Microsoft Excel se encuentra a la vanguardia de las aplicaciones diseñadas para aumentar la productividad y mantener organizado su espacio o el de su empresa. Sus hojas de trabajo personalizables y el acceso a una buena variedad de tablas, gráficos y similares garantizan que puede ordenar sus datos cuantitativos y, hasta cierto punto, cualitativos con facilidad.
Excel viene cargado con muchas funciones, pero a veces puede resultar problemático comprender su inmensidad. Estamos aquí para compartir algunos consejos útiles sobre cómo desenredar su flujo de trabajo en la aplicación y retomar el rumbo rápidamente.
El signo igual es tu mejor amigo
No podemos enfatizar esto lo suficiente. El signo igual es fundamental para cualquier número o fórmula que vayas a poner en tu hoja de trabajo. Si no hay un signo igual para respaldar el producto de una fórmula, es probable que estropee todo su conjunto de datos, y no quiere eso. Asegúrese de tener la parte de atrás de su mente recordándole constantemente su importancia cuando se trata de números. Debe ser la memoria muscular, para evitar que los retrasos o las situaciones frustrantes ocurran con frecuencia. También puede mantener un Internet sólido con un complemento para ingresar símbolos importantes. Utilizar Internet de AT&T es una de las mejores opciones que existen para asegurarse de tener una buena velocidad para cuidar sus complementos y, por lo tanto, cualquier entrada de Excel que pueda pasar desapercibida.
Conozca sus datos
Probablemente ya tenga la mayoría de estos al alcance de su mano, pero seguiremos adelante de todos modos y mencionaremos los fragmentos gruesos:
1: Multiplicación
Un error común que cometen muchos novatos al comenzar con Excel y sus fórmulas es usar el signo «X» en lugar del asterisco «*» para la multiplicación. Excel es muy específico con sus entradas de comando y simplemente no registra la X como una función de multiplicación.
2: Cita alrededor del texto
Excel se trata principalmente de fórmulas y números, pero no pueden ocupar el 100% de su hoja de trabajo. A veces, necesita texto para realizar enlaces esenciales y definir datos. Para asegurarse de que su texto no interrumpa o interrumpa sus fórmulas, coloque comillas alrededor para notificar a Excel de su naturaleza. Una vez más, siempre se necesita un alto nivel de especificación para los números y esta parte es importante para mantener la hoja de trabajo organizada.
3: Formateo
Los usuarios tienen muchas opciones al ingresar números y extraerlos. Esto también equivale a formatearlos, que puede ser en forma de cuántos lugares decimales se deben usar. ¿Cuántas cifras significativas cuentan? ¿Cuándo y dónde se colocan las comas en números grandes? La lista es interminable. Para asegurarse de que el formato no sea una molestia, mantenga un formato estándar establecido para cada una de sus hojas de trabajo. Puede elegir rodar con el estándar de Excel. Alternativamente, nuestra recomendación es el estándar académico. Lo que no se aleja demasiado de Excel, excepto por algunas iteraciones:
Esta es la solución perfecta para números grandes y un consejo general para asegurarse de no confundirse con números que alcanzan la marca del millón. O más. La notación científica barre un gran grupo de números y lo organiza ordenadamente en una notación que muestra los detalles generales de su magnitud para que pueda ver todo empaquetado en una sola caja. Simple.
Algunos pueden ver esta opción como un complemento adicional que lleva más tiempo y produce menos resultados. No es cierto si sabes cómo hacerlo funcionar. ¿Prefieres llenar montones de columnas y tablas con números al hacer comparaciones o empaquetar todo cuidadosamente en un gráfico de dispersión? ¿O tal vez, un gráfico circular? Lo que pasa con las tablas es que siempre hay algo para tentar tus ojos y organizarte al mismo tiempo si sabes qué hacer con tus datos. Los gráficos de dispersión son el recurso básico para hacer comparaciones entre múltiples datos. También son bastante agradables a la vista y vienen con muchas personalizaciones. Esto puede variar desde barras de error o ser más específico y evocar valores x e y para obtener detalles gráficos más detallados.
Descifrando valores de error
En las raras ocasiones en que encuentre errores de datos o códigos de error de Excel, Excel le dará símbolos y letras extraños que son nada menos que jeroglíficos para aquellos que no pueden interpretarlos. No te preocupes. Estamos aquí por tí:
1: #####:
Comencemos con el hashtag en abundancia. Este molesto error es indicativo de dos situaciones. La celda en la que está trabajando tiene una fecha negativa que no tiene sentido o el ancho de la columna no es lo suficientemente ancho para mostrar correctamente todos los datos proporcionados. Hay arreglos muy simples para ambas situaciones. Puede arrastrar y ampliar el ancho de la columna y dar a sus datos más espacio para respirar o, para lo último, puede verificar su fecha y deshacerse del signo negativo en ella. Porque una fecha negativa es un signo ctónico digital con el que no querrías tener nada que ver.
2: #NOMBRE?
Esta es la forma en que Excel se enfrenta a usted y le dice directamente que no reconoce el texto que ha ingresado. Este error común suele ocurrir con el rango definido. Cuando se trabaja con fórmulas, es imperativo ingresar un rango con el que Excel pueda trabajar. Si olvida poner, por ejemplo, comillas alrededor de un texto o el nombre del rango es incorrecto, aparecerá este error para indicar que se ha topado con un obstáculo con los cálculos necesarios. Haga una Análisis rápida de sus datos y arréglelos.
3: #¡NUM!
La interpretación de este error es casi la misma que la anterior, pero esta vez es una fórmula completa que Excel no reconoce. También podría deberse a que una fórmula arroja un número que es demasiado pequeño o demasiado grande para que el sistema lo reconozca. Sería mucho mejor que verificara sus números nuevamente y la entrada de la fórmula. Por lo general, este es un caso de error humano y puede resolverse rápidamente.
Conclusión
Excel es una opción brillante para cualquier persona cuyo trabajo gire en torno al procesamiento de datos cuantitativos. Los ingenieros, los especialistas en software y cualquier persona que tenga números con los que trabajar a diario encuentran una bendición que Microsoft Excel resuelva su trabajo. Con suerte, con algunos de los consejos que se mencionan aquí, le resultará un poco más fácil trabajar en esta plataforma y aumentar su productividad a horizontes aún mayores.
Anabel
Priyanka es una emprendedora y experta en marketing de contenidos. Escribe blogs de tecnología y tiene experiencia en MS Office, Excel y otros temas tecnológicos. Su arte distintivo de presentar información tecnológica en un lenguaje fácil de entender es muy impresionante. Cuando no está escribiendo, le encantan los viajes no planificados.
