Los seminarios web se convierten en eventos de equipos en lugar de una especie de reunión de equipos
La implementación original de los seminarios web de Teams agregó algunas funciones muy solicitadas al ecosistema de Teams. Ahora, Microsoft ha lanzado la próxima iteración de los seminarios web de Teams (2.0). Según Microsoft, tomaron en cuenta los comentarios de los clientes a medida que desarrollaban la nueva versión para crear una solución de seminario web integral que atiende a diversos eventos, como lanzamientos de marketing, orientaciones para nuevos empleados, informes de productos y capacitación.
Registrado como el elemento 86826 de la hoja de ruta de Microsoft 365, el nuevo código debería llegar a los inquilinos a fines de diciembre de 2022. Detalles de la notificación del centro de mensajes MC454809, que anunció Teams Webinars 2.0 y una nueva política de Teams por usuario para administrar la capacidad de organizar seminarios web , están disponibles aquí.
Creación de un nuevo seminario web
Como antes, la opción para crear un nuevo seminario web se encuentra en el menú desplegable Nueva reunión en la aplicación de calendario de Teams con Windows, Mac o clientes de navegador. Si la política de eventos de Teams asignada a su cuenta le permite crear seminarios web con la nueva interfaz, Teams muestra una pantalla emergente para recopilar información sobre el nuevo evento.
Para crear un seminario web, primero ingresa algunos detalles básicos. Debido a que un seminario web es un evento de calendario programado, estos son el nombre del evento, la descripción, la fecha y los organizadores (Figura 1).
Figura 1: Configuración de los detalles básicos para un seminario web de Teams
Cuando los detalles básicos del evento estén completos, guarde el seminario web (Guardar y enviar invitaciones). La creación de un nuevo seminario web lo agrega al calendario del organizador y envía invitaciones a los oradores y coorganizadores para que agreguen el evento a sus calendarios.
Al guardar el seminario web, se crea un nuevo evento en el sistema de Teams, incluido un sitio de registro y el espacio de trabajo en línea que se usa para organizar el seminario web. Al igual que las reuniones de Teams, un seminario web tiene un URI único para permitir que los participantes accedan al evento. En este caso, la URI tiene la forma:
https://events.teams.microsoft.com/event/17c019eb-84d9-401f-9954-1740362d3901@b662313f-14fc-43a2-9a7a-d2e27f4f3478
Después de crear el evento en línea, puede actualizar las aplicaciones disponibles en el seminario web y sus opciones de reunión. Esencialmente, un seminario web es una forma modificada de una reunión de Teams, por lo que muchas de las opciones disponibles son familiares, como la grabación automática, el control sobre la entrada al lobby, etc. También puede agregar más presentadores y coorganizadores más adelante si es necesario. Los coorganizadores pueden administrar muchos aspectos de un seminario web, como aprobar solicitudes para asistir. Sin embargo, no pueden cambiar los detalles fundamentales de un seminario web, como la hora y los presentadores.
Biografías del orador
El siguiente paso es completar información como biografías de los oradores (Figura 2). Las biografías de los oradores aparecen en la página pública del evento, por lo que es importante incluir información que atraiga a posibles asistentes. Sería bueno que Teams almacenara la información del orador para permitir la reutilización de una biografía para múltiples eventos. Aunque no es difícil completar las biografías de los oradores, es tedioso hacerlo varias veces.
Figura 2: Adición de información para un orador de seminario web de Teams
La configuración de registro controla cómo los asistentes se registran para el evento. Varias configuraciones importantes son visibles en la Figura 3, incluida la capacidad para el evento (el valor predeterminado es 1000, que también es el máximo permitido) y si planea aprobar manualmente las solicitudes de los asistentes potenciales. De forma predeterminada, los participantes del seminario web pueden registrarse para asistir hasta el comienzo del evento, pero puede limitar el período de registro. Por ejemplo, puede detener el registro una hora antes de un evento.
Figura 3: Configurar el registro para un seminario web de Teams
También existe la posibilidad de personalizar los datos que los asistentes deben proporcionar cuando se registran. Se admiten los datos básicos de los participantes, como su nombre, empresa y puesto, y el organizador puede agregar campos personalizados para registrar otra información obligatoria y no obligatoria que les gustaría que los participantes ingresaran (texto, opciones o casillas de verificación).
El organizador puede actualizar los detalles del evento, como biografías de los oradores, descripciones de seminarios web y elementos temáticos, accediendo al evento en su calendario y eligiendo la opción Administrar evento. Esto incluye agregar un nuevo campo para que los asistentes completen o implementar la aprobación para el registro de asistentes. Los detalles del evento pueden cambiar incluso después de su publicación y publicación. Sin embargo, a los que ya se hayan registrado no se les pedirá que actualicen sus datos.
Seminarios web avanzados y Teams Premium
Microsoft lanzó la licencia premium de Teams en Ignite 2022. En ese momento, dijeron que el uso de funciones avanzadas de seminarios web requiere que los organizadores de eventos tengan una licencia premium. Estas características son:
- Establecer una fecha de inicio y finalización del registro.
- Aprobaciones manuales.
- Habilitación de una lista de espera de eventos.
Las características avanzadas son interesantes y ciertamente útiles para seminarios web grandes. Recuerde que la licencia premium cubre otras funciones, por lo que es poco probable que la decisión de gastar €10/usuario/mes se base solo en las mejoras del seminario web. Si realiza un registro simple para seminarios web sin usar estas funciones, no necesita licencias de Teams Premium.
