A medida que los empleados hacen la transición a entornos de trabajo más digitalizados, complejos y versátiles, hacer un seguimiento de los proyectos, tareas y otra información esencial puede ser complejo.
Mantener la productividad y la eficiencia se vuelve cada vez más desafiante cuando los miembros del personal tienen diferentes trabajos en varias aplicaciones. Afortunadamente, Microsoft ha presentado una posible solución.
Microsoft Lists es una aplicación de fácil acceso disponible para cualquier persona con una cuenta de Microsoft, incluso para aquellos que no tienen una suscripción a 365. Una evolución de la aplicación «Listas de SharePoint», Microsoft List es una conveniente plataforma frontal donde los usuarios pueden organizar sus datos, ideas, tareas, inventario e innumerables otras piezas de información.
Los líderes empresariales pueden crear listas personalizadas para los miembros del equipo y aprovecharlas para planificar proyectos y eventos significativos.
Aquí hay una introducción a todo lo que las empresas pueden hacer con las Listas de Microsoft.
¿Qué son las listas de Microsoft?
Microsoft Lists es una de las muchas herramientas de productividad populares disponibles en el ecosistema de Microsoft. Es una plataforma conveniente donde las empresas y las personas pueden rastrear una amplia gama de datos e información en un espacio alineado.
Lists es una aplicación de seguimiento de información inteligente que ayuda a los usuarios a configurar información y activos y compartir datos con los miembros del equipo que colaboran. La aplicación liviana es adecuada para usuarios comerciales y particulares, con innumerables opciones de personalización disponibles.
Los usuarios pueden comenzar con una lista en blanco y agregar datos relevantes o usar una plantilla para realizar un seguimiento de las tareas, el trabajo, los horarios de viaje, los itinerarios y más. Incluso es posible agregar plantillas específicas a una colección de «favoritos» para que los usuarios puedan acceder a ellas fácilmente en el futuro.
Debido a que Microsoft Lists se integra directamente con Microsoft Teams, se adapta perfectamente a la era del trabajo colaborativo. Los usuarios pueden trabajar simultáneamente con sus colegas, rastreando la información de la lista y las conversaciones uno al lado del otro.
También es posible ajustar la apariencia de una lista con calendario, cuadrícula, galería y vistas personalizadas. Los usuarios también pueden resaltar detalles importantes en listas con formato condicional.
Se puede acceder a la aplicación desde cualquier navegador web y no requiere descargas adicionales ni suscripciones de software. También se alinea a la perfección con una serie de otras herramientas de Microsoft, por lo que las empresas que ya han invertido en el panorama pueden combinar más de sus soluciones de software críticas.
¿Qué pueden hacer los usuarios con las listas de Microsoft?
Microsoft Lists es más que su aplicación estándar de «lista de tareas pendientes». A diferencia de muchas herramientas para tomar notas que ya están disponibles en el ecosistema de Microsoft, Lists viene con capacidades de seguimiento integradas para que los usuarios puedan controlar todo, desde el inventario y los contactos hasta las rutinas y los problemas. La herramienta también fusiona las listas de usuarios con todas las aplicaciones de Microsoft 365 existentes que poseen.
Esto facilita la importación de datos e información de Microsoft Teams, SharePoint, OneDrive y más. Con las Listas de Microsoft, los usuarios pueden:
Crear y administrar reglas:
Microsoft Lists tiene una funcionalidad de automatización integrada, que sigue el estilo de regla if-this-then-that. Los usuarios pueden crear reglas personalizadas para automatizar recordatorios y notificaciones conectados a sus listas. Por ejemplo, es posible notificar a un usuario cuando se acerca una fecha límite automáticamente.
El sistema también se integra con la plataforma Microsoft Power, por lo que los usuarios pueden crear aplicaciones de productividad utilizando sus listas como fuente de datos principal. Es posible ampliar formularios con Power Apps y personalizar flujos de trabajo con Power Automate.
