Cómo cambiar la fecha de caducidad de las grabaciones de reuniones de Teams

Uno de los elementos de limpieza que animo a los usuarios individuales y administradores a hacer es ajustar la duración de la grabación de Teams en SharePoint/OneDrive. Muchos usuarios asumen que se mantiene allí indefinidamente, pero no es así. Los archivos de video ocupan bastante espacio de almacenamiento. Multiplique cada archivo por la cantidad de reuniones que tiene y obtendrá una idea. Afortunadamente, existe una manera para que tanto los administradores como los miembros individuales del equipo ajusten la duración/el umbral, y eso es lo que quiero explicar en esta publicación.

Caducidad predeterminada de los videos

Primero, es importante tener en cuenta que las grabaciones de Teams ahora se guardan en New Stream (Stream en SharePoint). Haga clic aquí para obtener más información sobre las diferencias entre Stream Classic y Stream en SharePoint. El umbral de video predeterminado es de 120 días a partir de la fecha de grabación. Después de eso, el video se eliminará y terminará en la Papelera de reciclaje de SharePoint, donde permanecerá durante 93 días y luego se eliminará para siempre.

Un ejemplo de un correo electrónico enviado al usuario una vez que la grabación de Teams almacenada en su OneDrive caducó y se eliminó

Cómo cambiar la caducidad de las grabaciones de reuniones de Teams individuales

Si acaba de finalizar la reunión de Teams, la grabó y desea extender la duración de la grabación más allá de los 120 días, tiene algunas formas de hacerlo.

Opción 1: acceder a la grabación desde Microsoft Teams

Haga clic en el video desde la interfaz de Microsoft Teams

Verá el reproductor de video abierto en SharePoint Online y también verá la configuración de caducidad predeterminada.

Para cambiar la fecha de caducidad, haga clic en el cuadro Caducidad de arriba y cambie la fecha según corresponda. Puede extenderlo por una duración determinada, configurarlo para que caduque en una fecha determinada o eliminar la fecha de vencimiento por completo.

Opción 2: Acceder a la grabación desde SharePoint

Dado que todas las grabaciones de video se almacenan en SharePoint o OneDrive, también puede cambiar la fecha de vencimiento desde el lado de SharePoint. De forma predeterminada, la grabación de la reunión se guarda en una carpeta de canal en la subcarpeta Grabaciones.

Para cambiar la fecha de vencimiento de las grabaciones de reuniones de Teams en SharePoint:

Haga clic en la casilla de verificación junto a la grabación de video, luego abra un Panel de información del documento haciendo clic en «i» en un círculo

Una vez que haga lo anterior, verá que se abre el Panel de información del documento (DIP) en el lado que también mostrará el vencimiento predeterminado

Haga clic en el campo de fecha de caducidad para cambiarlo

Cómo cambiar las directivas de fecha de caducidad de las grabaciones de reuniones de Teams en el Centro de administración de Teams

Como administrador de Teams, puede ajustar la duración predeterminada de las grabaciones de reuniones de Teams. Aquí está cómo lograr esto.

Navegue al Centro de administración de Microsoft 365 haciendo clic en el Iniciador de aplicaciones de Microsoft > Administrador

En Centros de administración, haga clic en Equipos

En Reuniones, haga clic en Políticas de reuniones

Haga clic en la política Global (predeterminada en toda la organización)

Desplácese hacia abajo hasta la sección Grabación y transcripción. Allí, podrá deshabilitar la caducidad de la grabación de la reunión por completo o cambiar la duración de caducidad predeterminada.