Cómo crear una encuesta desde SharePoint y OneDrive usando Formularios para Excel

Como mencioné varias veces en mi blog, Microsoft Forms es una excelente manera de crear una encuesta/cuestionario rápido sobre la marcha. El método principal para hacerlo es navegar a la aplicación Formularios y crear un formulario personal o de grupo. Hoy, quiero compartir otra técnica que tiene algunos beneficios fantásticos. También hay una forma de crear una encuesta desde SharePoint y OneDrive usando Formularios para Excel. Dejame explicar.

La forma principal de crear un nuevo formulario

La forma principal de crear un nuevo formulario (a menos que esté creando una encuesta rápida) es a través de la aplicación Formularios. Ya expliqué los pasos en este artículo antes.

El problema con el método anterior

Una desventaja importante del método anterior es que si desea navegar a los resultados de la encuesta, debe navegar hasta el formulario que creó, hacer clic en la pestaña Respuestas y hacer clic en el enlace Abrir en Excel.

Además, cada vez que desee revisar los resultados actualizados, siempre descarga un nuevo archivo de Excel que luego debe mover a SharePoint o OneDrive si va a guardar un registro.

Cómo crear una encuesta desde SharePoint y OneDrive usando Formularios para Excel

Afortunadamente, también tenemos otra opción genial para aliviar el problema mencionado anteriormente. Está disponible en la opción desplegable Nueva en la biblioteca de documentos de SharePoint o en la aplicación web de OneDrive para la empresa.

Formularios para Excel dentro de una biblioteca de documentos en un sitio de SharePoint

Formularios para Excel en OneDrive para empresas

Estos son los pasos para crear una Encuesta desde la biblioteca de documentos de SharePoint y OneDrive usando Formularios para Excel.

Desde una biblioteca de documentos de SharePoint o una aplicación web de OneDrive, haga clic en el menú desplegable Nuevo y elija Formularios para Excel

Asigne un nombre a su archivo de Excel (que es esencialmente el nombre de su encuesta también) y haga clic en Crear

Creará un Formulario/Encuesta, y podrá agregarle preguntas

Qué sucede cuando crea una encuesta desde SharePoint y OneDrive usando Formularios para Excel

Tal vez se pregunte qué tiene de bueno este método. Aquí hay algunas ventajas de este método en comparación con la creación de formularios desde la aplicación de formularios:

Los formularios creados desde OneDrive para la Empresa se convierten en formularios personales y los formularios creados desde la biblioteca de documentos de SharePoint se convierten en formularios de grupo. Para entender la diferencia entre los dos, echa un vistazo a esta publicación.

Las respuestas de la encuesta se guardan automáticamente en un documento de Excel de la biblioteca de documentos de SharePoint si creó la encuesta desde la biblioteca de documentos de SharePoint.

Las respuestas de la encuesta se guardan automáticamente en su documento de Excel de la aplicación web de OneDrive si creó la encuesta desde la aplicación web de OneDrive.

No es necesario actualizar los datos o descargar nuevas respuestas: se guardan automáticamente en un documento de Excel dentro de una biblioteca de documentos (o OneDrive)

Si hace clic en Abrir en Excel desde las respuestas de los formularios, no se descarga un nuevo documento de Excel cada vez. En su lugar, abre el archivo de Excel que creó desde la biblioteca de documentos o desde OneDrive.

Si decide mover un formulario personal a un grupo de Microsoft 365 (describí el proceso aquí), el Excel con las respuestas de la encuesta se copia automáticamente a una biblioteca de documentos predeterminada del sitio de grupo asociado.

Si necesita editar el formulario, también puede hacerlo desde la comodidad de la aplicación web de Excel haciendo clic en Insertar > Formularios > Editar formulario

Formularios para Excel y Sitios de Comunicación

No encontrará Formularios para Excel en ninguna biblioteca de documentos dentro de un sitio de comunicación. Y hay una razón para ello. Dado que el formulario puede ser personal (respuestas almacenadas en OneDrive para empresas) o grupal (respuestas almacenadas en un sitio de grupo asociado), los formularios no se pueden asociar con un sitio de comunicación (ya que no es un sitio de grupo conectado a un grupo).

Nuevo menú desplegable en una biblioteca de documentos en un sitio de comunicación