En esta publicación, describimos cómo usar una lista de taxonomía oculta que nos permita cambiar el formato y almacenar términos de metadatos, además de sus padres en SharePoint Online.
Introducción
Las listas y bibliotecas en SharePoint Online tienen la capacidad de mostrar un término o el término más padres dentro de una columna de metadatos administrados editando dicha columna y cambiando una pequeña opción ordenada llamada formato de visualización.
Puede configurar columnas de metadatos administrados en SharePoint para mostrar los términos más los padres.
Sin embargo, cuando activa esta opción, su término más padres se muestra de la siguiente manera: Parent:Term. ¿Qué pasaría si quisiera cambiar la forma en que se muestran los términos padre e hijo a un formato diferente o fácil de usar? Hagamos exactamente eso:
La lista oculta de taxonomía
Hay una lista secreta dentro de cada sitio de SharePoint denominada lista oculta de taxonomía que, como sugiere el nombre, es una lista oculta que almacena los términos de metadatos administrados almacenados en caché que se usan dentro del sitio. La lista oculta de taxonomía es única para el sitio y cada vez que se usan términos dentro del sitio, se almacenan dentro de la lista oculta de taxonomía.
Esta lista contiene muchas cosas repetidas que pueden parecer confusas, pero contiene específicamente la ruta completa de un término, incluido su padre, que es lo que estamos buscando.
Solución
Entonces, en mi ejemplo, quiero reemplazar los dos puntos en el padre más el término con una coma y un espacio, para que se vea así: Padre, Término. En el siguiente ejemplo, mi columna de metadatos administrados se llama Departamento. Así es como lo hice paso a paso:
- En su lista/biblioteca de destino, cree una nueva columna de texto de una sola línea para almacenar su padre más término formateado (DeptCopy en mi ejemplo).
Cree un nuevo flujo en Power Automate basado en el activador de SharePoint cuando se crea un nuevo elemento, asegurándose de que se agregue la dirección de su sitio y el nombre de la lista y configure las acciones a continuación:
Obtener acción de elemento
- Establezca la dirección del sitio como el sitio de SharePoint de destino y el nombre de la lista como TaxonomyHiddenList. Nota: deberá ingresar un valor personalizado aquí y escribirlo.
- Establezca el Id para que sea igual a la columna de metadatos administrados (Departamento) WssId del disparador cuando se crea un nuevo elemento.
Inicializar variable
- Cree una nueva variable para almacenar la ruta completa del término de la acción de obtención de elementos. Asigne un nombre a la variable y establezca el valor en igual a Ruta desde la acción de obtención de elementos.
Componer (opcional)
- Utilice la operación de composición de datos para crear una expresión para reemplazar los dos puntos con una coma y un espacio. No tiene que hacer este paso, solo lo uso para solucionar problemas y ver fácilmente cuáles son los resultados de mi valor de entrada.
replace(variables('varDept'),':',', ')Actualizar artículo
- Actualice su columna creada previamente para mostrar el término recién formateado más el padre con el resultado de la acción de redacción. Nota: Si no usa la acción de redacción del paso anterior, simplemente escriba la expresión anterior directamente en la columna que desea actualizar.
notas
- Hay bastante información en línea sobre cómo ver valores vacíos en su columna de metadatos administrados. Aunque personalmente no me he dado cuenta de esto, la lista oculta de taxonomía está configurada para tener permisos únicos de forma predeterminada y tiene los siguientes permisos:
- Usuarios anónimos: ver elementos
- todos: leer
- Hay una buena redacción de la lista oculta de taxonomía aquí.
- Aunque hay una serie de opciones de contenido dinámico disponibles, ninguna de ellas parece contener el término principal + como lo hacen en la lista de taxonomía oculta. Por ejemplo, la columna de ruta que está disponible desde el disparador ‘crear un elemento’, genera ‘nulo’.
