Las empresas y organizaciones han tenido que hacer frente a importantes cambios en el lugar de trabajo en los últimos años. El espacio de UC y colaboración parece estar mejor ubicado para resolver estos problemas con soluciones tecnológicas, ya sea independiente, como parte de una malla de integración o utilizada en conjunto con otros sistemas. Pero, ¿aceptamos que lo híbrido llegó para quedarse y, de ser así, qué hacen los líderes empresariales al respecto?
Al presentar nuestro último tema de mesa redonda, «Colaboración en equipo en el futuro del trabajo», hablamos con expertos de Akkadian Labs, Toku, Smarsh y VOSS Solutions para discutir los desarrollos en el entorno laboral y hasta dónde puede llegar la tecnología para resolver los problemas que surgir. Discutimos las preocupaciones de los líderes empresariales con respecto a la productividad, el uso del espacio de oficina, la restauración del capital social y cómo lidiamos con las expectativas de la fuerza laboral para 2023 y más allá.
¿Cómo puede la tecnología resolver el problema de las preocupaciones de los líderes empresariales sobre la productividad?
David Levy, director de marketing, Akkadian Labs
Akkadian Labs David Levy cree que se requiere una comunicación fluida para maximizar la productividad en el entorno de trabajo híbrido actual. Pero, ¿cómo podrán los líderes empresariales lograr esto?
“Las plataformas UC pueden permitir la colaboración sin problemas en múltiples aplicaciones, como voz, mensajería, videoconferencia, seminarios web y centro de llamadas; y la implementación sin errores de estas aplicaciones es fundamental para asegurar la adopción”.
“Además, el software de aprovisionamiento de UC automatizado es una herramienta clave en la gestión de su patrimonio de UC”.
Bill Dellara, vicepresidente de productos, VOSS Solutions
Para Bill Dellara de VOSS Solutions, la visibilidad es clave. Con mucho que hablar sobre la presencia física para brindar productividad en el lugar de trabajo, Dellara cree que esto se puede lograr de forma remota utilizando la tecnología adecuada.
“Para que las organizaciones aseguren la productividad de una fuerza laboral dispersa, su personal debe tener acceso inmediato y continuo a las herramientas de UC que necesitan para hacer su trabajo de manera efectiva. Pero lo más importante es que la organización puede ver, en tiempo real, cómo el personal usa estas herramientas para comprender la experiencia del personal y vigilar de cerca la productividad.
“La gestión de automatización de UC junto con la gestión del rendimiento de UC brinda la capacidad de resolver cualquier problema de UC antes de que sea evidente para el empleado y antes de que se vuelva lo suficientemente grave como para afectar la moral o la productividad. La inteligencia procesable permite a la organización resolver de manera proactiva cualquier interrupción que afecte el rendimiento o degradación del servicio, lo que permite que el personal siga siendo eficiente y productivo, independientemente de su ubicación”.
Thomas Laboulle, director ejecutivo y fundador de Toku
“Si bien la tecnología puede permitir que las organizaciones optimicen la productividad, siempre debe hacerse como parte de un enfoque holístico que incluya también a las personas y los cambios en los procesos”, dice el fundador de Toku, Thomas Laboulle.
“Los arreglos de trabajo híbridos son un excelente ejemplo de entornos cambiantes donde los equipos de repente necesitan equilibrar su tiempo entre el espacio de la oficina y otras ubicaciones de trabajo remotas. El uso de la tecnología para garantizar que se pueda acceder fácilmente a la información desde cualquier lugar para mejorar la colaboración solo lo llevará hasta cierto punto”.
Laboulle recomienda a los líderes empresariales que se centren en los datos:
“Más allá del acceso a la información, las integraciones de datos y los procesos inteligentes, los líderes deben reflexionar sobre la medición y el seguimiento de la productividad utilizando tecnología que centraliza los datos y proporciona informes automáticamente”.
“También habrá una mayor necesidad de integraciones entre herramientas corporativas (por ejemplo, CRM) y otras bases de datos a través de la nube.
“Además, la instalación de sistemas de rotación inteligentes garantizará que no esté creando puntos de fricción y complejidad adicionales. A veces tiene sentido tener un taller práctico y presencial”.
¿Cómo pueden las soluciones de tecnología Team Collaboration ayudar a las empresas a optimizar las oficinas vacías y las carteras de propiedades?
Bill Dellara, vicepresidente de productos, VOSS Solutions
La pandemia ha cambiado para siempre las prácticas laborales de los empleados, y la opinión de Dellara es que las empresas deben hacer más.
“Para que las organizaciones atraigan al mejor talento, deben poder ofrecer contratos mucho más flexibles que antes. Esto significa que el espacio de oficinas también tendrá que evolucionar”.