Para crear y administrar reglas en Listas, los usuarios deben hacer clic en el menú desplegable «Automatizar» y seleccionar «Crear una regla». A partir de ahí, pueden establecer una condición para cuándo se debe notificar a alguien, como cuando se crea un nuevo elemento en una lista. Las condiciones de la regla se pueden modificar haciendo clic en cada palabra subrayada en la oración de automatización.
Colaborar en listas en Teams:
Como se mencionó anteriormente, Lists funciona de manera coherente con Microsoft Teams, apoyando a las empresas en la creación de flujos de trabajo colaborativos. Los usuarios pueden acceder, compartir y crear listas dentro de la aplicación Teams sin salir de una reunión o sesión de intercambio de ideas.
Dentro de la aplicación Teams, los usuarios también tienen control total sobre cómo ellos y otros usuarios pueden ver una lista. Por ejemplo, los usuarios pueden crear listas en la vista de calendario para mostrar cuándo se acercan fechas límite específicas. También existe la opción de incluir filtros para vistas personalizadas.
Los usuarios también pueden comentar las listas, establecer recordatorios y configurar la información de la lista según sus necesidades específicas. Las listas también brindan a los usuarios varias formas de compartir información con colegas y clientes. Los usuarios pueden compartir una lista completa o solo algunos elementos seleccionados. Además, hay opciones de protección de datos como acceso de solo lectura, acceso de edición, fechas de caducidad y protección con contraseña.
Mantenga un registro de la información importante:
Una de las características clave de Lists es su capacidad para rastrear información crucial en tiempo real. Varias plantillas preconstruidas dentro del ecosistema de Listas ayudan a los usuarios a monitorear datos importantes. Por ejemplo, los usuarios pueden crear un «Itinerario de eventos» para monitorear los nombres y correos electrónicos de los oradores, las horas de inicio y finalización del discurso y la capacidad de la sala.
También hay disponible una lista de «Gestor de activos», que ayuda a los líderes empresariales a realizar un seguimiento de los activos que utiliza cada miembro del equipo. El sistema también puede enviar actualizaciones de estado de los activos con información sobre las fechas de entrada y salida y qué artículos están en reparación.
Los usuarios pueden incluso transformar sus listas en herramientas de gestión de proyectos, agregando tareas a cada lista y asignándolas a miembros individuales del personal con reglas de automatización del flujo de trabajo.
Mejore la productividad y el servicio al cliente
Las plantillas incluidas en la aplicación Listas de Microsoft son perfectas para aumentar la productividad en varios entornos de trabajo. Por ejemplo, los usuarios pueden usar su aplicación para rastrear un blog, sitio web o estrategia de publicación de contenido de redes sociales, con reglas para notificaciones y recordatorios.
Hay una plantilla de lista de verificación de incorporación que ayuda a mejorar las experiencias de incorporación de clientes y empleados. Las reglas de automatización incluidas simplifican la optimización de todo, desde la facturación del cliente hasta la facturación y la entrega.
Además, los usuarios pueden acceder a una «plantilla de seguimiento de problemas» para convertir las listas en una herramienta eficaz para la gestión de las relaciones con los clientes. Los usuarios pueden establecer reglas específicas para cada elemento de la lista de problemas y actualizar automáticamente a los empleados cuando se produzcan cambios.
Descubriendo el poder de las listas de Microsoft
Con un completo centro de recursos ya disponible para los usuarios y una guía paso a paso para los principiantes, es fácil para cualquier empresa descubrir los beneficios de Microsoft Lists por sí mismos. Esta herramienta única ayuda a aumentar la productividad y la eficiencia al tiempo que brinda a los equipos nuevas formas de optimizar y automatizar sus procesos de trabajo.
Desde la planificación de tareas hasta estar un paso por delante de la experiencia del cliente, Microsoft Lists tiene algo que ofrecer en varios casos de uso.
