Cómo funciona la función Teams Informar una inquietud

Informar una inquietud sobre un mensaje en un chat personal o grupal de Teams

Las políticas de cumplimiento de comunicaciones son parte del paquete Microsoft Purview diseñado para ayudar a las organizaciones a monitorear el contenido de los mensajes. Originalmente conocidas como políticas de supervisión (que dan una indicación de su propósito), las políticas de cumplimiento de comunicaciones solo podían procesar el correo electrónico hasta que Microsoft introdujo soporte para Teams a principios de 2020.

Conceptos básicos de cumplimiento de la comunicación

Los fundamentos del cumplimiento de las comunicaciones giran en torno al análisis de los mensajes capturados en buzones de supervisión especial frente a las condiciones definidas en las políticas. La configuración incluye:

  • Las cuentas que entran dentro del alcance de la política (los buzones monitoreados).
  • Dirección del tráfico de mensajes (entrante, saliente o ambos).
  • El porcentaje de tráfico capturado para el análisis. Aunque es posible examinar cada mensaje enviado y recibido por las cuentas dentro del alcance de una política, es más habitual examinar un porcentaje. Purview extrae mensajes al azar para cumplir con el porcentaje seleccionado.
  • Si se debe utilizar el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para examinar archivos adjuntos e imágenes enviados por correo electrónico y Teams.
  • Los clasificadores y condiciones utilizados para seleccionar mensajes para su posterior Análisis. Microsoft Purview incluye un conjunto predeterminado de clasificadores entrenables, como Profanity y Threat, para detectar estas condiciones en los mensajes. Las organizaciones pueden entrenar sus propios clasificadores según sea necesario. Las condiciones (como las utilizadas en DLP y las reglas de flujo de correo) pueden centrar la Análisis en mensajes específicos, como los que provienen de ciertos dominios.
  • Los supervisores responsables de revisar los mensajes detectados por la política.

Exchange Online redirige las copias de los mensajes necesarios para el cumplimiento de las comunicaciones a medida que el correo electrónico pasa por el servicio de transporte. Purview usa los registros de cumplimiento creados por el sustrato de Microsoft 365 para procesar mensajes de Teams.

Los equipos informan una inquietud

A mediados de 2022, Microsoft introdujo la posibilidad para que los usuarios de Teams informen un problema con los mensajes enviados en chats personales y grupales. Para el 31 de agosto de 2022, la característica llegó a todos los inquilinos con licencias de cumplimiento de Office 365 E5 o Microsoft 365 E5 que tenían políticas de cumplimiento de comunicaciones. Pueden pasar hasta 30 días antes de que la función aparezca en los inquilinos después de que comiencen a utilizar políticas de cumplimiento de comunicaciones.

La visibilidad de la opción Informar una inquietud (Figura 1) está controlada por la configuración AllowCommunicationComplianceEndUserReporting en la política de mensajería de Teams para una cuenta. La configuración está disponible en el centro de administración de Teams o PowerShell. De forma predeterminada, la configuración está habilitada. Para ver la configuración de todas las políticas de mensajería, ejecute:

Get-CsTeamsMessagingPolicy | Format-Table Identity, AllowCommunicationComplianceEndUserReporting

Figura 1: La opción Teams Report a Inquiry en un chat

Cuando un usuario informa una inquietud (Figura 2), Teams etiqueta el mensaje y hasta cinco mensajes que preceden a los mensajes reportados y cinco mensajes posteriores (si están disponibles). Muchos mensajes enviados en los chats de Teams son breves y concisos. Los mensajes adicionales proporcionan el contexto que permite al revisor decidir si realmente existe un problema.

Figura 2: Informar una inquietud sobre un mensaje de chat de Teams

Revisar mensajes reportados

Además de exponer la opción Informar una inquietud en el chat de Teams, la otra funcionalidad importante es la creación automática de la política de mensajes informados por el usuario. El único cambio que una organización puede realizar en la política de mensajes reportados por usuarios es actualizar a los supervisores responsables de revisar los mensajes reportados.

Al igual que con todas las políticas de cumplimiento de comunicaciones, para revisar los mensajes reportados, diríjase a la sección de cumplimiento de comunicaciones del portal de cumplimiento de Purview (Figura 3) y seleccione la política que desea revisar. Las políticas disponibles para un usuario dependen de la función administrativa de cumplimiento de comunicaciones asignada a su cuenta.

Figura 3: Política de mensajes informados por el usuario de Teams en Cumplimiento de comunicaciones

Seleccione la política y abra la pestaña Pendiente para ver los mensajes que requieren investigación. La vista predeterminada es ver el resumen, es decir, el mensaje informado por el usuario. La vista de conversación expone los mensajes antes y después del mensaje informado para brindar contexto al revisor (Figura 4).

Figura 4: Análisis de un mensaje reportado desde un chat de Teams

Como cualquier otro mensaje detectado por una política de cumplimiento de comunicaciones, el papel del investigador es decidir si el contenido viola las normas aceptables de comunicación. Debido a que los usuarios individuales toman una decisión subjetiva de informar un mensaje, la variación en el contenido probablemente sea más amplia que en el conjunto de mensajes seleccionados mediante un clasificador entrenable. Esto subraya la necesidad de comprender el tono y el flujo de la conversación en la que se produjo el mensaje problemático.

Después de revisar el mensaje, el investigador puede resolver el problema (por ejemplo, decidir que el usuario reaccionó exageradamente cuando informó la inquietud), notificar al usuario (y a otros) sobre su evaluación o escalar el problema para una mayor investigación. La opción Eliminar mensaje en Teams (disponible a través del menú de flecha hacia abajo en la Figura 4), reemplaza el mensaje reportado con una notificación de que el mensaje «fue bloqueado debido a la política organizacional» para el destinatario y «Este mensaje fue bloqueado» para el remitente ( Figura 5).

Figura 5: Teams bloquea un mensaje reportado

Esta acción, que es similar a la forma en que Teams maneja los mensajes bloqueados por las políticas DLP, permite a la organización retirar un mensaje problemático durante una investigación. Sin embargo, no hay forma de retirar el bloqueo y exponer el mensaje nuevamente si se considera aceptable.

Mantener las cosas limpias

Informar una inquietud es una función útil (Teams Free tiene una función similar en la que Microsoft se encarga de las investigaciones) si tiene las licencias adecuadas. Por otra parte, si la organización necesita algo como el cumplimiento de las comunicaciones, el costo probablemente no importe. En cuyo caso, es bueno tener una manera de mantener a todos educados en el chat de Teams.

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