Cuando está presentando en una reunión de Teams, generalmente desea compartir contenido desde la pantalla de su computadora. Pero un resultado negativo de eso es que Teams oculta la ventana de la reunión, por lo que ya no verá a los asistentes ni el chat de la reunión.
Ahora, hay buenas razones para esto. La mayoría de nosotros usamos una pantalla, por lo que si está compartiendo su única pantalla y muestra la reunión de Teams, todos verán la reunión junto con lo que está tratando de compartir. Entonces, Microsoft en realidad está tratando de hacernos un favor al despejar el espacio para que podamos presentar a las personas sin abrumarlas con ver la reunión dos veces: una vez en su extremo y otra vez a través de lo que está presentando.
Dicho todo esto, sigue siendo importante que el presentador controle la reunión, así que veamos algunas formas en las que puede hacerlo. Para una versión en video de esta publicación, haga clic en reproducir a continuación.
Primero, puede hacer lo que acabo de decir que Microsoft intenta evitar que haga: mantener la reunión en su pantalla. Pero hay formas inteligentes de mantener su pantalla organizada y limpia.
En segundo lugar, siempre puede optar por compartir una ventana. En esta situación, puede saltar entre Teams y la ventana. Hablaremos más sobre cómo funciona eso en un momento.
En tercer lugar, puede unirse a la reunión por segunda vez en otro dispositivo para seguir allí.
Cuarto, puede invertir en un segundo monitor y usar un monitor para seguir la reunión y el otro para compartir contenido.
Si usa una pantalla y necesita absolutamente compartir toda la pantalla, hágalo. Comparta la pantalla y, cuando Teams se minimice, vuelva a abrirla. Aún podrá ver a los participantes de la reunión y el chat. Si está compartiendo un archivo o una página web, intente dividir las aplicaciones para que haya suficiente espacio para mostrar a los participantes de la reunión lo que necesitan ver. Puede usar la función de ajuste en Windows o la vista dividida en macOS.
Para una experiencia un poco más amigable para los participantes, puede mantener lo que está compartiendo al principio y saltar de un equipo a otro cuando lo necesite presionando Alt+Tab en Windows y ⌘-Tab en macOS. Muy fácil.
Y un consejo rápido: para obtener más espacio, oculte la barra de tareas de Windows o el puerto de macOS para tener toda la pantalla a su disposición.
Una llave inglesa en esta situación es PowerPoint. Normalmente, cuando inicia una presentación de PowerPoint, se apodera por completo de su pantalla. Ahora, puede hacer eso y usar Alt+Tab para saltar entre las aplicaciones. Pero también puede configurar la presentación de diapositivas para que se muestre en su propia ventana de presentación de diapositivas. Tengo un artículo completo por separado sobre varias formas ingeniosas de presentar PowerPoint en las reuniones de Teams. En su archivo de PowerPoint, haga clic en la pestaña Presentación de diapositivas > Configurar presentación de diapositivas. En Mostrar tipo, elija Navegado por una persona. Ahora, cuando inicia su presentación de diapositivas, está en una ventana móvil y redimensionable. Funciona tanto en Windows como en macOS.
Ahora, toda esta opción de compartir el espacio de la pantalla no va a ser perfecta. El contenido que compartirá será pequeño para los participantes, así que intente acercar el texto o las imágenes tanto como sea posible. Y la reunión en sí se suavizará y puede mostrar menos personas, pero es lo mejor que puedo ofrecerle.
Su próxima opción es compartir solo una ventana, no toda la pantalla. Compartir una ventana significa que todos en la reunión verán esa ventana y solo esa ventana, sin importar cuántas otras ventanas tenga abiertas en su pantalla. Y lo que es más importante, si arrastra otra ventana sobre la ventana que se está compartiendo, nadie verá que esa ventana se mueve sobre ella. Seguirán viendo la ventana compartida. El beneficio para usted, el presentador, es que puede abrir Teams cuando lo desee y nadie en el extremo receptor notará la diferencia. Una vez que comience a compartir, maximice la ventana de la reunión de Teams y podrá seguirla.
La desventaja de compartir una ventana es que si desea mostrar una ventana diferente, puede ser un poco molesto porque tiene que dejar de compartir esa ventana y luego compartir una nueva ventana. Pero todo se reduce a lo que es más importante para ti. Treinta segundos de cambiar de ventana es un pequeño precio a pagar por tener un acceso rápido y fácil a otra ventana sin interrumpir lo que está compartiendo si esa es su prioridad. Aunque si está compartiendo un navegador, puede usar pestañas para evitar tener que cambiar de ventana para mostrar diferentes sitios web, lo que también puede significar diferentes aplicaciones en línea.
Si tiene un dispositivo móvil, y seamos realistas, quién no lo tiene en estos días, puede unirse a la reunión en ese dispositivo después de haberse unido en su escritorio. El beneficio aquí es que básicamente puede tener dos pantallas funcionando a la vez. Puede ver a los asistentes a la reunión y puede tocar para el chat de la reunión si necesita seguirlo en su dispositivo móvil. Y puede usar su escritorio para compartir todo lo que necesita compartir sin llenar la pantalla con cosas destinadas a usted.
Una palabra importante de advertencia: antes de unirse a la llamada, silencie su dispositivo. Baje el volumen al mínimo. Una vez que se una a la llamada, silencie su micrófono. No es necesario que haya ningún sonido proveniente del dispositivo o que entre en el dispositivo. De lo contrario, obtienes ese sonido de eco demoníaco y todos los demás también lo escucharán.
Para unirse, abra su calendario de Teams, abra el evento y haga clic en Unirse. Te preguntará si deseas transferir la llamada a tu teléfono móvil, una función notablemente útil en otras situaciones, por cierto, o unirte a ella. Quieres unirte, no transferir. Si el video está habilitado, apáguelo. Y ahora puede configurar su dispositivo en algún lugar cercano para seguirlo. Un consejo rápido: una tableta funcionará mucho mejor que un teléfono, así que si tienes un iPad, un Chromebook o incluso una Surface, utilízalo. Cuanto más grande sea la pantalla, más verás.
Y, por último, puede usar dos pantallas en su escritorio. Esta es, con diferencia, tu mejor opción. Sí, cuesta dinero extra, pero actualmente puede obtener un monitor utilizable en línea por tan solo € 100. Con dos monitores, puede usar el segundo monitor como un espacio para compartir y el monitor principal como un espacio seguro para mantener abiertas todas las aplicaciones que necesita. Eso significa que cuando comparte la pantalla número dos, maximice la ventana de la reunión de Teams nuevamente en su monitor principal para ver la reunión en su experiencia completa. No perderé más tiempo en esta opción porque ya hice un artículo completo sobre esto.
Con suerte, eso le dará algunas ideas sobre cómo puede continuar monitoreando y participando en su reunión de Teams mientras presenta contenido desde su computadora. Todos estos tienen sus ventajas y desventajas, por lo que debe pensar cuáles son sus prioridades para su experiencia y las experiencias de sus participantes. Y recuerda, a veces lo suficientemente bueno es lo suficientemente bueno. Para obtener más consejos y trucos sobre cómo aprovechar al máximo las reuniones en Teams, ¡asegúrese de consultar mi guía de reuniones de rockstar!
Gracias por leer. Tengo curiosidad por saber cómo maneja la pantalla compartida cuando está en reuniones. Deje sus ideas o mejores prácticas en los comentarios a continuación para que otros puedan aprender una o dos cosas. Le deseo lo mejor para hacer malabares con las aplicaciones, la ventana de su reunión y compartir la pantalla en su próxima reunión de Teams.
