En esta publicación, cubriremos un poco de la práctica de un usuario avanzado cuando se presenta durante una reunión de Microsoft Teams, y eso es aprovechar al máximo tener dos pantallas a su disposición. Hay muchos beneficios de tener múltiples pantallas, pero los principales son poder tener una pantalla para compartir todo su contenido con todos en su reunión mientras mantiene todo lo demás que necesita ver, como las caras de los asistentes, el chat de la reunión, tal vez algunas notas u otros recursos—en la otra pantalla. Para una versión en video de esta publicación, presione reproducir a continuación.
Si tiene la suerte de tener dos pantallas, es probable que sepa la diferencia que hacen. Hay muchas formas diferentes de hacerlo: dos monitores conectados a una computadora, una computadora portátil con un monitor conectado, una computadora portátil con una pantalla móvil conectada, una computadora portátil conectada de forma inalámbrica a una tableta. Realmente no importa cómo lo haga, en el momento en que agrega la pantalla adicional, su potencial aumenta drásticamente y puede absorber y administrar mucho más al mismo tiempo. Aunque también es mucho más espacio para hacer un lío y perder tus aplicaciones. Así que está eso.
Las pantallas múltiples funcionan especialmente bien cuando se presenta en una reunión de Microsoft Teams. Casi nunca me presento en una reunión de Teams sin tener una segunda pantalla. Estoy absolutamente hastiado, lo admito. Las dos pantallas me permiten agrupar mi contenido en «mis cosas» y «sus cosas» mientras estoy presentando.
Evita la inevitable incomodidad de saltar de una ventana a otra cuando se usa una sola pantalla. Considere todas las cosas adicionales que ve cuando usa solo una pantalla: la barra de tareas de Windows o el puerto de macOS, la barra de menú en la parte superior, las otras aplicaciones que están abiertas, los saltos, y si está usando PowerPoint, ocupa toda la pantalla y ni siquiera obtienes la vista de presentador. Bueno, eso es si no está usando mi consejo sobre cómo presentar una plataforma de PowerPoint correctamente durante una reunión de Teams.
Si bien la segunda pantalla no es un requisito para una reunión productiva de Teams, definitivamente marca la diferencia. Así que aquí hay una descripción general rápida de cómo uso las dos pantallas en una reunión típica en la que presento un tema o concepto en el que necesito compartir información pero también controlar la reunión en sí.
Hay un montón de formas de conectar múltiples monitores y no entraré en el meollo del asunto. Estás en Internet en este momento y es probable que ya haya decenas de miles de artículos y videos que cubran eso. Una cosa que diré es que desea ser muy consciente y tener mucha práctica en cómo administrar los diseños de pantalla en su dispositivo. Estas son las instrucciones para administrar múltiples monitores en Windows, macOS y ChromeOS (Chromebooks).
Desde aquí, puede moverlos y decidir cómo se distribuyen. Tengo que modificar la mía con bastante frecuencia, aunque eso es probable porque uso la misma computadora portátil en casa y en cualquier lugar, siempre con al menos un monitor adicional, por lo que a veces mi configuración no es exactamente lo que quiero cuando hago la transición. El punto es que, una vez que hagas las cosas perfectas, no olvides cómo modificarlas en el futuro.
Piense en su pantalla compartida como un escenario. Estás presentando cosas a una audiencia y quieres que el contenido sea limpio, profesional y de alta calidad. Al menos yo generalmente lo hago. Es un espacio dedicado para dejar caer todas las aplicaciones que podría usar al compartir con ellos. Aquí hay algunos consejos para aprovechar al máximo durante su reunión.
Su pantalla compartida debe ser su monitor secundario
La pantalla que presente siempre debe ser la pantalla secundaria. Debería ser el que no tenga la barra de tareas de Windows o el puerto de macOS. Eso lo mantiene libre de botones innecesarios y distracciones en la interfaz. También significa que no verá si hago Alt-Tab (Comando-Tab en Mac) entre aplicaciones en la otra pantalla, lo cual es probable, porque Alt-Tab es uno de los consejos informáticos más útiles para esta situación (y usar su informática en general). Tampoco verá notificaciones si olvida habilitar No molestar en su sistema operativo. Aunque, por supuesto, debería habilitar No molestar. Aquí se explica cómo habilitar la versión respectiva de No molestar en Windows, macOS y ChromeOS.