“Menos empleados requieren espacio de escritorio fijo, lo que libera espacio en la oficina para más salas de reunión, ya que crece el deseo de que el personal se reúna y colabore cuando están juntos en la oficina”.
Si bien la tecnología de UC está evolucionando rápidamente, los teléfonos de escritorio fijos se han vuelto menos necesarios, y la conectividad ágil en los escritorios compartidos es una prioridad mucho mayor. Dellara cree que la tecnología de la sala de reuniones es, por lo tanto, esencial.
“Las configuraciones de espacios de reunión y salas de reuniones requieren que el personal de la oficina colabore fácilmente con los trabajadores remotos para evitar una cultura de ‘nosotros’ y ‘ellos’, por lo que la última tecnología para salas de reuniones, auriculares, video y herramientas de colaboración son imprescindibles.
“Todo esto debe ser administrado por una plataforma de gestión de rendimiento y automatización de UC para garantizar la experiencia y monitorear la productividad”.
Thomas Laboulle, director ejecutivo y fundador de Toku
El entorno de trabajo actual exige que las empresas permitan que las colaboraciones en equipo tanto en la oficina como remotas se produzcan sin problemas. Laboulle cree que esto se debe a que la mayoría de las empresas ahora están adoptando un modelo híbrido para el trabajo remoto.
“Entonces, en lugar de optimizar para el espacio de oficina vacío, debe haber más conversación sobre cómo optimizamos para colaboraciones productivas en equipo en un entorno de trabajo híbrido de una manera que sea más rentable.
“Por ejemplo, puede facilitarle la vida a su equipo habilitando las llamadas telefónicas dentro de Microsoft Teams. Entonces, ya sea que un miembro del equipo trabaje de forma remota o en la oficina, podrá realizar y recibir llamadas desde cualquier lugar, en cualquier dispositivo, directamente dentro de la consola de MS Teams.
“Cuando usa la tecnología para unificar las comunicaciones de su equipo de esta manera, está optimizando efectivamente sus recursos para un entorno de trabajo híbrido”.
David Levy, director de marketing, Akkadian Labs
La situación actual significa que las empresas y organizaciones no pueden eludir la necesidad reducida de espacio de oficina en opinión de Levy.
“No hay vuelta atrás al 100 % de los empleados en la oficina todo el tiempo, y se requiere un conjunto diverso de herramientas de comunicación para facilitar la colaboración”.
Dijo acerca de las organizaciones que utilizan sus activos: «Los espacios de trabajo flexibles/hoteles son necesarios para optimizar las carteras de oficinas/propiedades en un entorno de trabajo híbrido».
¿Cómo ve a los proveedores ayudando a restaurar el ‘capital social’ perdido de los empleados que no están cerca unos de otros y ayudando a las empresas que buscan mejorar sus culturas para mantenerlos?
Thomas Laboulle, director ejecutivo y fundador de Toku
El punto de vista de Laboulle es que los proveedores pueden ayudar agregando más funciones que enfaticen el elemento de ‘interacción humana’ en su software.
“Por ejemplo, en muchas herramientas de colaboración líderes, las videollamadas le permiten ver las expresiones faciales de los demás y tener una interacción humana más rica y atractiva.
“De acuerdo con esto, recientemente he visto algunas características interesantes que hacen que las discusiones sean más naturales y agradables. Algunos tienen modos que simulan la sensación de sentarse juntos en una sala de reuniones para que sea más fácil sentirse más cerca de los miembros de su equipo”.
El CEO de Toku apunta a una mejor interacción y participación a través de medios más modernos: “También hay más opciones interactivas como encuestas, reacciones emoji, notas adhesivas, etc. que brindan al equipo más formas de participar en una discusión más allá de solo hablar o escribir.
“Estas características, y más, pueden ayudar a restaurar el ‘capital social’ perdido hasta cierto punto. Sin embargo, no reemplazarán completamente el elemento humano, razón por la cual aún es necesario un modelo de trabajo híbrido”.
David Levy, director de marketing, Akkadian Labs
La opinión de Levy es que las aplicaciones UC estrechamente integradas pueden simular las interacciones aleatorias de un entorno de oficina. Además, cree que la responsabilidad comienza desde arriba:
“La alta gerencia necesita dar el ejemplo para la utilización de aplicaciones; en otras palabras, construir la cultura de la colaboración remota”.
“Con este fin, la facilidad de uso, la seguridad, el tiempo de actividad y la interoperabilidad son fundamentales”.
Bill Dellara, vicepresidente de productos, VOSS Solutions
Dellara siente que hay un camino a seguir, algo que ha aprendido de su experiencia.
