funciona para asistentes internos y externos.
Solo el organizador de la reunión puede descargar el informe de asistencia y estos informes solo están disponibles si su administrador ha habilitado la función. Hay dos formas de obtener el informe: durante la reunión y después. La posibilidad de obtener el informe después de la reunión es una novedad a partir de octubre de 2020 y debería implementarse en todas las organizaciones a finales de mes; sin embargo, y eso es algo importante, su administrador de Office 365 debe habilitar la nueva función ejecutando un Comando PowerShell. Si no está a cargo de esto o no sabe lo que eso significa y desea la nueva función, comuníquese con su administrador y pídale que la habilite. El cmdlet de PowerShell se encuentra a continuación:
Set-CsTeamsMeetingPolicy -Identity Global – AllowEngagementReport «Habilitado»
Desafortunadamente, la hoja de ruta de Microsoft 365 todavía dice que esta característica saldrá en septiembre, por cierto (al momento de publicar esta publicación). Los administradores recibieron recientemente noticias de que se retrasó hasta finales de octubre. Solo para que no haya confusión en ese sentido.
Hay un par de grandes beneficios del cambio. En primer lugar, ya no se encontrará con el problema de no tener suerte en la asistencia si olvidó descargarlo durante la reunión. Puede obtenerlo después de cualquier momento que desee. En segundo lugar, el nuevo informe contiene más información.
Y que yo sepa, no hay forma de que alguien altere esta información. Para que aparezcan en la lista de asistencia, deben hacer clic en el botón de unirse y estar presentes, al menos en ese momento. Lo que hacen durante la reunión, por supuesto, es una historia diferente. Pero sabrá si las personas llegan tarde a una reunión o clase o si salen temprano.
Dado que la mayoría de la gente probablemente querrá obtener el informe de asistencia después de la reunión, abordemos eso primero. Y no hay mucho que cubrir. Es sencillo. Una vez que finaliza la reunión, lo que significa que todos se han ido, el informe de asistencia aparecerá automáticamente en el chat de la reunión, visible solo para el organizador de la reunión. Eso significa que nadie más ve esta caja en particular aparte del organizador. Si ha grabado la reunión o ha habilitado los subtítulos en vivo, el informe de asistencia se agrupará con la grabación y la transcripción.
Los informes de asistencia aparecen en el chat de la reunión después de la reunión. Visible solo para el organizador. Tarda un poco en aparecer; ser paciente.
Basado en algunas pruebas, esto definitivamente no es inmediato. Aparece entre 20 minutos y una hora después de que finaliza la reunión. Así que planifique en consecuencia. Y desde aquí puedes descargar el archivo. Se descargará a la carpeta de descargas designada de su computadora. También puede encontrar el archivo en la aplicación Archivos en Teams a través de la carpeta Descargas.
Puede encontrar sus informes de asistencia descargados en la aplicación Archivos en Descargas si lo desea.
Sugerencia rápida aquí: el informe no comienza a compilarse hasta que finaliza la reunión. Para obtenerlo lo antes posible, no solo abandone la reunión, finalice la reunión para todos para que todos se vayan al mismo tiempo. A veces, las personas se olvidan de colgar y eso puede retrasar la creación de su informe.
Y en el caso de que desee obtener el informe de asistencia durante la reunión, deberá abrir el panel de participantes, hacer clic en los puntos suspensivos a la derecha de Participantes y luego hacer clic en Descargar lista de asistencia. Una vez más, el archivo se descargará en la carpeta de descargas predeterminada de su computadora.
Cómo descargar el informe durante la reunión.
Tenga cuidado al descargar el informe de asistencia durante la reunión ahora que puede obtenerlo automáticamente después de la reunión. Un informe de asistencia capturado durante la reunión es solo una instantánea en el tiempo. Las cosas pueden cambiar después de descargarlo. Simplemente esperaría a que el archivo apareciera en el chat de la reunión después, a menos que necesite el informe de inmediato.
Y un pequeño aparte: en ambos casos, después y durante la reunión, dónde obtener la asistencia a la reunión no es una opción obvia porque, por alguna razón, Microsoft eligió usar un ícono que generalmente significa descargar, que sí, está descargando un archivo, pero el ícono probablemente debería representar el contexto de una lista de verificación o un grupo de personas. Así que no se sorprenda si se perdió alguna de estas opciones en el pasado porque el ícono no gritaba «¡lista de asistencia!» para ti. Oh bien.
Ahora, ¿qué te ofrece Teams en realidad? El archivo descargado es un archivo CSV, o un archivo de valores separados por comas, que es un archivo de hoja de cálculo de la vieja escuela, simple y multiplataforma. En realidad, es desafortunado, en mi opinión, que el informe de asistencia no se ofrezca como un archivo de Excel como opción. El precedente está ahí para las transcripciones de reuniones, que vienen en el tipo de archivo de transcripción estándar, pero también en documentos de Word. Eso realmente debería ser una cosa, porque la mayoría de las personas fuera de los geekdom no saben qué son los archivos CSV ni qué hacer con ellos.
La forma más fácil de trabajar con este archivo es abrir Excel y luego abrir el archivo desde donde lo haya guardado. Una vez que se habilita el nuevo tipo de informe de asistencia, la versión actualizada que mencioné anteriormente, obtiene más información en el informe. Eso incluye el nombre de la reunión, la hora de inicio, la cantidad de asistentes, el nombre del participante, la hora de ingreso, la hora de salida, el correo electrónico, si lo hay, y el rol en la reunión.
El informe CSV se abrió en Excel y se organizó un poco.
Si ve a alguien en la lista varias veces, significa que se unió, se fue y volvió a unirse. A diferencia de la versión anterior del informe de asistencia, si alguien se une temprano a la reunión, registrará a qué hora realmente se unió, no a qué hora se unió el organizador.
Y desde ahí puedes trabajar con la información como quieras.
Así es como puede administrar la asistencia automática en su reunión o clase en línea. La gran conclusión aquí es que hay una nueva y mejor manera de hacerlo, y necesita molestar a su administrador de Office 365 para habilitarlo.
Gracias por leer. Espero que hayas encontrado esto útil. Por favor, deje cualquier pregunta o comentario a continuación. Tengo curiosidad por saber cómo está trabajando con los informes de asistencia, ¡especialmente sobre cómo dividir los datos en Excel! Ahí es realmente donde está el valor. Feliz seguimiento de la asistencia y espero que atraiga a sus colegas y estudiantes a ser más puntuales y presentes.