Desea configurar su pantalla para tener las ventanas necesarias abiertas antes de compartir, si es posible. Aunque siéntase libre de mantener otras aplicaciones en su pantalla principal como escenario, por supuesto. Simplemente no pierda el tiempo de las personas buscando aplicaciones o páginas web en vivo durante la reunión si puede evitarlo. Trate de tenerlos abiertos, listos y cargados con el contenido correcto.
La pantalla dividida es realmente útil
Tanto Windows como macOS ofrecen una forma de anclar y dividir básicamente dos aplicaciones en su ventana para que ocupen todo el espacio. Puede usar el control deslizante incluido para ajustar qué aplicación ocupa más espacio. Esta es una excelente manera de mostrar dos aplicaciones de una manera limpia. Así es como funciona el mismo concepto en Windows, macOS y ChromeOS.
Hacer uso de múltiples escritorios
Tanto Windows como macOS tienen una función en la que puede expandir una aplicación al modo de pantalla completa y crea un escritorio separado. Estos son realmente útiles porque puede pasar de uno a otro rápidamente (Windows-Tab en Windows y deslizar con cuatro dedos en macOS), lo que hace que se pueda acceder a varios contenidos sin agruparlos en una sola pantalla. Lo uso todo el tiempo para saltar entre lo que necesito mostrar.
El concepto de múltiples escritorios se alinea estrechamente con la función de vista dividida que mencioné antes. Puede crear escritorios que sean combinaciones de varias aplicaciones para que pueda saltar entre varios pares de aplicaciones relacionadas si tiene sentido hacerlo.
Así es como funciona el mismo concepto en Windows, macOS y ChromeOS.
Usa la cámara integrada para mostrar tu rostro con tu contenido
Una desventaja de compartir su pantalla en Teams es que su rostro ya no es prominente para las personas a las que se presenta. Pero puede usar la aplicación de cámara integrada en Windows o ChromeOS o QuickTime Player en macOS para mostrar la transmisión en vivo de su cámara junto con su contenido. Consulte mi publicación reciente para obtener una descripción detallada de cómo hacerlo.
Traiga dispositivos móviles para dibujar en su pantalla compartida
Si tiene un dispositivo móvil, y seamos realistas, ¿quién no lo tiene en estos días? Puede usar Microsoft Whiteboard para dibujar y escribir abriendo la pizarra tanto en su teléfono o tableta como en un navegador en su pantalla de presentación. De modo que puede estar escribiendo notas y presentándolas al mismo tiempo directamente desde su dispositivo móvil, a su pantalla de presentación, a los participantes de su reunión. Echa un vistazo a mi video reciente para obtener una descripción detallada de los entresijos de eso.
A veces, su rostro debe ser el principal, así que deje de compartir su pantalla cuando tenga sentido.
Está perfectamente bien cambiar entre compartir y no compartir dependiendo del contexto de lo que estés hablando. Al igual que si estuviera presentando diapositivas en el mundo real, a veces las diapositivas no son relevantes mientras habla sobre una historia o una tangente contextual. En ese caso, la gente te prestaría atención.
(Consejo profesional: con PowerPoint puede escribir W o B y la pantalla se volverá blanca o negra para que las diapositivas no distraigan a las personas mientras habla. Presione W o B nuevamente para volver a las diapositivas).
Lo mismo sucede en las reuniones en línea. Si está hablando de algo que no requiere compartir la pantalla, ¡deje de compartir su pantalla! Los humanos reaccionan más a otros humanos de todos modos, por lo que probablemente les gustaría descansar de ver una pantalla de todos modos. Cuando esté listo para volver a sumergirse en el contenido, comparta su pantalla.
