Incluir la transcripción en sus reuniones de Teams puede ser beneficioso por muchas razones diferentes. La razón más común es que la función de transcripción de Microsoft Teams puede ser útil para los usuarios con problemas de audición. Esto se debe a que la función de transcripción proporciona texto en pantalla para que pueda leer lo que se dice en la reunión.
El texto escrito aparece como un guión en una columna a lo largo del lado derecho de la pantalla. Esto permite a los asistentes ver quién está hablando y al mismo tiempo mostrarles lo que dice el orador.
Cómo usar la transcripción en vivo en Teams:
Esta publicación de blog cubrirá lo siguiente:
¿Por qué es importante la transcripción en vivo?
Como parte de los esfuerzos de Microsoft para satisfacer las necesidades de los entornos de trabajo híbridos, han creado una función para Microsoft Teams que permite la transcripción en vivo en 28 idiomas diferentes. Esta característica toma los datos de voz de su reunión y los traduce a texto que las personas pueden seguir. Como se explicó anteriormente, el texto aparece como un guión en una columna a lo largo del lado derecho de la pantalla. También incluye el nombre de la persona que habla (siempre que no haya desactivado esta configuración), su discurso y una marca de tiempo para realizar un seguimiento de la hora.
Es bueno para grabar y reutilizar el contenido de una reunión.
Una de las características más valiosas de la transcripción en vivo en Teams es que puede ver y descargar la transcripción completa una vez que finaliza la reunión. Eso lo convierte en una excelente herramienta para los gerentes que deseen reutilizar la transcripción más adelante. También es una gran herramienta para usar si algunos colegas no tienen horarios flexibles. Si alguien necesita salir temprano de la reunión o no puede asistir, se le puede enviar la transcripción para que la revise. Esto significa que pueden ponerse al día con la reunión y entender todo lo que se discutió en su propio tiempo.
Es bueno para los participantes con problemas de audición o aquellos que hablan un idioma extranjero.
Otra gran característica es que es excelente para los participantes cuyo primer idioma puede no ser el que se utiliza en la reunión. Esto se debe a que puede ser más fácil seguir el texto escrito si no habla un idioma con total fluidez. También es ideal para participantes con problemas de audición y para cualquiera a quien le resulte más fácil seguir el texto en pantalla.
La diferencia entre la transcripción en vivo y los subtítulos en vivo
Como se explicó en la sección anterior, activar las transcripciones en vivo convierte el discurso de la reunión en texto en pantalla. Puede ver el texto en el lado derecho de la pantalla, donde se muestran el nombre del orador y una marca de tiempo. También puede acceder y descargar la transcripción una vez finalizada la reunión.
Los subtítulos en vivo son ligeramente diferentes, ya que se parecen más a los subtítulos mientras mira una película, donde el texto se muestra en la parte inferior de la pantalla. Los subtítulos no incluirán el nombre del orador ni la marca de tiempo, y no podrá acceder a ellos ni descargarlos al final de la reunión. Es por eso que la mayoría de las organizaciones prefieren usar transcripciones en vivo. Sin embargo, los subtítulos en vivo también pueden ser excelentes, ya que los asistentes pueden activarlos o desactivarlos, a diferencia de las transcripciones en vivo, que todos los participantes pueden ver.
Cómo habilitar la transcripción para su organización
Antes de activar la transcripción en vivo durante sus reuniones de Teams, debe asegurarse de que esta característica haya habilitado su organización. Siga los pasos a continuación para hacer esto.
- Primero, vaya a su Centro de administración de Teams.
Inicie sesión en Office.com y vaya al Centro de administración. Luego, haga clic en ‘Equipos’ o ‘Mostrar todo’ > ‘Equipos’.
Vaya a ‘Reuniones’ desde las opciones del lado izquierdo.
- Seleccione ‘Políticas de la reunión’.
Cuando aparezcan las opciones desplegables, seleccione ‘Políticas de la reunión’.
- Haga clic en ‘Global (predeterminado en toda la organización)’.
Aparecerá una lista de las políticas de su organización. Haga clic en ‘Global (predeterminado en toda la organización)’.
- Activa «Transcripción».
Desplácese hacia abajo hasta la sección Grabación y transcripción y active la opción «Transcripción».
- Para habilitar la transcripción para usuarios específicos, haga clic en ‘+ Agregar’ en ‘Políticas de la reunión’.
Alternativamente, si desea permitir que los usuarios seleccionados tengan transcripción en Teams, puede crear una nueva política haciendo clic en ‘+ Agregar’ en ‘Políticas de reunión’.
- Asigne un nombre a la política y guárdela.
Asigne un nombre a la política y, de nuevo, active la transcripción. Luego, desplácese hasta la parte inferior de la página y haga clic en ‘Guardar’.
- Haga clic en la política, seleccione ‘Administrar usuarios’ y luego ‘Asignar usuarios’.
Para asignar la política de Transcripción a los usuarios:
Cómo activar la transcripción en vivo
- En el panel superior, haz clic en los tres puntos o en ‘Más’.
Desde el panel en la parte superior de la página, haz clic en los tres puntos para ver más opciones.
- Seleccione ‘Iniciar transcripción’.
Cuando aparezca la lista desplegable, haga clic en la opción «Iniciar transcripción».
- Seleccione el idioma que se habla en la reunión.
Elija el idioma que se habla en la reunión haciendo clic en la flecha hacia abajo y seleccionando el idioma apropiado.
- Si se aplica a usted, marque la casilla para que este sea siempre su idioma para la transcripción.
Si desea que la configuración mantenga este idioma como su idioma hablado, haga clic dentro del cuadro pequeño. Si no, puedes saltarte este paso.
Haga clic en el botón morado para ‘Confirmar’ los cambios que ha realizado. Luego verá que la transcripción aparece en el lado derecho de la pantalla.
- Para detener u ocultar la transcripción, seleccione ‘Detener transcripción’ u ‘Ocultar transcripción’.
Si desea ocultar o detener la transcripción, vuelva a hacer clic en los tres puntos en la parte superior de la pantalla y seleccione ‘Detener transcripción’ u ‘Ocultar transcripción’.
- Para descargar la transcripción, haga clic en el chat de la reunión.
Cómo acceder a la transcripción de la reunión
Luego haga clic en los tres puntos en la esquina del archivo de transcripción.
- Haga clic en ‘Descargar como .docx’.
Conclusión
La función de transcripción en vivo en Teams tiene muchos usos diferentes. No solo hace que las reuniones sean más accesibles para los participantes con discapacidad auditiva, sino que también puede ser excelente para cualquier persona que no hable con fluidez el idioma que se habla. También es una excelente manera de recordar la reunión, ya que las transcripciones se pueden guardar después. Esta publicación de blog describe cómo usar la función de transcripción de Teams y descargarla después de la reunión.
Gracias por leer esta entrada de blog. Si tiene más preguntas sobre la función de transcripción en vivo de Microsoft Teams, no dude en comentar y con gusto le responderemos.
