Si usa videos en su ecosistema de Microsoft 365, definitivamente está familiarizado con la aplicación Stream o ha oído hablar de ella. Escribí un blog sobre eso en el pasado. Esencialmente, es una aplicación que le permite almacenar y organizar archivos de video y presentarlos a los usuarios a través del reproductor estilo YouTube. Sin embargo, como ocurre con muchas cosas dentro del ecosistema de Microsoft 365, la aplicación se renovó recientemente. Así que pensé en escribir un artículo para explicarles de qué se trataba el cambio, por qué ocurrió y cuáles serán las consecuencias y oportunidades en el futuro.
La vieja corriente (corriente clásica)
El antiguo Stream (o Stream Classic, como ahora lo llamamos) se inspiró en YouTube. Cuando expliqué Stream a mis clientes, literalmente lo presenté como el YouTube® de su empresa. Era una aplicación separada a la que accedería a través del iniciador de aplicaciones de Microsoft 365 que abría una pantalla que se veía así:
Aplicación de transmisión disponible en Microsoft 365
Transmitir página de destino clásica
Tenía todos los elementos de YouTube: desde canales hasta un reproductor estilo YouTube donde los usuarios podían ver el video, rebobinar, avanzar rápido, dar me gusta, comentar, etc.
Ejemplo de la experiencia de Stream Classic Video Player (a los usuarios les puede gustar y comentar videos, al igual que en YouTube)
Cómo se estructuró Stream Classic
Debido a sus similitudes con YouTube, los usuarios pueden crear canales y organizar contenido a través de canales. Por ejemplo, puede crear un canal de recursos humanos y publicar todos los videos de incorporación allí.
Ejemplo del canal de incorporación de recursos humanos en Stream Classic
Dado que Stream era una parte integral del ecosistema de Microsoft 365, también tenía algunas dependencias en los grupos de Microsoft 365, que es un componente integral que vincula varias aplicaciones dentro de Microsoft 365. Por ejemplo, cuando creó un nuevo equipo en equipos, crearía un Team, un grupo de Microsoft 365 (que administraría la membresía y la seguridad), y también crearía un espacio de trabajo dentro de Stream para albergar videos relacionados con el equipo.
Ejemplo de Stream Workspaces creados para cada grupo de Office 365 (Microsoft 365)
Por ejemplo, cuando grabó la reunión de su equipo en Teams en el pasado, se almacenaría en ese espacio de trabajo de Stream.
Problemas con Stream Classic
Si bien la estructura anterior permitió una interfaz un tanto intuitiva, desde el punto de vista técnico, detrás de escena, presentó varios problemas que se describen a continuación.
- Falta de capacidades de gestión de documentos. Dado que los videos se almacenaron en una plataforma completamente diferente, no tenían las mismas capacidades de administración de documentos que sus «contrapartes» almacenadas en SharePoint y OneDrive. Si tuviera que cargar un video, una imagen o un archivo de Office en SharePoint/OneDrive, obtendría todas las excelentes capacidades de administración de documentos: historial de versiones, desprotección, etiquetado de metadatos y capacidades de eliminación y restauración a través de la Papelera de reciclaje. Por otro lado, si subiste un video a Stream, obtuviste el reproductor genial, pero ninguna de las capacidades de administración de documentos descritas anteriormente.
- Falta de Cumplimiento/Políticas de Retención. Lo mismo se aplica a las capacidades de retención/gestión de registros. En SharePoint y OneDrive, contamos con capacidades fantásticas de administración de registros y retención, como se describe en este artículo. Stream no formaba parte del ecosistema de Cumplimiento, por lo que los videos que quizás tenía en el sitio de Team/SharePoint no se aplicaban a los videos y grabaciones de reuniones almacenados en SharePoint.
- Los permisos y la seguridad se comportaron de manera diferente. Dado que Stream era una plataforma totalmente independiente para videos, tenía un modelo de seguridad y permisos completamente diferente al de SharePoint. Esto dificultó la configuración de la seguridad y el acceso para los propietarios de videos.
- Problemas con la búsqueda. Una vez más, dado que Stream era una aplicación independiente, tenía su propia experiencia de búsqueda, muy diferente de la búsqueda de SharePoint y OneDrive.
- No es fácil compartir con el exterior. Esto está relacionado con la seguridad y los permisos descritos anteriormente. En SharePoint y OneDrive, podemos compartir fácilmente documentos y carpetas de forma externa. No así en Stream. Si grabó una reunión de Teams y quería compartirla externamente con los invitados, no tuvo suerte.
La nueva corriente
Entonces, en 2020-2021, Microsoft renovó completamente Stream. No era solo la apariencia, sino toda la arquitectura técnica de toda la aplicación lo que había cambiado. Aquí están los aspectos más destacados.
Volver a SharePoint
Entonces, el cambio más significativo desde el punto de vista de la arquitectura que ocurrió fue el cambio de los archivos de video a SharePoint. SharePoint tiene excelentes capacidades de gestión de documentos. Ya almacenamos archivos de Word, Excel, PowerPoint, PDF e imágenes, así que ¿por qué no archivos de video (es decir, .mp4, .wav, etc.)? Este cambio dio como resultado que los archivos de video obtuvieran las mismas capacidades que los otros archivos, como el historial de versiones, la retención, el cumplimiento, la capacidad de configurar fácilmente una seguridad única, etc. Entonces, con New Stream, en lugar de publicar videos en los canales de Stream descritos anteriormente, simplemente se almacenan en las bibliotecas de documentos en los sitios de SharePoint, al igual que los otros archivos. Por lo tanto, llamamos al nuevo Stream, Stream on SharePoint now.
Grabaciones de equipos
Las grabaciones de reuniones de Teams ahora también se almacenan en SharePoint y no en Stream Classic. Para ser precisos, las grabaciones de video podrían almacenarse en SharePoint o OneDrive, según el lugar donde se llevó a cabo la reunión:
- Si la reunión se originó en uno de los Equipos/Canales, se almacenaría en la carpeta de Grabaciones de ese Canal.
- Si la reunión se originó fuera de un equipo determinado, se almacena en la carpeta Grabaciones en el OneDrive del usuario (el usuario que programó la reunión)
Página de inicio de transmisión
Otro cambio significativo fue la creación de la nueva Landing Page para New Stream. Puede acceder a ella haciendo clic en la aplicación Stream desde Microsoft 365.
Aplicación de transmisión disponible en Microsoft 365
Nueva página de inicio de transmisión (transmisión en SharePoint)
Esta página recopila archivos de video de varias ubicaciones (sitios de SharePoint, OneDrive) y se los presenta en un solo lugar. Al igual que tener la página de inicio de SharePoint que acumula sitios de varios lugares, y también la página de listas que acumula listas de todos los sitios, Stream hace lo mismo, pero con archivos de video.
Nuevo reproductor de transmisión
Es posible que se pregunte cuál podría ser la experiencia del jugador, ahora que no tenemos la experiencia de YouTube de la transmisión anterior. Cuando hace clic en un archivo de video de SharePoint o OneDrive, se abre un reproductor. Todavía no tiene todas las capacidades del viejo reproductor, pero estoy seguro de que con el tiempo, Microsoft hará esas mejoras.
Sobre mí
Soy Greg Zelfond, un consultor de SharePoint basado en los EE. UU., y ofrezco consultoría, capacitación y asistencia de configuración de SharePoint listas para usar y asequibles a pequeñas y medianas empresas de todo el mundo.
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