Tuve un caso de uso interesante que surgió el otro día con uno de mis clientes. Tenían un Equipo en Microsoft Teams y crearon varios canales privados y compartidos en él. Esos canales privados y compartidos, por supuesto, tenían sus propios sitios de SharePoint creados como resultado. Y aunque el cliente podía acceder a todos los canales y archivos correspondientes desde la interfaz de Teams, también quería una forma rápida de buscar todos los archivos ubicados tanto en el sitio principal como en los sitios de canales desde la interfaz de SharePoint. ¿Quieres escuchar la solución que les propuse? ¡Sigue leyendo, entonces!
El problema
Antes de explicar la solución, es importante comprender la arquitectura de lo que sucede detrás de escena. Entonces, cuando el cliente creó un equipo en Teams, también creó un sitio de SharePoint para albergar todos los documentos del canal estándar (carpeta para cada canal estándar).
Ejemplo de una carpeta de canales estándar en el sitio de grupo principal
Sin embargo, cuando se crean los canales Privado y Compartido, también se crean sitios de SharePoint separados. Expliqué este concepto aquí. ¡Cada canal privado y cada canal compartido terminan con su propio sitio de SharePoint que no está vinculado al sitio principal en absoluto!
Ejemplo de un sitio de canal privado creado en SharePoint como resultado de un canal privado en Teams
Si el usuario estaba en Teams, podría buscar el archivo en el sitio principal y en los sitios del canal mediante la interfaz de búsqueda de Teams:
Buscar en el sitio de grupo principal y en los sitios de canal en Teams
Sin embargo, si el usuario accede al mismo sitio en SharePoint, no existe un mecanismo para buscar todos los documentos simultáneamente.
Si el usuario navega al sitio del grupo principal y ejecuta una búsqueda, solo busca ese sitio en particular (todas las carpetas de canales estándar en ese sitio).
Resultados de búsqueda al buscar en el sitio principal del equipo en SharePoint
Si el usuario navega al sitio de SharePoint privado o compartido y ejecuta una búsqueda, una vez más, solo busca en ese sitio en particular.
Resultados de búsqueda al buscar en el sitio de un canal privado en SharePoint
Simplemente no hay forma de buscar en todos los sitios a la vez que pertenecen a un equipo desde la interfaz de SharePoint. A menos que…
La solución
La solución que se nos ocurrió fue muy simple y genial 😊 Hub Sites. Como probablemente sepa por mis artículos anteriores, una de las funcionalidades principales de los sitios centrales es que permite buscar todos los sitios asociados a la vez desde el sitio central principal.
Entonces, todo lo que debemos hacer aquí es registrar nuestro sitio de grupo principal como un sitio central. Para hacerlo:
Pero aquí es donde también ocurre la magia. Si tuviéramos otros sitios que quisiéramos que fueran parte del concentrador, tendríamos que asociarlos manualmente al sitio del concentrador que acabamos de registrar/crear. Sin embargo, para los sitios del canal, esto funciona de manera diferente. Una vez que registra el sitio principal como el centro, todos los sitios del canal también se asocian automáticamente con el Centro. Notará este fenómeno si navega a cualquiera de los sitios de canales privados o compartidos.
Por lo tanto, si navega al sitio de grupo principal (que registró como centro) y ejecuta una búsqueda desde allí, su cuadro de búsqueda ahora buscará en el sitio de grupo principal (principal) + todos los sitios asociados (sitios de canales privados y compartidos) a la vez. (ya que esta es la funcionalidad central de Hubs)!
NOTA: Asegúrese de esperar unas horas después de registrar «el sitio como centro» para que se inicie la búsqueda/indexación de todos los sitios asociados.
Notará que los resultados de búsqueda de SharePoint anteriores se alinean con los resultados de búsqueda de la interfaz de Teams.
Opcionalmente, incluso puede crear la navegación del Hub que vincule todos los sitios de canales privados y compartidos a través del menú del Hub, pero este es un proceso bastante manual y probablemente no sea necesario en nuestro caso de uso.
¡Así que el problema está resuelto y tengo otro cliente feliz! 😊
