Nota importante: Microsoft anunció el 7 de octubre que retrasará el lanzamiento de esta función. Originalmente programado para estar disponible el 5 de octubre, ahora se retrasó hasta el 19 de octubre de 2020.
La publicación de hoy cubrirá cómo compartir una grabación de reunión de Microsoft Teams con las personas que fueron invitadas o asistieron a su reunión, incluso si no son parte de su organización. Para una versión en video de esta publicación, haga clic en reproducir a continuación.
Puede ser muy útil grabar una reunión de Teams. La grabación puede ser útil para que las personas que no asistieron a la reunión se pongan al día con todo lo que se discutió o puede actuar como minutos multimedia para referencia posterior o tal vez sea una sesión de capacitación que puede ser relevante literalmente para los años venideros.
Debido a que las grabaciones vienen con transcripciones, el video también se puede buscar, lo que significa que puede saltar rápidamente a la parte de una reunión donde se usaron palabras clave o frases, incluso ver quién dijo qué con la atribución del orador.
Las grabaciones de las reuniones son creadas automáticamente por Microsoft Stream, el servicio de video interno similar a YouTube de Office 365. Cuando realiza una reunión interna, la grabación se pone a disposición de todos los asistentes a través del chat de la reunión. Todo lo que tienen que hacer es hacer clic en la grabación y se abrirá y comenzará a reproducirse.
Pero cuando tiene una reunión con personas externas, la grabación de la reunión no estará accesible para ellos automáticamente después de la reunión. Claro, aún pueden acceder al chat de la reunión después de la reunión y pueden hacer clic en el enlace de grabación de la reunión que Stream deja en el chat. Pero recibirán un error de permisos si intentan abrirlo. Por lo tanto, debe compartir ese archivo con ellos para que tengan acceso a él.
A partir de hoy, el día en que se publicó este video en octubre de 2020, las grabaciones de reuniones de Teams ahora se pueden almacenar en SharePoint y OneDrive, como cualquier otro archivo. Entonces, si sabe cómo compartir un archivo desde OneDrive, ahora también sabe cómo compartir la grabación de una reunión. Pero su administrador de TI necesita habilitar esa característica. Durante los últimos dos años, hemos tenido que usar una solución para compartir grabaciones de reuniones de Teams, incluida la descarga del archivo y compartirlo desde otra ubicación de almacenamiento. Entonces, cubramos paso a paso cómo hacer ambos métodos, ya que puede tomar un tiempo para que todos obtengan la nueva configuración de Stream.
La nueva experiencia de Stream se actualizó para guardar todas las grabaciones de reuniones en SharePoint y OneDrive. Esta es una mejora importante porque obtiene todos los beneficios que brindan esas herramientas, incluido el uso compartido externo, las políticas de retención, las etiquetas y otras funciones de seguridad avanzadas que tal vez ni siquiera tenga idea de que existen. Es el intercambio externo el más importante.
Pero primero, incluso para comenzar a guardar grabaciones en OneDrive y SharePoint, su administrador de Office 365 debe permitir que las grabaciones de reuniones se guarden automáticamente en SharePoint y OneDrive. Puede saber si esto está habilitado haciendo clic en el menú de puntos suspensivos junto a una grabación de reunión creada el 5 de octubre de 2020 o después y marcando la opción de menú. Si el menú aún dice «abrir en Microsoft Stream», aún no está usando SharePoint y OneDrive. Si no tiene una grabación de la reunión para probar, solo haga una videollamada rápida con un colega, haga clic en los puntos suspensivos en la barra de herramientas de la reunión y presione grabar y deje la grabación durante unos segundos, luego cuelgue. Stream te avisará cuando la grabación esté lista en el chat entre tú y esa persona.
Si este es el menú que ve, aún no se ha actualizado.
Si su sistema aún ejecuta la configuración anterior y utiliza el portal de Microsoft Stream para almacenar los videos, significa que su administrador de Office 365 debe ejecutar este comando de PowerShell para realizar el cambio. Para las organizaciones que trabajan regularmente con personas externas y se encuentran con el problema de compartir de forma externa, considere habilitar esto más temprano que tarde. Sin embargo, si trabaja en una organización más interna (tal vez un seguro, una escuela), esta función puede no ser tan útil porque pierde la conexión automática de los subtítulos con el video con OneDrive y SharePoint. Dicho esto, la función comienza como una función de suscripción voluntaria, luego se convertirá en una función de exclusión voluntaria y, finalmente, todos estarán en ella. Por lo tanto, debe estar preparado para ello independientemente.
Una vez que se habilite la nueva función de almacenamiento de secuencias, todas las grabaciones de reuniones se almacenarán en SharePoint o OneDrive. Vamos a cubrir las situaciones y los permisos inherentes.
Puede abrir el video directamente en OneDrive desde el chat de la reunión.
Para las reuniones del canal, la grabación se almacenará en una carpeta llamada Grabaciones en la pestaña Archivos. Entonces aquí es cuando entra SharePoint. En realidad, es la única vez que entra SharePoint. Todos en la reunión tendrán acceso al archivo de video ya que todos son miembros del Equipo. Los permisos son bastante simples porque los permisos son los permisos del propio equipo.
Para reuniones programadas, reuniones para reunirse ahora y cualquier videollamada o audiollamada (que son básicamente reuniones para reunirse ahora en un contexto diferente, ¿no?), la grabación se almacenará en una carpeta llamada Grabaciones en el OneDrive de quien haga clic en grabar.
Encuentre grabaciones de reuniones programadas, reuniones de reunión ahora y videollamadas en esta carpeta de OneDrive. Las reuniones del canal están en la pestaña Archivos de ese canal.