Odio cuando veo que las personas comparten su pantalla y nunca la abandonan, incluso cuando hay muchos momentos durante la presentación en los que la pantalla tiene poco que ver con lo que está hablando el presentador. Saltar entre tu cara y tu pantalla no es una mala práctica; de hecho es una buena práctica! ¡Agita un poco las cosas y mantén a la gente despierta!
Su pantalla principal, la que tiene la barra de tareas de Windows o la base de macOS, y el escritorio que se llamará «Pantalla 1» en la barra de uso compartido de Teams, es el lugar donde guardará todas las aplicaciones que necesita para administrar lo que necesita. estoy presentando
En primer lugar, esto probablemente signifique que los equipos se reúnan. Desea poder ver a los asistentes a la reunión y, al menos yo encuentro, lo más importante, el chat de la reunión. Ahora que las reuniones de Teams ocurren en una ventana separada, minimizo casi inmediatamente la aplicación principal de Teams una vez que comienza la reunión.
Hay dos razones para esto: la primera es simplemente minimizar la cantidad de ventanas activas que tengo, pero la segunda y más irritante razón es porque, al menos en macOS, cuando hago clic en el ícono de Teams en el Dock, la ventana principal de la aplicación de Teams es lo que aparece primero, que es literalmente la ventana equivocada exacta para mí.
La otra cosa para la que generalmente uso el monitor principal es para tomar notas. Yo uso OneNote, pero mucha gente usa Evernote u otras aplicaciones para tomar notas. Me gusta dividir la reunión de Teams y OneNote para poder administrar lo que se solicitó y acordó durante la reunión mientras veo a las personas en la reunión al mismo tiempo.
Por último, si estoy presentando una plataforma de PowerPoint en el modo normal, la diapositiva ocupa todo el monitor secundario y la vista del presentador, completa con su vista previa de la siguiente diapositiva, sus notas de diapositiva y una forma de saltar a otras diapositivas. toma el control de su pantalla principal. Eso hace que la pantalla principal sea realmente valiosa para mí, ya que puedo administrar mi presentación. Si necesito pasar de una aplicación a otra, digamos que quiero registrarme en la reunión, por ejemplo, usaré mi confiable Alt-Tab (Command-Tab en Mac) para llevar Teams al frente, luego volveré a PowerPoint para seguir presentando.
Y seamos realistas. A veces, la reunión se va por tangentes ridículas en las que no tengo control sobre dónde los asistentes están discutiendo las cosas (por lo general, estoy hablando con los clientes aquí, así que no tengo la capacidad de decirles que se detengan) y busco reddit o twitter para pasar ese tiempo. No actúes como si no lo hubieras hecho tú mismo.
Como ha sido un tema con algunas de mis publicaciones más recientes, esta no se trata tanto de Teams como del contenido con el que está trabajando. Dos pantallas pueden marcar una gran diferencia en la vida laboral diaria, pero realmente brilla cuando estás en una reunión de Teams y estás presentando y compartiendo tu pantalla. Con estos consejos, esperamos que pueda encontrar algunas formas de mejorar la forma en que comparte sus pantallas.
Y si no tiene un segundo monitor, considere invertir en uno. No digo que sean baratos per se, pero no son tan caros como solían ser. De hecho, dado el gran cambio hacia el trabajo remoto y el aprendizaje a distancia, es posible que pueda convencer a su empleador para que lo cubra. Y si tiene un iPad, ya puede usarlo como segundo monitor para una computadora portátil Mac. Basta con mirar en Sidecar.
Varios monitores de alta calidad están disponibles por menos de €200 en internet.
De todos modos, espero que hayas encontrado esto útil. Si tiene dos monitores y los ha estado usando con Teams, me encantaría saber qué más está haciendo para aprovecharlos al máximo. ¿Tienes algún consejo o truco que pueda ayudar a todos los demás? Déjalos en los comentarios. Gracias por leer y felices malabarismos con la pantalla.
