Microsoft Teams puede ser la aplicación de colaboración de Microsoft más popular en la actualidad, y Microsoft informó recientemente que tiene 300 millones de usuarios activos mensuales. Microsoft Teams se usa todos los días en el trabajo y por socios y clientes. En mi función como administrador de productos para productos de migración de contenido, a menudo me preguntan sobre la migración de Teams. Por lo tanto, con este uso intensivo, la migración de Microsoft Teams se ha vuelto fundamental en cualquier migración de inquilino a inquilino. Por lo tanto, compilé una lista de las diez principales acciones imprescindibles para una migración exitosa de Teams.
Conozca su entorno
Una de las primeras acciones en una migración de equipo es recopilar información sobre su arrendatario de origen. Esto lo ayudará a dimensionar su proyecto de migración e identificar cualquier característica única que requiera una planificación especial. Parte de la información se puede recopilar en el Centro de administración de Teams (como se ve en la figura a continuación).
¡Revisar la cantidad de equipos activos que están en los inquilinos de origen parece ser el punto de partida obvio!
Figura 1: Centro de administración: equipos activos
El tamaño del contenido de Teams es difícil de obtener, ya que el contenido de Teams generalmente se guarda en varias ubicaciones de almacenamiento.
Sin embargo, se recomienda identificar Teams con más de 1 TB de contenido de SharePoint y/o miles de mensajes de conversación de canal. Estos equipos a menudo tardan más en migrar que otros, que son más pequeños.
También recomiendo identificar el uso de canales privados y compartidos y el conteo de tareas de Planner.
Crear un plan de migración
Asegurarse de que se completen los siguientes pasos ayudará a crear un plan de migración para su proyecto:
- Identificar dependencias en otras migraciones de cargas de trabajo (p. ej., Mail y OneDrive)
- Planee migrar los chats privados de Teams como último paso. Considere migrar solo los chats usados recientemente (menos de 30 días) y archivar el resto.
- Aprovisione y migre los sitios de OneDrive antes de migrar los chats privados. Los archivos de chats privados y reuniones de Teams se almacenan en la carpeta Archivos de chat de Microsoft Teams en OneDrive. Los archivos no se migran si los sitios de OneDrive no están aprovisionados.
- Migración de la membresía de Teams al final de una migración de Teams. Hacer esto garantizaría que tenga la membresía más actualizada.
- Tenga en cuenta los límites de rendimiento de la migración para evitar limitaciones.
Preparar el objetivo
Una vez que el plan está listo, es hora de preparar al inquilino objetivo. Preparar el arrendatario de destino para la migración requiere varias acciones. A continuación se enumeran algunas (pero no todas) de las acciones necesarias durante la etapa de preparación:
- Cree cuentas de migración con los niveles de acceso adecuados.
- Aprovisione cuentas de usuario de destino que tengan licencia para usar Teams.
- Cree una asignación de usuarios desde los usuarios de origen hasta los usuarios de destino.
- Los usuarios de destino deben tener una licencia para usar Teams.
- Migre los sitios de OneDrive al menos una vez.
- Aprovisionar equipos con 24 horas de antelación.
Identificar lo que no se puede migrar
Algunos elementos y contenido de los equipos no se pueden migrar debido a las limitaciones de la API. Algunas de las posibles limitaciones son:
- Páginas wiki: ya que no se utilizan en los nuevos equipos.
- La estructura y el contenido de Education Teams no se migran fácilmente y es posible que desee evitarlos.
- Existen algunos desafíos con las páginas de inicio del sitio y la configuración de elementos web.
- No puede crear una pestaña en un canal de Teams para el contenido que aún no se ha migrado.
Establecer expectativas de los usuarios
Los usuarios a menudo tendrán sus propias suposiciones y expectativas. Informe a los usuarios:
- Las migraciones pueden completarse más lentamente de lo planeado.
- El contenido de cada carga de trabajo no se mantiene sincronizado entre los inquilinos.
- Las migraciones de chat son lentas.
- Los archivos extraídos no se migran.
Se recomienda crear un plan de comunicación junto con preguntas frecuentes sobre migración. Úselos para informar a los usuarios de lo que sucederá durante la migración, el orden de la migración y qué hacer si se encuentran problemas.
Priorice las migraciones de chat para sus usuarios
Uno de los mayores desafíos con las migraciones de chat privado es saber cuántos mensajes existen. He visto en migraciones de chat privadas recientes usando las soluciones de migración de Quest que el usuario promedio tiene alrededor de 3500 mensajes de chat. El número de mensajes es un factor importante en el rendimiento del rendimiento.
Al planificar sus migraciones de chat, su prioridad debe ser escribir los mensajes más recientes de sus usuarios en el chat en vivo. Luego, exporte los mensajes restantes a un archivo de chat (por ejemplo, un archivo HTML). Considere priorizar la migración de mensajes para usuarios que tienen motivos legales, reglamentarios o de continuidad comercial. La migración de mensajes para otros usuarios puede tener una prioridad menor.