“He trabajado de forma remota durante más de diez años y me siento increíblemente cercano a mis colegas, y también me hacen sentir como un miembro valioso del equipo. Entonces, es posible.
“Creo que una experiencia de colaboración fluida es la clave del éxito. Al tener todas las herramientas de UC a su disposición (acceso instantáneo a sus colegas a través de la funcionalidad de chat, uso de salas de reunión y tableros de mensajes para discusiones en curso, aprovechamiento de la tecnología de video para reuniones cara a cara regulares), todos los empleados pueden sentir que están contribuyendo, independientemente de su ubicación.”
Es importante destacar que Dellara cree que esto es, a menudo una malla de tecnología de múltiples proveedores, debe entregarse como una experiencia perfecta, lo que requiere una administración de UC altamente automatizada.
“Tener herramientas de gestión del rendimiento que brinden inteligencia procesable en tiempo real es crucial. Tan pronto como el servicio de UC se degrada o los empleados experimentan tiempo de inactividad, está en problemas”.
En cuanto a la asistencia tecnológica, Mark Zuckerberg y Satya Nadella dicen ‘más con menos’. Elon Musk quiere que su fuerza de trabajo esté presente en la oficina. ¿Cómo debería evolucionar el trabajo moderno en los próximos 12 meses para las grandes empresas?
Shaun Hurst, asesor normativo principal, Smarsh
El consultor de Smarsh Shaun Hurst brinda una descripción general de cómo los líderes empresariales deben abordar los próximos doce meses.
“Tome nota de sus inversiones en tecnología actuales y obtenga una comprensión más profunda de sus capacidades. Reúnase con el representante de su proveedor para colaborar en ideas para aprovechar al máximo los productos en los que ya ha invertido y comprender el conjunto completo de funciones y capacidades. Pregunte sobre programas de capacitación o habilitación”.
Hurst lo reduce al simple hecho de que a veces la tecnología no se utiliza en todo su potencial.
“Nuestros clientes a menudo no se dan cuenta del alcance total de las capacidades, características y funciones de nuestras plataformas por las que ya han pagado”.
Bill Dellara, vicepresidente de productos, VOSS Solutions
Dellara en VOSS cree que el caballo se ha desbocado y que el panorama para los trabajadores ha cambiado.
“Los empleados ahora esperan un enfoque flexible para el trabajo híbrido y, para atraer a los mejores talentos, es necesario apoyar a una fuerza laboral dispersa.
“Por lo tanto, su patrimonio de UC debe brindarles a los empleados una experiencia perfecta, independientemente de la ubicación. Cuando el personal está en la oficina, debería poder conectarse y colaborar de inmediato, con salas de reuniones flexibles y de alta tecnología. Al trabajar de forma remota, el personal debe tener acceso instantáneo a todas las herramientas de UC que necesitan y conectarse y colaborar con colegas con solo tocar un botón”.
En cuanto al futuro inmediato, Dellara aconseja: “Si las organizaciones invierten en automatización de UC y tecnología de gestión del rendimiento, podrán implementar rápidamente nueva tecnología y automatizar los MACD diarios, mientras vigilan la productividad y la experiencia de los empleados. Y entonces no importará si su personal está en casa o en la oficina. Serán productivos y felices, y su negocio prosperará”.
David Levy, director de marketing, Akkadian Labs
Levy cree que contratar a los mejores trabajadores del conocimiento requerirá flexibilidad en los requisitos de presencia.
“Los sistemas de gestión del conocimiento impulsados por herramientas de UC e IA pueden respaldar una colaboración óptima y una cultura distinta con una fuerza de trabajo híbrida distribuida”.
Concluye emitiendo un pronóstico incluso más allá de 2023: «Los sistemas de metaverso de próxima generación se convertirán en la norma en 2 a 4 años».
Thomas Laboulle, director ejecutivo y fundador de Toku
La presencia es clave para Laboulle: “Soy un gran creyente en los encuentros fortuitos, donde las cosas inesperadas y no planificadas solo pueden suceder en un entorno de trabajo físico. Estos puntos de contacto oportunistas contribuyen a generar un sentido de camaradería entre los miembros del equipo, brindan una exposición de liderazgo adicional y ayudan a evitar el sesgo de proximidad”.
Sin embargo, Toku planea mantener el trabajo híbrido como el arreglo estándar para 2023 y el futuro previsible. Laboulle explica: “Creemos que el trabajo híbrido será parte de los beneficios que los posibles empleados buscan en su búsqueda de empleo. Esto se aplica no solo a las ampliaciones como Toku, sino también a las grandes empresas”.
