Con las recientes mejoras en la experiencia del usuario para la columna de búsqueda, el otro día recibí una excelente pregunta de uno de mis clientes. La pregunta es: ¿qué tiene más sentido usar: la columna de búsqueda o la columna de metadatos administrados (almacén de términos)? Entonces, en esta publicación, decidí comparar los dos y proporcionar los pros y los contras de cada uno.
Columna de búsqueda frente a columna de metadatos administrados
El debate entre los dos tipos de columnas se reduce a 2 decisiones importantes:
Permítanme explicar esto con más detalle y proporcionar algunos pros y contras adicionales para cada decisión.
Si respondió «Sí» a la pregunta n.º 1, debe continuar con los metadatos del almacén de términos (también conocidos como metadatos administrados). Si respondió “Sí” a la pregunta n.º 2, debe quedarse con la columna de búsqueda. Si respondió «Sí» a ambas preguntas, qué pena, tiene que elegir una u otra y no puede tener ambas.
Columna de búsqueda
Las columnas de búsqueda esencialmente le permiten vincular varias listas basadas en la misma pieza de metadatos (columna). Por ejemplo, tiene una lista de nombres de clientes y una lista de contactos para cada cliente. Puede vincular esas dos listas usando la columna común (Nombre del cliente) y acceder a la información del Nombre del cliente, por ejemplo, desde la Lista de contactos. Describí esto con gran detalle aquí. Como se mencionó anteriormente, hubo algunas mejoras en la interfaz de usuario con la columna de búsqueda recientemente, lo que hizo que la búsqueda fuera muy eficiente y fácil de usar.
Ventajas de las columnas de búsqueda
- Gestión fácil
- Disponible para los miembros del sitio
- No requiere acceso al Term Store
- Permite extraer/mostrar otra información de la lista o biblioteca conectada
Desventajas de las columnas de búsqueda
- Local al sitio donde se crearon las listas. No se puede reutilizar en otros sitios.
- ¿No tiene muchas de las ventajas de la columna de metadatos administrados que se enumeran a continuación?
Metadatos administrados
El almacén de términos o los metadatos administrados son esencialmente metadatos que se pueden usar y reutilizar en varios sitios dentro de un inquilino. Se almacena y mantiene dentro de Term Store.
Ventajas de los metadatos administrados
- Funcionalidad de escritura anticipada
- Posibilidad de configurar sinónimos
- Capacidad para crear jerarquías de conjuntos de términos
- Admite varios idiomas
- Seguridad
- Posibilidad de importar términos
- Capacidad para cambiar rápidamente el nombre de los términos
Desventajas de los metadatos administrados
- La única desventaja de los metadatos administrados (en este contexto/comparación) es que solo le permite almacenar valores de términos. Si ahora le permite almacenar tablas de información que tenemos con las columnas de búsqueda
Sobre mí
Soy Greg Zelfond, un consultor de SharePoint basado en EE. UU., y ofrezco consultoría, capacitación y asistencia de configuración de SharePoint listas para usar y asequibles a pequeñas y medianas empresas de todo el mundo.
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