¿Captaste eso? No importa quién inicie la llamada o programe la reunión. Todo se reduce a quién golpea el récord. Lo que significa seguir adelante, la tarea de batir récords importa. Así que ten cuidado con quién lo hace.
Una vez que finaliza la reunión o se detiene la grabación, Stream compilará el archivo de video y lo compartirá en el chat de la reunión, como siempre lo ha hecho. Excepto que ahora, si hace clic en él, no se abre en Stream, se abre en OneDrive. Lo cual, en realidad, es un inconveniente menor porque reproducir videos en OneDrive es bastante complicado. También pierde los aspectos interactivos como comentarios, me gusta y demás.
Ahora, cuando se trata de permisos, la persona que hace clic en grabar automáticamente tiene acceso de edición al video, lo cual tiene sentido. Si se trataba de una reunión programada, el organizador también tendrá permisos de edición para ese video, en el OneDrive de la otra persona. Y cualquier otra persona de la organización que haya sido invitada a la reunión puede ver el archivo.
Sin embargo, los invitados y asistentes externos no tienen acceso a la grabación de la reunión. Todavía pueden hacer clic en el enlace en el chat de la reunión y recibirán un error de acceso denegado. Desde aquí pueden solicitar acceso y el propietario de la grabación recibirá una solicitud para permitir el acceso. O el propietario de la grabación puede ser proactivo y cambiar los permisos del archivo en OneDrive agregando la dirección de correo electrónico de cualquier persona invitada a la reunión o, si la reunión fue enorme, incluso cambiando los permisos a Cualquier persona con el enlace puede ver.
Entonces, en esencia, las grabaciones de las reuniones actúan de manera muy similar a compartir archivos en el chat de la reunión: la persona que carga el archivo en realidad lo descarga en su OneDrive y el archivo automáticamente recibe permisos para las personas que lo necesitan. La excepción es el participante externo.
Una cosa fundamental a tener en cuenta: estos archivos de video pueden ser enormes y cuentan para su cuota de OneDrive y SharePoint. Si bien puede que no sea un gran problema para las reuniones en las que el video se almacena en OneDrive, dado que el límite estándar de OneDrive para la mayoría de las personas es de 1 TB, a menos que su organización lo haya limitado, lo que quizás deseen reconsiderar ahora, la cuota de SharePoint definitivamente podría subir y morderte y el almacenamiento adicional de SharePoint te costará. Entonces, tal vez considere poner una política de retención en estos videos para que se eliminen automáticamente después de un cierto período de tiempo y no ocupen todo su espacio para documentos de trabajo reales.
Así es como funciona el nuevo sistema. Básicamente, si sabe cómo usar OneDrive para compartir un archivo y puede encontrar una carpeta llamada Grabaciones, es bastante bueno para compartir grabaciones de reuniones en el futuro.
Un último consejo: si desea mantener el archivo en Stream (es decir, es un portal de video, está hecho para mostrar videos, aceptar comentarios, dividir en capítulos, analizar, mostrar la transcripción y la atribución del orador), parece que va a debe cargar una copia de la grabación de la reunión en Stream. Veo que esto es especialmente útil para grabaciones de entrenamientos. Es un paso adicional, pero es posible que desee considerarlo.
Ahora, el antiguo método de compartir la grabación de una reunión desde hace mucho tiempo es hacer que el organizador de la reunión obtenga una copia del archivo de video y la comparta desde su OneDrive. O bien, podrían compartirlo desde cualquier herramienta de almacenamiento de archivos si así lo desean, pero OneDrive tiene sentido ya que es enorme y ya lo tienes disponible.
Para hacer esto, abra la grabación de la reunión desde el chat de la reunión. Serás llevado a Stream. Haga clic en los puntos suspensivos junto a la reunión y haga clic en Abrir en Microsoft Stream. Desde aquí, haga clic en los puntos suspensivos en el menú de video y haga clic en Descargar video. Descarga el archivo a tu escritorio. Una vez que se complete la descarga, abra su OneDrive en un navegador, luego arrastre y suelte el archivo en una ubicación para compartir. Puede tener sentido tener una carpeta específica para las grabaciones de reuniones. Alternativamente, si está sincronizando su OneDrive con su computadora, puede guardar el archivo directamente en su OneDrive como la ubicación para guardar, lo que le ahorra el paso de carga manual.
Descargue el video Stream para compartir desde OneDrive (o en otro lugar).
Una vez que se carga el video, haga clic en Compartir y elija los permisos que desee. Copie el enlace o use la opción de correo electrónico directo. Envíe el vínculo o el correo electrónico a los asistentes externos. Tal vez suelte el enlace en el chat de la reunión para que toda la información permanezca centralizada. Naturalmente, dado que está enviando un enlace a un archivo directamente, sus destinatarios no obtendrán la rica experiencia de Stream y no hay mucho que pueda hacer al respecto. Esa es también la razón por la que los asistentes internos no necesitan un enlace a este archivo porque pueden acceder al video en Stream.
Si aún no se ha movido a la nueva configuración de Transmisión para guardar grabaciones de reuniones en SharePoint y OneDrive, definitivamente desea hacerlo. Tener que descargar y volver a cargar el archivo solo para compartir el archivo de video es una molestia. Funciona, pero definitivamente no es una solución elegante.
Dicho esto, este es un buen ejemplo de tres equipos diferentes en Microsoft que trabajan juntos para resolver un problema entre aplicaciones que muchos de nosotros hemos enfrentado durante un tiempo. Y, por supuesto, damos la bienvenida a nuevas mejoras. Guiño guiño.
Gracias por leer. Por favor, deje cualquier pregunta o sugerencia en los comentarios a continuación. Tenga excelentes reuniones y disfrute compartiendo esas grabaciones de reuniones con todos sus asistentes externos.
