¿Qué es una sala de reunión?

¿Qué es una sala de reunión? ¿Sigue siendo relevante en el entorno de colaboración empresarial actual? Durante años, cuando la mayoría de las personas visualizaba una «sala de conferencias», automáticamente pensaba en espacios enormes con mesas voluminosas y equipos de audio. Sin embargo, a medida que el trabajo móvil, híbrido y remoto se ha vuelto cada vez más popular, los espacios de conferencias tradicionales están lejos de ser la opción más eficiente.

Muchas empresas se están cambiando a espacios de reuniones más pequeños, donde los trabajadores remotos y en la oficina pueden conectarse y colaborar sin consumir grandes cantidades de bienes raíces. Las salas de reunión hacen que sea rápido y sencillo involucrar a los miembros del equipo en reuniones rápidas y orgánicas con menos gastos generales.

Aquí está todo lo que las empresas de hoy necesitan saber sobre la sala de reunión.

Las salas de reunión pequeñas son pequeños espacios de reunión diseñados para menos participantes físicos que la reunión de sala de juntas promedio.

Por lo general, estas salas ya cuentan con el hardware y el software necesarios para iniciar una conversación colaborativa exitosa, como capacidades de audio y video. Sin embargo, las empresas también pueden proporcionar a los usuarios dispositivos plug-and-play que convierten prácticamente cualquier espacio de oficina en una sala de reunión. Esto es particularmente cierto en la era de las barras de video y los kits de sala.

Las salas de reuniones pequeñas son ideales para reuniones de última hora y conversaciones menos planificadas entre miembros del personal que trabajan en un entorno cada vez más flexible y diverso.

¿Cuáles son las características clave?

Los mismos componentes de una sala de reunión se basan en el negocio y las necesidades de cada empleado. La mayoría de las veces, las funciones de estas salas se dividen en dos áreas: hardware y software. Desde la perspectiva del hardware, la mayoría de las salas de reunión incluyen:

Muebles pequeños: un escritorio pequeño y un par de sillas pueden ser necesarios para una sala de reunión básica. No hay necesidad de grandes mesas de juntas.
Un monitor: los monitores brindan información sobre transmisiones de video de otros trabajadores remotos e híbridos al tiempo que brindan acceso conveniente a información útil y funciones de herramientas colaborativas como Microsoft Teams o Zoom.
Cámaras: la mayoría de las salas de reunión ya estarán habilitadas con una cámara capaz de capturar todo el espacio de la manera más eficiente posible. En algunos casos, las empresas brindan a los usuarios barras de video que combinan la cámara y la funcionalidad de audio en un solo dispositivo plug-and-play. Las cámaras también pueden incluir funciones únicas de encuadre y IA.
Herramientas de audio: si no están integrados en los sistemas de cámara, es posible que los dispositivos de audio, como micrófonos, auriculares y altavoces, deban incluirse por separado. Estas soluciones a menudo vienen con funciones de cancelación de ruido y eco para reducir las interrupciones.
Una computadora, tableta o panel de control: las salas de reunión también tendrán una computadora portátil, una tableta o un panel de control al que los usuarios pueden acceder para ajustar la configuración dentro de la reunión. Algunas soluciones permiten a los usuarios controlar la reunión mediante un teléfono.

Desde la perspectiva del software, una sala de reuniones pequeñas puede presentar lo siguiente:

Vídeo HD y voz: Ajustes mejorados de voz y vídeo para mejorar la calidad de las conversaciones entre diferentes miembros del personal y sus contactos.
Herramientas para reuniones: las herramientas para reuniones y el software de colaboración en equipo como Microsoft Teams permiten compartir pantallas, pizarras, mensajes de chat, programación e incluso traducción y transcripción en tiempo real en las reuniones.
Mejoras de IA: las mejoras de IA, como las herramientas de transcripción de llamadas en vivo, las funciones de traducción, la grabación y las funciones de análisis, pueden mejorar la calidad de la reunión. También mejoran la productividad de los miembros del equipo en una sala de reuniones.
Seguridad: la mayoría de las soluciones para salas de reunión tienen un software diseñado para proteger y cifrar la información compartida en una reunión. Las soluciones de software también pueden incluir protección con contraseña para reuniones, controles de host avanzados y salas de espera.

Los beneficios

Las salas de reuniones pequeñas ofrecen a las empresas una forma poderosa y rentable de conectar a los empleados en varios entornos a través de Internet. Estas soluciones son ideales para empresas con espacio limitado y aquellas en el mundo del trabajo híbrido y remoto.

Algunos de los mayores beneficios de las salas de reunión en la era moderna de las reuniones incluyen los siguientes:

Configuración simple: la mayoría de las salas de reunión vienen con hardware plug-and-play y conectividad directa al software de colaboración en equipo. Esto garantiza que cualquier persona en el negocio pueda organizar, programar y administrar una reunión sin esperar a que haya expertos disponibles.
Ahorro de espacio: más allá de contratar grandes espacios para salas de juntas y grandes reuniones, las empresas pueden minimizar sus costos inmobiliarios con salas de reunión. Prácticamente cualquier espacio pequeño se puede transformar en una sala de reunión con la combinación adecuada de software y hardware. Esto hace que sea fácil mantener los costos lo más bajo posible.
Colaboración: las salas de reuniones pequeñas brindan una manera fácil para que los trabajadores híbridos y remotos se mantengan conectados con los miembros del equipo en la oficina. Es fácil iniciar un chat o una conversación rápida con solo tocar un botón sin tener que esperar semanas para que haya una sala disponible.
Productividad: la mayoría del software funcionará a la perfección con las herramientas de colaboración y el software al que ya acceden los usuarios empresariales. Por ejemplo, es posible comprar tecnología de sala de reunión que funciona con Microsoft Teams, para que los usuarios puedan acceder a funciones de productividad como compartir pantalla y transcripción cuando están en reuniones.
Ahorro de tiempo: las personas no necesariamente necesitan reservarlos antes de su uso. Los empleados no tienen que dejar lo que están haciendo y programar reuniones con días de anticipación. Esto facilita el inicio de conversaciones cuando los miembros del personal necesitan conectarse y colaborar rápidamente en varios temas.

¿Son una buena idea?

A medida que el entorno laboral continúa evolucionando rápidamente, menos empresas se ven en la necesidad de utilizar entornos costosos para las reuniones. Las salas de reuniones pequeñas brindan a los líderes empresariales acceso a una solución relativamente económica. Impulsan la colaboración y la comunicación entre los miembros del equipo y los clientes.

Fáciles de usar y configurar, son ideales para empresas de todas las industrias y orígenes. A medida que continúe la demanda de trabajo híbrido y remoto, seguirán ganando popularidad.