Hacer que la cara pública de los seminarios web se vea bien
La creación de temas es una forma abreviada de personalizar los elementos gráficos que ven los participantes cuando acceden al sitio del seminario web y reciben un correo electrónico sobre el seminario web. La temática permite que el organizador de un evento elija lo siguiente:
- Imagen de banner para el sitio del evento.
- Logotipo utilizado en los correos electrónicos de eventos.
- Color de los botones en el sitio del evento.
La figura 4 muestra cómo agregué una bonita foto para el banner, cargué un archivo gráfico para el logotipo y elegí el color que se usará. También puede ver que Teams advierte que la configuración de Azure AD para el inquilino del host no tiene establecida una declaración de privacidad. Esto se soluciona fácilmente yendo a la sección de descripción general de inquilinos del centro de administración de Azure AD para ingresar el vínculo a una página web donde las personas pueden encontrar la declaración de privacidad.
Figura 4: Personalización del aspecto de la página de registro del seminario web con temas
La figura 5 muestra el correo electrónico de notificación de calendario enviado por Teams cuando un participante se registra correctamente en un seminario web. El uso de diferentes elementos gráficos es evidente. También puede ver que Microsoft agrega el nombre del inquilino al nombre para mostrar del correo electrónico y la dirección SMTP para indicar qué organización organiza el seminario web. Esta información se toma de la configuración del arrendatario y no hay forma de anularla y usar un nombre para mostrar diferente.
Figura 5: Notificación de registro por correo electrónico para un seminario web de Teams
Los mismos elementos gráficos aparecen en el sitio de registro del evento (Figura 6). En este caso, el sitio es para un evento diferente. Los detalles del evento, las biografías de los oradores y la oportunidad de registrarse para el evento están integrados en un diseño de sitio atractivo. Incluso puede ver el recuento actual de participantes registrados para saber si el seminario web es popular (no se cuentan los registros no confirmados).
Figura 6: Un sitio de registro personalizado para un seminario web de Teams
Adición y seguimiento de participantes
Para permitir que las personas se inscriban en un seminario web, el organizador publica el URI del sitio del evento utilizando cualquier método que sea apropiado. Para eventos internos, esto podría ser por correo electrónico o una publicación en un canal de Teams. Para eventos públicos, el evento puede estar incluido en el sitio web de la organización.
Al hacer clic en el enlace Registrar, se abre un cuadro de diálogo para recopilar la información del asistente configurada en la configuración del evento (Figura 7). Los conceptos básicos son nombre, apellido y dirección de correo electrónico. Otros campos incluyen organización, ciudad, etc. Como se mencionó anteriormente, Microsoft controla el conjunto de campos disponibles y no puede agregar campos personalizados.
Figura 7: Registrarse en un seminario web
Si un usuario ha iniciado sesión en Azure AD, la página completa los campos automáticamente. Por un lado, esto es conveniente ya que puedes registrarte con un solo clic. Por otro lado, si quieres dar de alta a otra persona, deberás cerrar sesión o utilizar una sesión de navegación privada, ya que no se pueden sobrescribir los campos de autocompletado.
Si la asistencia al seminario web requiere aprobación, el correo electrónico enviado al participante potencial le informa que su solicitud está pendiente de Análisis. La aplicación entra en una cola para su aprobación por parte del organizador o un coorganizador (Figura 8). Cuando se aprueba, el participante recibe un correo electrónico con los detalles del evento. Un asistente aprobado no puede ser posteriormente no aprobado.
Figura 8: Análisis de registros de seminarios web
Los seminarios web de Teams son fáciles
Cuando llega el momento de realizar el seminario web, todo funciona como una reunión normal de Teams. El evento se puede grabar, la aplicación de preguntas y respuestas se usa para manejar las preguntas de la audiencia, los subtítulos están disponibles y Teams recopila datos de los participantes para el informe de asistencia. Ejecutar un seminario web con 1000 participantes es como tener una reunión regular de Teams con algunos colegas.
La cercanía a las reuniones regulares de Teams es la mayor fortaleza de los seminarios web de Teams. Más de 270 millones de personas saben cómo ejecutar y asistir a reuniones de Teams, por lo que usar Teams para organizar seminarios web es un paso simple. Todo lo que se requiere es pensar un poco por adelantado para planificar el texto que describe el seminario web, crear las biografías de los oradores y seleccionar los gráficos apropiados, y eso probablemente no sea más de lo que cualquier persona haría al planificar una gran reunión.
La experiencia del seminario web para usuarios finales y organizadores es excelente. Las cosas están menos desarrolladas en el lado del administrador. Puede controlar quién puede ejecutar seminarios web por política y asignar licencias premium de Teams para permitir que las personas usen funciones avanzadas de seminarios web, pero no hay una supervisión central sobre los seminarios web realizados por una organización, qué audiencias atraen los seminarios web, etc. Como siempre, el lado del administrador es un poco ligero para una nueva característica, ¡pero es por eso que existe PowerShell!
¿Seminarios web en lugar de eventos en vivo?
Curiosamente, las páginas del sitio web generadas para los nuevos seminarios web proclaman que son «Microsoft Virtual Events powered by Teams» alojados en events.teams.microsoft.com. Esto podría dar alguna indicación de hacia dónde se dirige Microsoft con este esfuerzo. Por ejemplo, Teams Live Events de repente parece como si su caso de uso estuviera restringido a eventos de alta producción como los discursos de apertura que produce Microsoft para conferencias como Ignite. Todo lo demás puede ser un webinar. Tal vez ese es el gran plan.
