Microsoft Teams ofrece algunas características geniales cuando se trata de compartir archivos en un chat privado. El chat privado es cuando hace clic en Chat en la barra de la aplicación de escritorio e inicia o continúa una conversación con una o varias personas. No estoy hablando de usar nada de la aplicación Teams en Teams aquí. Para ver una descripción general en video y una demostración de este tema, presione reproducir a continuación.
Compartir archivos en chat privado en Teams es genial. Excepto, no dejes que sea una muleta. Teams está destinado a ser una herramienta de colaboración entre compañeros de equipo; el chat grupal no es la forma de hacerlo, especialmente cuando se trata de compartir archivos. La razón principal de esto es que cuando alguien comparte un archivo, se carga en una carpeta especial en su OneDrive para empresas llamada Archivos de chat de Microsoft Teams. El archivo no se puede alojar simplemente en algún «éter» en alguna parte. Necesitas controlarlo de alguna manera. Y OneDrive es cómo lo controlas. He visto a mucha gente usar el chat privado como una muleta y tú no deberías porque si compartes archivos allí, la persona que comparte los archivos podría irse. Si lo hacen, sus archivos se despiden. El punto es, para el trabajo en equipo, usar Teams. Para cosas únicas, use el chat privado.
Para compartir un archivo, abra Chat desde la barra de aplicaciones de Teams, busque el mensaje adecuado y haga clic en el clip [attach] icono. Sube el archivo desde tu computadora. Ahora, en particular, puede elegir los permisos. Seleccione entre las siguientes opciones. Si elige Personas actualmente en este chat, sepa que se trata de una configuración de permiso instantánea. Si agrega o elimina personas del chat, los permisos del archivo siguen siendo los mismos. ¡Otra razón para usar un equipo! ¡Los permisos de archivo de un equipo son fluidos con el propio equipo!
Muchas opciones de permisos para compartir archivos.
Si no lo sabe, todos los archivos compartidos en un chat de Teams se cargan en OneDrive para empresas de la persona que cargó el archivo. Eso significa que incluso si hace clic en la pestaña Archivos de un chat privado en curso en Teams y ve docenas o cientos de archivos, si esos archivos fueron cargados por diferentes personas, cada archivo se carga y almacena en la carpeta Archivos de chat de Microsoft Teams en la cuenta de cada persona. respectivo OneDrive para empresas. Si es un invitado en un inquilino, notará que no puede cargar archivos; esta es la razón: no tiene un OneDrive para guardar archivos en su sistema.
Una vez que se carga un archivo en esa ubicación, siempre puede eliminar o expandir los permisos, lo que en realidad es bastante liberador. Significa que no importa quién tenga acceso al chat, aún puede administrar quién puede acceder a ese archivo. (¿Espera? ¿Pueden ver el archivo personas diferentes a las que están en el chat? ¿¡Qué debo hacer!? abajo…)
Una vez que haya compartido el archivo, es posible que desee cambiar los permisos. Incluso si cambia la membresía del chat, los permisos del archivo no cambian. ¡Eso es correcto! ¡Tienes responsabilidad! Lo sé, la responsabilidad es difícil.
Para hacerlo, abra su aplicación OneDrive for Business desde Office.com (la nube azul). Abra la carpeta donde se encuentra el archivo (casi con seguridad en la carpeta Archivos de chat de Microsoft Teams). Haz clic en ⋮ Mostrar acciones > Administrar acceso. Desde aquí, tiene opciones para actualizar los permisos utilizando nombres internos o direcciones de correo electrónico externas. Actualice los permisos en consecuencia. Si su chat eliminó a alguien, elimine a esa persona. Si agregó personas, agregue esas personas. O no. Todo esto depende completamente de ti.
Puede cambiar los permisos del archivo con bastante facilidad.
Los permisos de archivos en el chat son complejos. No debería serlo, pero realmente no importa qué herramienta uses. Podría ser todo sobre Dropbox o Box mezclado con Slack o Skype y el mismo problema persiste. Básicamente, está solicitando una solución un poco compleja en la que ciertas personas con las que chatea también tienen acceso a los archivos que comparte. Es conveniente, pero requiere al menos un poco de experiencia cuando usa la función.
De lo contrario, terminarás al final de esta publicación deseando haber leído todo antes de compartir cosas con personas que no deberías.