Plan de Migración de Canales Privados y Compartidos
Los canales generales se aprovisionan como parte del aprovisionamiento del Equipo. Pero también se deben aprovisionar los canales privados y compartidos, y pueden tardar hasta otras 24 horas en aprovisionarse (y, a veces, más). Solo se puede aprovisionar el primer canal compartido u original. Todos los demás canales compartidos que existen en otros equipos no están aprovisionados. Otros canales compartidos que existen en otros equipos deberán compartirse y crearse nuevamente, incluidos los permisos personalizados.
Por lo tanto, debe planificar la asignación de más tiempo para la provisión. Y es posible que vea errores durante la migración que indican que los canales privados o compartidos aún no están disponibles.
Recuerde que es posible que los usuarios de otros inquilinos sigan usando el canal compartido de origen para agregar contenido. Es posible que deba archivar el equipo para evitar que los usuarios agreguen más contenido hasta que el canal compartido en el nuevo inquilino se vuelva a compartir.
Establecer el Orden de la Migración
Hay muchas ocasiones en las que esta elección de orden es entre un corte (Big Bang) y una migración por fases. Pero hay un pequeño giro aquí con las migraciones de Teams. Las organizaciones suelen elegir entre migrar equipos completos uno por uno o migrar cada contenido de carga de trabajo de contenido en todos los equipos uno por uno.
Migrar equipos completos uno por uno significa que está priorizando que cada equipo tenga su contenido migrado por completo. Esto tiene sentido si necesita tener Teams específicos en el lugar de destino rápidamente para que los usuarios puedan comenzar a acceder al contenido en el espacio empresarial de destino. También es posible que desee evitar ejecutar migraciones incrementales en el contenido de Teams en su planificación.
El segundo enfoque se usa cuando la prioridad es migrar las cargas de trabajo: contenido de SharePoint, mensajes de canal, planes de Planner. Este enfoque es práctico para las grandes empresas que utilizan mucho Planner. Querrán migrar todos los planes de Planner en todos los equipos al mismo tiempo, ya que es posible que deban cambiar la cuenta de migración durante la migración. Hay un límite en la cantidad de tareas de Planner que puede crear una sola cuenta. Por lo tanto, es mejor que migre Planner de una vez y cambie de cuenta después.
Para obtener más detalles sobre la migración por fases versus la transición total (big bang), lea el consejo n.° 1 en esta publicación de blog sobre consejos de planificación de la migración de inquilino a inquilino.
Decida si está apoyando a los usuarios que trabajan en el origen y el destino
Las migraciones de equipos de grandes empresas a menudo afectan a miles de usuarios. Estos proyectos de migración a menudo se planifican en lotes (o fases). Por lo tanto, estos clientes de migración empresarial a menudo tienen usuarios que trabajan en Teams tanto en el origen como en los inquilinos de destino.
El desafío para los usuarios es que quieren los mismos equipos de Microsoft activos en ambos inquilinos hasta que se complete la migración. Los usuarios quieren que todo el contenido del origen se migre al destino sin sobrescribir el mismo contenido en el destino.
Si es posible sincronizar o actualizar, puede permitir que los usuarios trabajen en ambos inquilinos, pero es probable que también necesiten acceso a su buzón de correo y a OneDrive. Esto requerirá más planificación y comunicación con los usuarios. Es posible que los usuarios tengan que combinar copias de archivos actualizados después de que se complete la migración de Teams.
Si no es posible, se debe obligar a los usuarios a trabajar en el arrendatario de destino tanto como sea posible. Quizás el arrendatario de origen solo se use para leer contenido; pero no actualizar o escribir contenido nuevo.
Validación posterior a la migración
Como se indicó anteriormente, un equipo de Microsoft se compone de varias cargas de trabajo de contenido. Debe validar que el contenido se migró con éxito, dentro de lo razonable. En algunos casos, es posible que no pueda crear una coincidencia exacta de 1 a 1.
Por ejemplo, es posible que haya migrado el contenido de un equipo de origen a un equipo existente en el inquilino de destino. Es posible que deba revisar los registros de migración y realizar algunas comprobaciones puntuales para validar que el contenido se migró.
Otro ejemplo es con conversaciones de canal y mensajes de chat privados. Es posible que haya configurado la migración para archivar la mayoría de los mensajes. Por lo tanto, no los encontrará en los canales o en el chat en vivo. Es posible que también deba revisar los registros de migración y realizar algunas comprobaciones puntuales para validar que los mensajes se migraron y archivaron.
Para otras cargas de trabajo de contenido (por ejemplo, contenido de SharePoint), debería poder comparar el recuento de elementos entre el origen y el destino. Es posible que desee crear un script de PowerShell para obtener el recuento de elementos o revisar los recuentos capturados y mostrados en su herramienta de migración.
Ahora es tu turno
Esta es solo una breve descripción general de algunas acciones que debe realizar para ayudarlo a planificar la migración de Microsoft Teams de un inquilino a otro, y algunos de estos pasos pueden requerir que se tomen algunas decisiones adicionales antes o durante la migración. Si desea escuchar más consejos sobre cómo realizar una migración de equipos exitosa, asegúrese de unirse a nuestra próxima charla TEC: Las 10 acciones principales que debe realizar para una migración de equipos exitosa.