Sí, de hecho. OneDrive, esa cosa que probablemente conoce como un lugar para almacenar un montón de cosas, en realidad es el nombre de algunas experiencias/herramientas diferentes, incluso si eso hace que el nombre general sea una marca mala o confusa. Y esa es la base de esta publicación: cómo puede sincronizar sus archivos de OneDrive, SharePoint y, sí, incluso Microsoft Teams directamente a su computadora o teléfono inteligente para acceder sin conexión usando la herramienta de sincronización de OneDrive. Si prefiere leer, continúe. Aunque el video a continuación cubre el mismo contenido más demostraciones en vivo. ¡A todos les encantan las demostraciones en vivo!
Con la sincronización, puede acceder a los archivos almacenados en OneDrive, SharePoint y Teams a través de Windows Explorer y macOS Finder, lo cual es especialmente útil si le encantan los días de las unidades compartidas y haga clic para obtener sus archivos directamente a través de Explorer o Descubridor.
OneDrive también le permite elegir qué archivos desea guardar en su dispositivo para que no desborde su almacenamiento con toneladas de carpetas y archivos que realmente no le interesan. Abra un archivo de Office mientras está conectado a Internet y guardará todos los cambios automáticamente como si lo abriera a través de OneDrive, SharePoint o Teams directamente. Abra el archivo sin conexión y los cambios se cargarán automáticamente la próxima vez que se vuelva a conectar.
Veamos una demostración sobre cómo hacerlo en una PC. La experiencia de PC y Mac es casi idéntica, así que me limitaré a una. Primero, asegúrese de tener OneDrive Sync Client, ese es el nombre oficial de la herramienta de sincronización, o de haberlo descargado e instalado. Si tienes Windows 10, ya deberías tenerlo instalado. De lo contrario, desea descargarlo (Windows | macOS | iOS | Android). La misma aplicación se usa para OneDrive personal, como una cuenta Live o Microsoft, y OneDrive for Business para cuentas profesionales y educativas. Puede encontrarlo a través del menú Inicio y buscando OneDrive. Una vez que esté abierto, verá un pequeño logotipo azul de OneDrive en la bandeja del sistema. Haga clic en eso para iniciar sesión y debería estar configurado para sincronizar. Puede iniciar sesión con varias cuentas si lo desea.
Para una demostración completa, mira el video a continuación (comienza en 1:55 si no lo hace automáticamente). Las instrucciones generales de Microsoft también son útiles: sincronizar archivos de OneDrive y sincronizar archivos de SharePoint/Teams.
Ahora veamos una demostración de cómo hacer esto en un teléfono inteligente. Primero, asegúrese de haber instalado la aplicación OneDrive desde la tienda de aplicaciones respectiva. Inicie sesión con su cuenta profesional o educativa y debería estar configurado para la sincronización. Al igual que la aplicación de escritorio, puede iniciar sesión con varias cuentas si lo desea.
Para una demostración completa, mira el video a continuación (comienza a las 11:33 si no lo hace automáticamente). Las instrucciones generales de Microsoft también son útiles: sincronizar archivos de OneDrive.
Ahora cubramos algunos consejos y mejores prácticas al respecto.
Use la sincronización para cargar archivos grandes
Primero, SharePoint y OneDrive pueden almacenar archivos de hasta 250 gigabytes de tamaño. Eso es enorme. Si está cargando archivos grandes, no los arrastre y suelte directamente en Teams, OneDrive o SharePoint. En su lugar, arrástrelos a una carpeta en Explorer o Finder y deje que la herramienta de sincronización haga el trabajo. Si desconecta o apaga su computadora, puede reanudar la carga, mientras que si depende de un navegador para cargar cosas, simplemente fallará en esa situación.
Sincroniza solo lo que necesitas
En segundo lugar, esté atento a esos íconos azules y verdes y, si comienza a quedarse sin espacio en su computadora, desea configurar algunos de esos archivos y carpetas más grandes que quizás no use con tanta frecuencia para que sean solo en la nube. . Use solo lo que necesita en un momento dado en lugar de intentar acumular todo en su dispositivo. Cuanto más espacio utilice en su dispositivo, más lento puede funcionar. Para una experiencia más rápida, guarde solo las cosas realmente importantes. Consejo rápido: cuando deja de almacenar un archivo localmente, va a la papelera. Vacía la papelera para recuperar el espacio.
Deja de sincronizar los equipos y los sitios que abandonas
En tercer lugar, deje de sincronizar equipos individuales y sitios de SharePoint cuando ya no los use. Teóricamente, cuando lo eliminan de un equipo o sitio, pierde el acceso, por lo que no debería ver esos archivos de todos modos, pero si solo está esperando entradas aleatorias aquí y allá, no necesita 100 gigabytes. sitio lleno de cosas que inflan su disco duro.
Sincroniza cosas antes de que las necesites
Cuarto, descarga cosas antes de que las necesites. Si va al sitio de un cliente para una gran reunión en la que está presentando, desea asegurarse de tener todos los archivos necesarios en su dispositivo antes de abandonar su base de operaciones. De esa manera, si tiene problemas para conectarse a su wifi o si tienen una mala recepción celular y no puede conectarlo, aún tiene los archivos disponibles y puede seguir la agenda o compartir sus diapositivas. Lo mismo ocurre con el teléfono, de verdad. Ser capaz de ver la agenda de vez en cuando en su teléfono, incluso en un área sin servicio celular y una red wifi difícil de conectar, es increíblemente útil.
No desestimes la aplicación móvil
En quinto lugar, familiarícese con la aplicación móvil OneDrive. ¿Sabía que puede escanear documentos y pizarras y crear archivos PDF con la aplicación? Bastante resbaladizo. Para pasar al siguiente nivel, descargue la aplicación móvil de Office. Puede escanear documentos y tablas y crear automáticamente documentos de Word y hojas de cálculo de Excel. La tecnología es genial.
Utilice ‘Agregar acceso directo a OneDrive’
En sexto lugar, la función Agregar acceso directo a OneDrive puede ser realmente útil si desea tener sus archivos listados en un lugar central. Tomar una biblioteca o carpeta a la vez y verla directamente en su OneDrive puede ser una gran victoria. No te olvides de eso.
Esté atento a la sincronización en busca de errores
Séptimo, vigile ese icono de OneDrive en Windows y macOS. Si hay problemas de sincronización, tiene un símbolo X fácil de perder, lo que significa que sus archivos en realidad no se están enviando a la nube, lo que puede generar problemas que van desde menores hasta masivos. Así que siempre esté siempre al tanto del estado de la aplicación. Nunca lo des por sentado. Porque a veces simplemente falla.
¿Qué herramienta cuándo?
Por último, sepa cuándo usar qué herramienta. OneDrive es excelente para sus archivos personales, los sitios de SharePoint Team y Microsoft Teams son excelentes para la colaboración, y los sitios de comunicación de SharePoint son perfectos para compartir información con una amplia audiencia. Echa un vistazo a la descripción general de mi herramienta what when en este video.
Y creo que eso es todo por ahora. Hay mucho que saber sobre la sincronización, como puede ver, pero una vez que tiene algo de experiencia, se convierte en una segunda naturaleza y realmente ayuda a hacer la vida más fácil de muchas maneras. Gracias por mirar. Espero que haya encontrado esto útil. Por favor, deje cualquier pregunta o comentario a continuación. Como siempre, se agradece mucho un like y una suscripción. Feliz sincronizando todos esos archivos importantes para que siempre tengas la información importante al alcance de tu mano.
