¿Qué quiere decir con un documento PDF que permite realizar búsquedas?
Un archivo PDF es el formato de archivo más utilizado para almacenar y obtener información. Este formato de archivo permite un mejor formateo, protección con contraseña y muchos más beneficios. Existen numerosas guías sobre cómo proteger con contraseña un PDF, editarlo, recortarlo, imprimirlo y más.
Los archivos o documentos PDF que admiten búsquedas son aquellos que ayudan a los usuarios a buscar de manera fácil y rápida la información incluida en ellos. Para buscar cualquier dato, simplemente puede ingresar frases y palabras clave. La función de búsqueda funciona de manera similar a los otros motores de búsqueda en la web. Ya sea un archivo PDF o un archivo HTML, cada tipo de archivo tiene sus propios casos de uso y
Importancia de los archivos PDF con capacidad de búsqueda
Los documentos PDF son un aspecto imperativo de casi todos los negocios. Pero encontrar los datos incluidos en ellos lleva mucho tiempo, ya que necesita escanear todo el documento manualmente. Para evitar este problema, se recomiendan documentos PDF que permitan realizar búsquedas.
La función de búsqueda localiza las frases o palabras añadidas a su documento o archivo PDF. Los documentos PDF en los que se pueden realizar búsquedas son beneficiosos para las empresas cargadas de documentos. Por ejemplo, seguros, legal, logística y atención médica. Necesitan almacenar grandes cantidades de datos en documentos PDF.
Algunos ejemplos de archivos PDF con capacidad de búsqueda
Los archivos PDF en los que se pueden realizar búsquedas son útiles para las personas o las empresas que, con mayor frecuencia, tienen que localizar cierta información. Estos son útiles en asuntos legales donde las personas tienen que acceder a la información de manera precisa y rápida. Por ejemplo, la ley contra alguna persona o una empresa.
Los archivos PDF basados en texto que admiten búsquedas facilitan y agilizan la obtención de información cuando se utilizan copias impresas regulares de los documentos. Los equipos de cuentas o los contadores que requieren lidiar con varias facturas también consideran importantes los archivos PDF que permiten realizar búsquedas. Ayuda a encontrar el precio unitario, el nombre del artículo y otros datos en cuestión de segundos.
Tenga en cuenta que no puede hacer que todos los archivos PDF se puedan buscar. Por lo tanto, antes de aprender las formas de crear una base de datos de búsqueda de archivos PDF, analicemos sus tipos. Los archivos PDF son de 2 tipos, incluidos los basados en texto y los basados en imágenes. Los archivos PDF basados en texto contienen solo texto y se usan para manuales o libros electrónicos.
Puede convertir fácilmente cualquier archivo a PDF y hacer que se puedan buscar para una mejor experiencia de usuario. Los archivos PDF basados en imágenes contienen solo un grupo de imágenes en lugar de capas de texto. No puede convertirlos en documentos de búsqueda y no puede copiar ni buscar ningún texto de estos archivos PDF.
¿Cómo identificar si un archivo PDF admite búsquedas de texto?
Para averiguar si su archivo PDF admite búsquedas de texto, abra su PDF. Ahora, intente encontrar una palabra que se sepa presente en su documento. Probablemente, una palabra que está presente en varias páginas. Para encontrar una palabra, toque Control y F.
Luego, ingrese la palabra específica en la sección Buscar. Si recibe un mensaje que dice ‘no se encontraron coincidencias’, significa que el PDF no admite búsquedas de texto. O resalte una palabra a través del mouse. Si toda la página aparece en azul y esa palabra no se puede resaltar, el texto no se puede buscar.
¿Cómo hacer una base de datos PDF con capacidad de búsqueda?
Para crear una base de datos de búsqueda de documentos PDF, primero debe convertir su base de datos a PDF. Acceda a una aplicación de hoja de cálculo en su sistema y envíe los datos requeridos. Cuando haya terminado, guarde su archivo.
El proceso de guardar un archivo depende del programa de base de datos que esté utilizando. En caso de que no pueda guardar su archivo, vaya a su conversión. Una vez que su archivo se convierta, guárdelo en el nuevo formato.
¿Por qué un PDF debe incluir funciones de búsqueda?
Después de crear una base de datos, el siguiente paso de cómo crear una base de datos de búsqueda de archivos PDF es agregar funciones de búsqueda. Puede incluir las características para facilitar una búsqueda altamente compleja.
Para buscar en la base de datos, puede configurar un índice para su PDF. El proceso de agregar funciones de búsqueda y crear un índice PDF depende del programa que esté utilizando. El índice se agrega a los documentos PDF cuando se distribuye a los destinatarios.
Conclusión
Eso es todo lo que puede hacer para crear una base de datos de búsqueda de sus archivos PDF. Antes de continuar con la configuración de la base de datos de archivos PDF, hágalo primero a través de una hoja de cálculo o un programa de base de datos.
Después de eso, puede convertir su archivo a formato PDF y agregar algunas funciones de índice y una barra de búsqueda. Esto le ayudará a buscar fácilmente en la base de datos. Con suerte, esta guía funcionará de manera efectiva para usted sin crear ningún obstáculo.
Biografía del autor
Laura Alexander es una gestora de contenidos digitales y redactora independiente. Se especializa en tecnología, comercio electrónico y contenido educativo.
