Cómo crear y administrar plantillas de Teams

Una forma de estandarizar la apariencia de sus equipos es crear plantillas de equipos para toda la empresa. En una de mis publicaciones anteriores, expliqué diferentes formas de crear nuevos MS Teams. Una de las opciones era crear un nuevo equipo a partir de plantillas listas para usar proporcionadas por Microsoft. Sin embargo, también hay una opción disponible en el Centro de administración de Teams para crear las plantillas de su propia organización y ponerlas a disposición en su inquilino. En este artículo quiero explicar cómo crear y administrar plantillas de Teams.

¿Qué son las plantillas de Microsoft Teams?

La plantilla de Teams es una característica que le permite establecer una apariencia específica para su equipo en términos de canales y aplicaciones y permite crear nuevos equipos a partir de esa plantilla, replicando así la apariencia y permitiendo cierta coherencia entre los diferentes equipos. en la organización.

¿Qué elementos están integrados en una plantilla de Teams?

Cuando crea una plantilla, solo se incorporan los siguientes elementos:

¿Qué no se crea como parte de la plantilla de Teams?

Es esencial tener en cuenta que solo los elementos anteriores se pueden integrar en la plantilla de Teams. Los siguientes elementos no forman parte de la plantilla de Teams:

  • Seguridad/membresía del equipo
  • Canales Privados
  • Canales compartidos
  • Sitio de SharePoint (el sitio no se replica como parte de la plantilla de Teams; siempre obtendrá un nuevo sitio de SharePoint OOTB)
  • Cualquier otro elemento que forme parte del Equipo/Grupo Microsoft 365 (Planificador, Calendario, etc.)

Cómo crear y administrar plantillas de Teams

Paso 1: cree una nueva plantilla de Teams en el Centro de administración de Teams

  • Debe tener una función de administrador de equipos para esto.
  • Desde el Iniciador de aplicaciones de Microsoft 365, haga clic en Administrador
  • En Centros de administración, haga clic en Centro de administración de Teams
  • Una vez en el Centro de administración de Teams, elija Plantillas de equipo en Teams
  • Luego verá una lista de todas las plantillas listas para usar que existen en Teams. Haga clic en Agregar para crear uno nuevo.
  • A partir de ahí, tienes algunas opciones. Puede crear una nueva plantilla desde cero, usar uno de los equipos existentes para crear una plantilla o hacer una variación de una de las plantillas existentes. Para este ejercicio, creemos uno desde cero. Entonces elige Crear una nueva plantilla.
  • Asigne un nombre a su plantilla y haga clic en Siguiente.
  • En la siguiente pantalla, puedes crear varios canales y aplicaciones; todos formarán parte de tu plantilla.
  • Una vez agregados, aparecerán en la siguiente pantalla.
  • También puede especificar qué aplicaciones/pestañas se agregarán a cada canal haciendo clic en la casilla de verificación al lado del canal y luego en el botón Editar.
  • Una vez completada, la plantilla aparecerá junto a las plantillas listas para usar.
  • Paso 2: ajustar las políticas de plantillas de Teams

  • Si bien en teoría hemos terminado, también es una buena práctica configurar políticas de Plantillas de Teams. Aquí es donde le indica a Teams qué plantillas mostrar u ocultar a los usuarios (dado que creó la plantilla de su organización para proyectos, es posible que desee ocultar las plantillas de proyectos creadas por Microsoft, por ejemplo).
  • Para hacerlo, haga clic en Políticas de plantillas en Teams.
  • Puede modificar la política global (predeterminada para toda la organización), que se aplica a todos los empleados, o crear una nueva y aplicarla a un subconjunto de usuarios, por ejemplo.
  • Si decide ocultar una plantilla específica, simplemente haga clic en la casilla de verificación junto a ella y seleccione Ocultar.
  • Es posible que deba esperar hasta 24 horas para que las plantillas estén disponibles para los usuarios (mostradas, ocultas, etc.).
  • Cómo crear un nuevo equipo usando la plantilla de Teams

  • A continuación se explica cómo aprovechar la nueva plantilla de organización. Si permite que sus empleados creen nuevos equipos, simplemente harán clic en Unirse o crear un equipo desde la aplicación Teams.
  • A continuación, verán algunas formas de crear un nuevo equipo; sólo tendrán que elegir la plantilla de Teams adecuada de la lista.
  • En la siguiente pantalla, verán lo que obtendrán con la plantilla Team (canales y aplicaciones que configuramos en el Centro de administración de Teams).
  • En la siguiente pantalla, elegirán el Nivel de Privacidad para su Equipo (Privado o Público).
  • Finalmente, le darán un nombre al Equipo y harán clic en Crear.
  • Después de eso, se creará el equipo con todos los atributos de la plantilla (canales y pestañas/aplicaciones).